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秘书写作概述授课教师：刘玉婷【教学目的】了解应用文写作概念和特点；了解秘书写作的范围、要求；掌握秘书写作的特点和作用；知晓秘书写作的意义，掌握秘书写作的方向；区分不同写作目的，正确认识所处的写作环境；掌握提高行文能力的途径和方法。第一节秘书写作的一般原理【教学重点】秘书写作的特点、作用、范围领会“写作环境”和“写作条件”的含义，理解并掌握写作的方法。【教学难点】秘书写作的方向如何区分不同的写作目的【教学步骤】导入-----应用文简说-----秘书写作的特点---一般原理秘书作为一种职业，有其自身的工作范围，如参谋辅助、督促检查、协调宣传、调查研究。其中最重要，也是最常规的任务是起草各种与其自身的职能范围相关的秘书写作。俗语说：“秘书是笔杆子”，虽有其偏颇性，但却不无道理。一、应用写作性质（一）起源：“卜辞”----“甲骨文”----“尚书”（二）应用文1.何谓应用文：处理公私事务，进行管理和传递信息而写作的文章。2.应用文的划分（1）公务应用文:机关事业单位团体进行公务活动所使用的体式完整、内容系统的各种正式文书。（2）私务应用文:个人日常生活中运用的文书（如书信、便条、条据）释：公务活动:传达贯彻党和国家方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施；请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验。二、应用写作的特点（对比文学作品）1.明确的实用性应用文以工作、生活为出发点，以解决工作、事务、生活交往中出现的问题为目的。2.内容的真实性内容上----列举的材料、实例、情况、观点和结论是真实可靠的；3.适用范围的确定性4.格式的固定性（规范性、程式性）是否需行文、文字如何表达、文种如何使用、格式如何安排等形成约定俗成的格式。5.严格的时效性快写、快发、快处理及应用文本身效力的时间限定。6.作者的特定性（1）群体作者：是两个以上的作者基于某一实际的“需要”，共同研究写作意图进行调查研究，经过商讨共同完成某项写作任务的一种作者类型。（2）个人作者：指从写作意图的确定到写成文章都是代表个人，由个人独立完成的作者。（3）法定作者：法定作者指写作主体是那些依法成立并具有法人资格的组织，主要指行政文书、党务文书和专用文书中的一些文体的作者。（4）代言作者：代言作者是以撰稿人的身份参与写作活动的人。7.语言的精确、简洁性语言表述上平实、简明、准确8.思维的逻辑性条理清楚，观点明确三、应用写作与文学写作的区别1.社会作用不同应用文：治理国家，管理社会，规范行为。文学：服务社会，教育人民，感化行为。2.适用范围不同应用文：相当广泛，而且有很具体的对象。文学：显得宽泛，但是无确定的具体对象3.思维方法不同应用文：逻辑思维。文学：形象思维。4.修辞方式不同应用文：科学修辞。文学：艺术修辞。5.语体风格不同应用文：准确、简明、平实、得体。文学：鲜明、生动、精炼、含蓄。四、应用文的作用1.规范和准绳的作用2.联系和知照作用3.宣传和教育作用4.交流信息的作用5.依据和凭证作用五、秘书写作的定义、特点（一）定义是指秘书工作人员在自身的工作岗位上所承担的各类实用性文章的写作，是秘书履行岗位职责的行为与方式之一。（二）特点1.职业写作既是职责范围之一，也是参谋辅助的有效形式；有自己的特定的工作单位，有具体管辖的业务范围，涉及专业、行业知识。2.受命写作（1）是领导下达的任务（2）写作时是“意在笔先”（“意”是领导或组织的意图,必须是组织的意志。）（3）写作过程是由具体情势而定(即领导意见及具体写作内容的要求。)3.应用写作是属于实用性文体写作，目的是为应用。4.时效写作总之一句话：使领导者和组织的意志得到准确、恰当的表述。六、秘书写作与其他相关学科的关系1.与基础写作：以其为基础，在写作原理等方面有共同性2.与应用写作：是公务写作3.与公文写作：是其中的一种，只是注重从秘书视角看待写作4.