销售业务内控管理制度

浙江金鹰股份有限公司内部控制管理制度销售业务第1页共11页9销售业务内控管理制度9-01销售授权审批制度----------------------------------------------------019-02客户信用管理制度----------------------------------------------------029-03销售合同管理制度----------------------------------------------------049-04发货、退货管理制度--------------------------------------------------059-05货款回收管理制度----------------------------------------------------069-06应收账款管理制度----------------------------------------------------079-07销售回款奖惩制度----------------------------------------------------099-08问题账款管理办法----------------------------------------------------109-09应收票据管理制度----------------------------------------------------119-01销售授权审批制度第1条为规范企业销售行为，明确销售业务中涉及的审批权限，加强对销售业务的监督与控制，防范销售过程中的差错和舞弊。第2条销售部根据市场情况、目标利润、企业生产经营能力制订销售计划与预算，经企业销售副总审批后实施。第3条经审批的销售预算应层层分解到各部门，细化到销售人员，以便于在销售过程中对销售成本进行有效控制。第4条生产部负责制定产品价目表，销售部负责制定赊销及折扣等销售优惠政策、付款政策等，报销售副总、总经理审批通过后具体实施。第5条销售人员在销售过程中发生的有关情况，如按价目表上的规定价格、按规定条件给予的折扣，以及按信用政策确定的付款政策，应由销售经理审批后执行。第6条销售业务中需要执行特殊价格、需要超出规定条件给予折扣，以及需要超出信用政策执行特殊付款政策的业务项目，应报销售副总审批，并于通过后执行。第7条销售业务员在开展销售活动中，应及时收集并提供客户的信用信息和资料，为企业评估客户信用等级提供参考数据，财务部参与客户信用等级的评估。第8条根据客户信用等级评价标准，销售部可依客户情况将客户分为A、B、C、D级4个信用等级，并将客户信用等级评估报告提交销售经理、销售副总审核。第9条销售合同审批规定1．销售业务员在销售谈判中，应根据客户信用等级施以不同的销售策略。2．销售业务员在与客户订立销售合同时，应按照以下权限执行。（1）销售合同标的总额在10万元以下的，属销售业务员权限范围，无需报批，可直接与客户订立销售合同。（2）销售合同标的总额在10万～50万元的，由销售经理审批，予以订立。（3）销售合同标的总额在50万～500万元的，由销售副总审批，予以订立。浙江金鹰股份有限公司内部控制管理制度销售业务第2页共11页（4）销售合同标的总额在500万元以上的，报总经理审批后，予以订立。第10条发货的审批1．销售合同订立以后，销售业务员需开具发货通知单，经销售经理审核后，送至仓管员处以便备货。2．仓管员核对发货通知单，并严格按照发货通知单中各项目内容准备货物，并做好货物出库记录。3．运输主管负责办理货物发运手续，并组织运送货物，确保货物的安全准时送达目的地。第11条客户退货的有关规定1．销售业务员接到客户提出的退货申请，需经销售经理审批并报销售副总审批后方可办理相关手续。2．质检员负责对客户退回的货物进行质量检查，并出具检验证明。3．仓管员对退回货物进行清点后方可入库，并填制退货接受报告。4．销售部对客户退货原因进行调查，并确定相关部门和人员的责任。