中小快递企业信息化建设问题的研究

1中小快递企业信息化建设问题的研究内容摘要：快递是物流行业的重要组成部分，快递企业对于信息化的需求更为迫切、依赖程度也更强，然而由于种种原因，我国很多中小快递企业的信息化建设还比较滞后，并制约了这些企业的发展。本文重点探讨中小快递企业信息化建设问题，论文首先对我国中小快递企业发展现状进行了总结，然后分析了中小快递企业信息化的现状及发展信息化的意义，接下来通过结合顺丰快递公司信息化建设案例，探讨了中小快递企业信息化建设的主要内容与策略，最后对加快中小快递企业信息化建设提出了建议。一我国中小快递企业的发展现状（一）我国中小快递企业的发展情况世界上第一家快递企业诞生在1969年的美国，10年之后，中国于1979年引入这一新的服务理念和运行模式。自从中国开始实行改革开放政策之后，中国经济从此进入高速增长的轨道，并逐步融入世界经济，正是从中国经济的政策变化中，国际资本窥见了快递业的巨大商机。1979年6月，日本海外新闻普及株式会社率先与中国对外贸易运输公司签订了第一个快件代理协议。随后，其他国际跨国快递巨头也先后以相同的方式进入中国的快递市场。1985年，中国邮政成立了经营速递业务的企业--中国速递服务公司（EMS）。直到20世纪90年代上半期，EMS几乎是国内快递业务的唯一经营者。但是，邮政的特快专递服务，由于其价格偏高、服务网络有限和运营体制不够灵活，难以完全承担特快专递服务的全部业务。在这种背景下，中国民营快递业营运而生。民营企业提供了企业迫切需要而EMS却难以满足的更高要求的服务，因而在短时间里以超乎寻常的速度发展起来。民营企业异军突起，市场地位日益巩固，已经成为中国快递业的重要组成部分。最近发展起来的比较大型的快递公司有顺丰、宅急送、中通等快递公司。（二）我国中小快递企业的市场分布中国中小快递企业的市场主要集中在国内异地和国内同城快递市场。在异地快递市场，中国邮政EMS在这个市场上占据较大份额，与中国邮政EMS竞争的，是一些非邮政的国有运输企业和本地众多的民营企业。一些有代表性的国有运输企业是中国民航快递有限责任公司、中铁快运股份有限公司和扬子江快运航空公司。这些公司开办的快递服务都是依托本部门的优势资源，在传统业务基础上提供更具个性化的服务。由于能够充分、高效率地利用本部门的运输资源，这些公司的快递业务在时限和成本上取得了邮政所没有的2优势，并长期拥有一大批固定客户。这些国有运输企业的业务也并不只局限于某一特定的经济区域或区域之间，而是遍及全国。除此之外，一些规模相对较小的民营快递企业也提供跨区域的快递业务。由于技术装备落后以及网络的局限，这些企业一般都专做区域内的业务，但个别佼佼者已经通过租用和联合的方式拥有了跨区域的空运能力。尽管如此，民营快递业凭着企业家敏锐的市场洞察力、企业灵活的市场反应机制和在政策和市场夹缝中拼搏生存的坚韧，在迅速地成长壮大。同城快递市场中活跃着成千上万个民营快递企业。它们占同城快递市场份额的75%以上，这是目前我国快递市场上竞争最充分的市场。近年来，随着进入该行业的企业增加，竞争日趋激烈，价格迅速下降，从而刺激了市场需求的扩大，导致企业的业务量成倍增长。二中小快递企业开展信息化建设的现状与重要意义（一）中小快递企业信息化发展现状以及存在的问题1目前，许多中小快递企业由于其规模小，还没有建设信息化的硬件系统。对于中小企业来说信息化建设需要很高的成本。所以导致大部分中小型快递企业还处于单据传送阶段，即使有些企业引进了信息系统，但其信息系统也处于简单的企业内部单机状态，与互联网还没有挂钩。2就我国目前国内的快递企业而言，自身还存在着一些发展的问题，比如经营业务单一、市场区域分布散、企业效率低下，规模不大，难成规模经营等，因而也难以提供更好的增值服务。从横向看，快递企业之间的差距较大，部分企业缺少有效的管控手段与方式、业务管理上比较混乱，这使得这些快递企业不仅服务质量差、只能提供部分业务服务，而且无法为客户提供全面的订制的整体快递解决方案，这些企业无法成为真正意义上的现代化、综合型快递企业。