与秘书学：是秘书实务的重要内容。七、秘书写作的作用和范围（一）作用1.展示形象的窗口（1）体现秘书个人的基本素质；（2）反映出该机关处理工作的质量与水平；2.是上级实施管理的工具；3.沟通上下级以及内外信息的桥梁；4.记载公务活动的凭证与依据。（二）写作范围包括行政公文、事务文书、规约文书、经济文书、论文、商务函电。八、秘书的写作环境（一）写作环境的含义：具体指那些会对秘书人员的写作行为形成制约或产生影响的一切外部事物与情况。包括：组织类型、领导体制、管理状态、外界评价等。（二）为谁而写：1.为公与为私：公务、公心、公利2.为情与为事：因事而写3.为兴趣与为职业：为职业4.“我要写”与“要我写”：（1）自己需要写――意图明确，心中有数。（2）需要自己写――来自于外部旨意，处于被动地位。秘书写作明确“谁要我写”。（三）“谁要我写”1．领导的旨意：以直接领导的意旨为主；兼听其他领导的意见；区分领导不同旨意。2．岗位职责的要求：（1）“该写的写”――指凡属本部门以及自己工作职责范围内的事务，按照惯例应由自己拟稿，全力快速完成。（2）“不该写的则不忙写”――不属职责范围内的事务，不必主动申请承担拟稿任务。（四）“写给谁看”1．直接给领导看2．给上级领导看3．给下级组织及群众看4．给相关的组织及人员看九、秘书写作的条件（一）定义：思想政治素质、相关专业知识素养、写作理论和语言能力素养。（二）敏感性：1.政治敏感2.政策敏感：方向性、一贯性、变通性3.后果预期：是有鲜明功利性的写作，是塑造组织结构形象和领导形象的直接手段。（1）明确拟文目的（2）保证行文目的的充分实现----影响因素：主次不明，题旨转移；交代了题旨而未说明题旨；引例或者政策、规章不当；语言表达欠准或存有歧义，或语意模糊。（3）预测负面影响：换位思考、语法修辞、后果影响（三）业务水平1.纵向知识：对文稿所涉及的事项历史、来龙去脉了解；2.横向知识3.储备知识：如不懂“标的、佣金”等写不好经济合同（1）准确掌握应用文体所涉及的有关政策、法规等必备条件（2）每一应用文体中有关栏目、格式的确切含义；（3）每一应用文体有关术语的确切含义；（4）经常用的应用文体，也要注意储备必备的写作知识；（5）写作练习时应注意的细节：文字、标点、词义。（四）行文能力1.综合协调能力（1）区分两类意见（2）协调两头（3）强化公关意识2.行文规则（1）文种类别（2）行文关系（3）结构规则3.语言功力：语感、语句、语境4.成文速度：迅速总之，秘书写作有其独特之处，它是遵命写作，写作环境和条件至关重要，明白“谁要我写”、“写给谁看”、“为谁而写”，才能去寻找材料。第二节应用文的分类一、按其处理事务的性质划分1.公务应用文：机关事业单位团体进行公务活动所使用的体式完整、内容系统的各种正式文书。2.私务应用文：个人日常生活中运用的文书（如书信、便条、条据）。二、按表达方式划分1.记叙文2.说明文3.议论文三、按使用领域划分（一）行政类应用文1.国家行政机关公文：它指的是《国家行政机关公文处理办法》中规定的文种，包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、信函和会议纪要等；2.日常事务文书：计划、总结、调查报告、规章制度、介绍信、证明信等。（二）专业工作应用文：指某种特定行业使用的专业性较强的文书。①科技类的如学术论文、实验报告等。②财经类的如市场预测报告、经济合同、审计报告等。③司法类的如诉状、辩护词、公正书、判决书等。④传播类的如消息、通讯、广告等。⑤医务类的如病历、处方、诊断证明书等。⑥外事类的如照会、国书等。（三）日常生活应用文：个人用来处理日常生活事务的应用文。第三节应用文的产生与发展一、从应用物画到应用文应用文作为管理国家、处理事务、交流信息的一种文字载体，它的使用在我国是“古已有之”的。根据《尚书·序》中记载：“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契（指文字），以代结绳之政，由是文籍生焉。”