第12条应收账款主管负责编制企业应收账款明细表，督促销售部及时催收应收账款。第13条销售会计对可能成为坏账的应收账款计提坏账准备。第14条合同办负责为企业制定诉讼方案，以应对催收无效的逾期应收账款。第15条销售会计对确定发生的坏账报财务经理、销售副总审批后作出会计处理。9-02客户信用管理制度第1条为充分了解和掌握客户的信誉、资信状况，规范企业客户信用管理工作，避免销售活动中因客户信用问题给企业带来损失。第2条营销部负责拟定企业信用政策及信用等级标准，销售部需提供建议及企业客户的有关资料作为政策制定的参考。第3条企业信用政策及信用等级标准经有关领导审批通过后执行，财务部负责监督各单位信用政策的执行情况。第4条根据对客户的信用调查结果及业务往来过程中的客户的表现，可将客户分为四类，具体如下表所示。客户分类表客户类别销售情况客户其他信息A类占累计销售额的70%左右规模大、信誉高、资金雄厚B类占累计销售额的20%左右规模中档、信誉较好C类占累计销售额的5%左右信用状况一般的中小客户D类占累计销售额的5%左右一般的中小客户、新客户、信誉不太好的客户浙江金鹰股份有限公司内部控制管理制度销售业务第3页共11页第5条销售业务员在销售谈判时，应按照不同的客户等级给予不同的销售政策。1．对A级信用较好的客户，可以有一定的赊销额度和回款期限，但赊销额度以不超过一次供货为限，回款回收期以不超过一个供货周期为限。2．对B级客户，一般要求现款现货。可先设定一个额度，再根据信用状况逐渐放宽。3．对C级客户，要求现款现货，应当仔细审查，对于符合企业信用政策的，给予少量信用额度。4．对D级客户，不给予任何信用交易，坚决要求现款现货或先款后货。第6条同一客户的信用限度也不是一成不变的，应随着实际情况的变化而有所改变。销售业务员所负责的客户要超过规定的信用限度时，须向销售经理乃至销售副总汇报。第7条销售部应根据企业的发展情况及产品销售、市场情况等，及时提出对客户信用政策及信用等级进行调整的建议，并报有关领导审批。第8条客户信用调查渠道。销售部根据业务需要，提出对客户进行信用调查。财务部可选择以下途径对客户进行信用调查。1．通过金融机构（银行）调查。2．通过客户或行业组织进行调查。3．销售业务员实地调查。即销售部业务员在与客户的接洽过程中负责调查、收集客户信息，将相关信息提供给财务部，财务部分析、评估客户企业的信用状况。销售业务员调查、收集的客户信息应至少包括以下内容，如下表所示。销售业务员对客户进行信用调查用收集的客户信息列表客户信息项目主要内容基础资料客户的名称、地址、电话、股东构成、经营管理者、法人代表及其企业组织形式、开业时间等客户特征企业规模、经营政策和观念、经营方向和特点、销售能力、服务区域、发展潜力等业务状况与本企业的业务关系及合作态度等交易现状客户的企业形象、声誉、信用状况、交易条件、出现的信用问题及对策等第9条信用调查结果的处理。1．调查完成后应编写客户信用调查报告。（1）客户信用调查完毕，销售部有关人员应编制客户信用调查报告，及时报告给销售副总。销售业务员平时还要进行口头的日常报告和紧急报告。（2）定期报告的时间要求依不同类型的客户而有所区别。①A类客户每半年一次即可。②B类客户每三个月一次。浙江金鹰股份有限公司内部控制管理制度销售业务第4页共11页③C类、D类客户要求每月一次。（3）调查报告应按企业统一规定的格式和要求编写，调查项目应保证明确全面。2．信用状况突变情况下的处理。（1）销售业务员如果发现自己所负责的客户信用状况发生变化，应直接向上级主管报告，按“紧急报告”处理。采取对策必须有上级主管的明确指示，不得擅自处理。（2）对于信用状况恶化的客户，原则上可采取如下对策：要求客户提供担保人和连带担保人；增加信用保证金；交易合同取得公证；减少供货量或实行发货限制；接受代位偿债和代物偿债，有担保人的，向担保人迫债，有抵押物担保的，接受抵押物还债。第10条销售业务员自己在工作中应建立客户信息资料卡，以确保销售业务的顺利开展，及时掌握客户的变化以及信用状况。