3值得一提的是快递企业对于信息化的需求更为迫切、依赖程度也更强，对于快递企业内部而言，需要做好接线调度管理、价格管理、运单管理、协同办公管理。对于行业发展而言，建议国家有关部门尽快制定出行业管理标准、发展规划和管理办法等，在执行上，可树立几个企业典型推广信息化建设经验等。（二）中小快递企业开展信息化的重要意义1简化工作流程快递企业正确的应用信息手段管理企业，首先可以缩短业务的操作工作流程，提高公司的生产效率，这给用户提供了极大的方便。以条码技术的应用为例，我们知道每个快递物件都有一个条形码，计算机系统通过扫描条形码将承载产品信息的数据记录在系统中，3并传输给相应的模块以执行下一步的业务操作，一般而言，一个物品的条形码根据路途的远近与传输的工具不同，而被扫描的次数有所不同，通常一个物品在完成从发送货端到接收货端这一传输过程时需要被扫描到十几次之多。对于客户而言，他们可以通过输入产品代码很容易的查询到自己所发出的物品的流向，由于条形码的使用客户可以准确的知道货物的运输状态与具体位置。同时，企业内部的管理人员也可以通过公司系统查询到某客户某件产品的运输的相关信息，并可以根据客户需求随时更改对其物品的递送与否的状态，或者更改递送地点等。2实现标准化服务快递业信息手段的使用有利于快递行业走向标准化。早在2006年我国就全面开放了物流市场，作为物流行业的一部分，国内快递企业的竞争也在不断加剧，一些有竞争力的企业通过整合社会资源强者愈强，这些企业信息化程度相对较高，信息化的使用带来了企业的标准化，由于这些企业在行业内的影响力非常大，最终成为行业标准的制定者和执行者。而另一些规模较小的企业则成为行业标准的被动执行者，这无形中抬高了他们的进入门槛，很多企业因为达不到行业标准而无法承接部分业务。由此，我们可以看出，快递行业企业由于整合了资源、规模不断扩大，这使得企业对业务规范、公共平台等信息化的需求更加凸显了出来，因而没有行业的信息化，规范化也无从谈起。3节省流通时间、提高服务的准确度（1）信息化工具的使用解决了快递业务时效性的问题，快递行业本身就一个对于时效性要求非常强的行业，在竞争越来越激烈的今天，谁能为客户提供更为快速的传输效率，谁就占据了优势地位，因而，“时间就是生命”这句话用于快递行业再合适不过了，另一方面，如果企业自身传送物品的时效性增强了，这就意味着企业一个生命周期的时间就缩短了，企业可以在同等时期内做更多的业务，从这一层面上讲，“时间就是金钱”，企业的生产率提高了竞争能力自然也就提高了。目前，快递行业企业普遍使用了业务管理系统，脱离手工作业，采用计算机来管理企业业务，控制业务流程，极大的提高了速递物品的效率，另外，广域网、GPS系统以及终端PDA的使用都极大的提高了物品的传送速度和传送效率。（2）由于使用了信息化的管理手段，业务递送的准确率大大提高。在手工操作状态下经常会出现物品信件分发错误的情况，要查阅一笔帐单也非常繁杂，在这一点上人脑始终无法与电脑相比，计算机可以很轻松的查阅所有物品，并能按照地域将需要被速递的物品进行分类，所有这些过程可能只需要不到一秒钟的时间即可完成。另外，客户可以更准确的掌握自己物品的运输状态以及运输位置，客户可以通过终端电脑直接在线查询有关物4品的传递情况，如该物品是正处于空运状态还是陆运，是刚被取出还是已经送到等，都可以通过快递公司为客户端开放的端口进行第一时间的查询。这种动态的跟踪和查询，这种查询变得更加便利，快捷和准确。（3）信息系统的使用提高了业务操作的可靠性，在手工业务操作的状态下，由于人为疏忽引发的失误比较多，而使用计算机进行操作就非常容易的避免这些错误，增加了业务操作的可靠性。这一优势充分体现在财务核算环节，另外，计算机和网络的应用可以方便的实现网上结算、转帐等功能，一方面简化了财务的工作，另一方面，加快企业资金的周转，减少拖欠帐款的发生。