这里的“文籍生焉”可认为是指应用文的产生。关于“结绳记事”，《老子》中有“使民结绳而用之”。《庄子·胠箧》有“昔者……祝融氏、伏羲氏、神农氏，当是时也，民结绳而用之”。《说文解字·叙》中有“神农氏结绳而治，而统其事”。郑玄的《周易注》中也有“结绳为约，事大，大结其绳；事小，小结其绳”。从这些古典文献中可以发现，统治者借助结绳来进行管理，而且结绳的大小能够标示记载不同的内容，用这种简单的方法帮助记忆，达到应用的目的。古人在社会实践中形成了实物记事和图画记事的习惯，这是最早的应用物画。虽有明显的应用性质，但称不上真正意义的应用写作。文字的产生和阶级集团的出现和国家的产生是应用文产生的前提。甲骨文和卜辞是夏商时的应用文，但没有细分文种，也没有格式化。二、从初具规模到体系完备（一）西周、春秋战国时期我国现存最早的一部历史文献汇编是《尚书》，又称《书经》。它收录的夏、商、周各代的典、谟、训、诰、誓、命等，均为春秋以前历代史官收藏的政府重要文件和政治论文，如《盘庚》、《洪范》、《大诰》、《牧誓》等。《荀子·劝学》称：“《书》者，政事之纪也。”《史记·太史公自序》也说：“《书》记先王之事，故长于政。”从文体的角度去考察，《尚书》应是我国第一部以应用文为主体的文章集。（二）秦汉时期秦汉时期是应用文的发展时期。秦统一中国后，进行了政治、经济、文化上的一系列改革，如“书同文、车同轨”等。应用文受此影响，日趋规范化。如秦初并天下，首改政令，确定“命”为“制”，“令”为“诏”，天子自称为“朕”，首开公务应用文体裁规范化之先河。汉承秦制，并有了进一步发展，具体表现在体裁上。东汉蔡邕在《独断》中说：“其命令，一曰策书，二曰制书，三曰诏书，四曰戒书。”又云：“凡群臣上书天子者有四名：一曰章，二曰奏，三曰表，四曰驳议。”正如刘师培在《中国中古文学史》中指出的那样：“文章各体，至东汉而大备。”特别值得指出的是，这个时期第一次确立了上行文和下行文的区别和各自的文体。同时，这一时期各种体裁出现了不少名篇，如东方朔的《上书自荐》、贾谊的《陈政事疏》、晁错的《论贵粟疏》、赵充国的《上屯田便宜十二事奏》等。秦汉时期，应用文的格式、用语发生变化。首先是区分了行文关系，明确了上行和下行文种；其次是确立了公文的避讳制度和抬头制度。（三）魏晋南北朝时期魏晋南北朝时期称之为应用文的成熟时期。这一时期各种公、私应用文的体裁特点明显形成，而且文体也略有增加，如三国之后，增加了一种平行文“移”。公务应用文的体裁在汉代趋于规范的基础上，在实际使用中发展得更加切实可行，出现了不少脍炙人口的名篇，如曹操的《述志令》、陈后主的《咨询诏》，这些诏令典雅凝重、温润深厚。又如孔融的《荐祢衡表》、诸葛亮的《出师表》，此二表被刘勰在《文心雕龙》中并称为“表之英也”。最为著名的首推诸葛亮的《出师表》，如陆游诗《书愤》中称：“《出师》一表真名世，千载谁堪伯仲间”；杜甫诗《蜀相》中又云：“三顾频烦天下计，两朝开济老臣心。出师未捷身先死，长使英雄泪满襟。”此表被尊为“历代表之精英”。另外，私人应用文在魏晋南北朝时期也出现了较多的体裁与名篇，体裁有书信、颂赞、诔碑、哀祭等，其中有名的如嵇康的《与山巨源绝交书》、邱迟的《与陈伯之书》、刘伶的《酒德颂》、贾谊的《吊屈原文》等。特别值得一提的是，这一时期古代应用文写作理论基本形成，尤其是南朝齐、梁时期文学理论批评家刘勰的《文心雕龙》，对历代各种应用文体裁的功用、特点、写作规律进行了全面、深入、系统的分析研究，对今天的应用文研究具有重要价值。（四）唐宋时期隋、唐、宋时期是应用文发展的高峰时期，出现了一些新的文体，如唐代皇帝下行的应用文称作册、制、敕。册、制、敕用法各有不同，敕又分为发敕、敕旨、论事敕、敕牒等。这一时期应用文受唐宋诗词文的影响，各种体裁的名篇云集，如韩愈的《答李翊书》、《祭十二郎文》、《柳子厚墓志铭》，王安石的《答司马谏议书》，柳宗元的《段太尉逸事状》，骆宾王的《讨武曌檄文》等，不胜枚举。各种应用文文体之完备，从《唐六典》、《宋史》中可见一斑。（五）元明清时期元、明、清时代称之为应用文的稳定时期。稳定是相对于