客户资料卡应至少包括以下内容。1．基本资料：客户的姓名、电话、住址、交易联系人及订购日期、品名、数量、单价、金额等。2．业务资料：客户的付款态度、付款时间、银行往来情况、财务实权掌管人、付款方式、往来数据等。第11条交易开始。3．交易开始时，无论是新客户，还是老客户，都可依据信用调查结果设定不同的附加条件，如交换合同书、提供个人担保、提供连带担保或提供抵押担保。第12条中止交易。1．在交易过程中，如果发现客户存在问题和异常点应及时报告上级，作为应急处理业务可以暂时停止供货。2．当票据或支票被拒付或延期支付时，销售业务员应向上级详细报告，并尽一切可能收回货款，将损失降至最低点。销售业务员根据上级主管的批示，通知客户中止双方交易。9-03销售合同管理制度第1条为明确销售合同的审批权限，规范销售合同的管理，规避合同风险。第2条本制度根据《中华人民共和国合同法》及其相关法律法规的规定，结合本企业的实际情况制定，适用于企业各销售部、业务部门、各子公司及分支机构的销售合同审批及订立行为。第3条企业销售合同采用统一的标准格式和条款，由企业销售部经理会同合同办共同拟定。第4条企业销售格式合同应至少包括但不限于以下内容。浙江金鹰股份有限公司内部控制管理制度销售业务第5页共11页1．供需双方全称、签约时间和地点。2．产品名称、单价、数量和金额。3．运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方法应具体、明确。4．付款方式及付款期限。5．免除责任及限制责任条款6．违约责任及赔偿条款。7．具体谈判业务时的可选择条款。8．合同双方盖章生效等。第5条企业销售格式合同须经企业管理高层审核批准后，纺织销售部门按样板标准自行打印。第6条销售业务员与客户进行销售谈判时，根据实际需要可对格式合同部分条款作出权限范围内的修改，但应报销售部经理审批。第7条销售业务员应在权限范围内与客户订立销售合同，超出权限范围的，应报销售经理、营销副总、总经理等具有审批权限的责任人签字后，方可与客户订立销售合同。现款现货的业务，客户未返回销售合同的，销售部在订立的销售合同上附收款凭证复印件。第8条销售合同订立后，由销售部将合同正本存档。第9条合同履行过程中，因缺货或客户的特殊要求等，销售部或客户提出变更合同申请，由双方共同协商变更，重大合同款项应经总经理审核后方可变更。第10条根据合同规定的解除条件、产品销售的实际和客户的要求，销售部与客户协商解除合同。第11条变更、解除合同的手续，应按订立合同时规定的审批权限和程序执行。第12条销售合同的变更、解除一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。第13条企业合同办负责指导销售部办理因合同变更和解除而涉及的违约赔偿事宜。第14条空白合同由销售部保管。第15条销售合同按年、按区域装订成册，保存5年以作备查。第16条销售合同保存5年以上的，合同档案管理人员应将其中未收款或有欠款单位的合同清理另册保管，已收款合同报销售经理批准后作销毁处理。9-04发货、退货管理制度第1条为规范本企业发货及退货作业规程，确保销售合同准确执行，避免或减少企业损失。第2条本制度适用于企业所有销售发货及退货作业。第3条各部门职责。浙江金鹰股份有限公司内部控制管理制度销售业务第6页共11页1．销售部负责发货、销售退货的组织与全程跟踪工作。2．仓储部负责货物的清点、包装、出库及入库工作。3．运输部负责货物的运输工作。4．质检部负责检查退回货物的质量。第4条填写发货通知单。销售业务员根据正式签订的销售合同，按照客户订单编制发货通知单，经销售经理审核签字后，交仓储部以备货。《发货通知单》一式六联，分别留存销售部、财务部、仓储部、回执、运输结算及客户企业，列明购货单位、地址、产品名称、数量、单价、金额和制单人。第5条备货出库。仓管员按照经盖章签字的《发货通知单》清点货物，填写《货物出库单》，再