三中小快递企业信息化建设的主要内容与策略（一）中小快递企业信息化需求的特点1业务的动态性每一份运单，在其快递的整个生命周期，状态是实时变化的，从收件开始经历了中转N次、报关、派件、回单、收款等过程，另外可能还牵扯到损坏、赔偿等环节，因此动态性是每份运单最基本也是最重要的属性。2地域的分布性地域的分布性包括两个含义：一是用户的分布地域具有不确定性，二是快递企业架构本身在全国有很多分支机构，具有分布式的特点。其实，快递企业是在用分布式的企业架构服务分布式的客户。3数据的及时性快件生命周期的任何状态点都应及时地反映到总部，这样，客户才能及时查询快件到了什么地方，总部也可以实时动态地监视快件状态，发现问题件，产生各种统计报表等。4过程的准确可控性原则上，快件流转的每一个环节都应有准确的记录，这样就实现了过程控制。5服务的友好性、多样性快递是一个服务性行业，因此，对客户的全方位的个性化、友好的服务是最重要的，服务方式要多样化：包括电话、传真、E-mail等手段、要允许用户定制服务。6物流、资金流、控制流和信息流的相互依存性信息流的产生伴随着整个业务的流转过程，信息流的不完整将直接影响到物流和资金流的作用结果，而控制流也就难以对业务起到事前、事中的控制作用，达不到精确管理。（二）中小快递企业信息化建设的主要内容1信息化基础设施建设5很多中小企业计算机数量不足，服务器数量偏低。要知道计算机是实现信息化的工具。如果没有没有计算机的硬件支持，那么企业信息化建设必然会受到限制。根据有关资料统计，46%的企业计算机数量在5台以下，19%的企业计算机的数量在30-10之间，19%的企业在10-50之间。所以要想有一个完善的信息系统必须要有一个良好的硬件系统。2加强网络接入点在当前激烈的国际竞争中，电子商务技术已经成为企业成败的关键因素。由于距离的制约，很多企业无法扩展自己的业务，而电子商务却实质上的消除了企业之间的地域差距。尤其我国的中小快递企业，信息化、网络化已经成为他们夺取竞争优势和扩大业务范围的势在必行的手段。据有关资料表明：44%的企业采用的是宽带拨号，41%的企业是宽带专线接入，11%的企业是普通电话拨号，4%的企业是楼宇/小区宽带接入。所以一些中小快递企业要抓紧时间建设完善的信息系统。3企业的软件管理系统市场全球化后，特别是进入了二十一世纪，互联网已经被越来越多的企业在商务活动中加以利用。所以现在的市场特色就体现为“变”、“快”、“广”。即随着新技术的不断产生，整个全球市场的变化越来越频繁，而且想要占得市场先机，就必须是快速的变化。其广度也是前所未有的。想要跟上这种市场节奏，单靠原始的手工作业或只面对企业内部的MRP（ManufacturingResourcePlanning制造资源规划），是不能满足企业了解瞬息万变的市场并因市场变化而调整企业的经营策略所需要的，所以在互联网和全球商务时代，企业的信息化建设不仅要考虑自身，还要考虑到如何应用互联网加强企业与外部市场的交互服务。即必须将客户与供应商分别当做企业的“前端办公室”和“后端办公室”的所有信息纳入到企业的管理信息系统中来，所以能够适应未来全球化市场竞争需要的ERP/SCM/SCM系统必须在系统架构规划方面满足以下特质才能够适应并整合企业管理碰到的各种问题，做到大企业、小组织的敏捷商务管理（三）中小快递企业信息化建设的一般策略1自身定位策略在进行规划和信息建设之间，企业高层决策机构应该把自己一些情况例如经营战略、体制、技术、管理、争地企业文化、人力资源、行业环境、竞位等方面与外部企业进行比较。找到自己的优势和劣势所在，所谓知己知彼才能百战不殆。在此基础上确定本企业信息化建设的关键需求、方针、范围、阶段、力度和深度，才能既不脱离企业自身特点、基础和条件，又能很好地服从服务于企业未来经营发展和增强核心竞争力的需要。2整合企业内部资源策略6中小企业尽管规模不大，但其内部资源依然呈现小而全的特点，要加快信息化建设的步伐，就需要大力对其内部资源进行必要的整合。（1）重视人才的培养与储备企业信息化成