项目管理的主要方法与工具(1)

1项目管理之项目计划与控制郭云涛西北工业大学管理学院项目计划与控制„项目的计划与控制是项目管理的重要职能，也是项目管理的两个重要环节。美国的项目管理专家曾经给项目管理下了一个定义：PM=PP+PC„项目管理是一个不确定的动态变化，在确定了科学的目标后，通过项目控制可以确保项目按预定的轨迹运行和实现如何做项目计划？——回答五个问题：项目做什么、如何做、谁去做、何时做、花费多少？WhatHowWhoWhenHowmuch技术目标工作分解结构人员使用计划进度表费用预算主要内容一.项目的计划与控制二.项目启动三.进度管理四.费用管理五.质量管理六.项目管理的主要方法——工作分解结构——网络计划技术——资源费用曲线——挣值分析法(赢得值分析法).„项目计划与控制过程概览„项目计划与控制的概念„项目计划与控制的内容„项目计划与控制的层次„项目三坐标管理的概念„项目三坐标的平衡„项目三坐标管理的作用一、项目的计划与控制1.项目计划与控制过程概览工作说明管理计划风险分析/防范计划任务描述工作分解结构网络图责任矩阵时间和成本估算进度计划资源负荷图目标管理控制质量改进商务需求状态评审指令约束管理层批准可视性实际与计划控制图详细数据报告实际结果活动报告问题或变化目的或目标计划项目结束项目管理过程项目2.项目的计划与控制的概念„项目计划的编制：项目组织依据项目目标，对项目的各项活动做周密的安排。„项目分解„进度安排„资源和费用计划„项目计划的控制„项目计划的控制就是要时刻对项目各方面情况（进度、费用、质量等）进行监督，然后，对那些出现“偏差”的工作采取必要措施，以保证项目按照原定计划进度执行，使预定目标按时和在预算范围内实现．23.项目计划与控制的内容„作业计划控制„费用计划与控制„进度计划与控制„质量计划与控制.4.项目计划与控制的层次„项目总进度计划与控制（高层领导）„项目主进度计划与控制（项目经理）„项目详细进度计划与控制（作业队、实施者）多级网络计划示例5.项目三坐标管理的概念„项目管理的三坐标管理体系—项目的进度管理是项目能否按期实现的基本保证，其主要内容包括活动定义及确定、活动关系确定、活动时间确定、进度确定及进度控制；—项目的费用管理是对实现项目所需要的经费进行合理有效的管理，使得项目的费用支出与进度相协调，其主要包括资源计划、费用估计、费用预算及费用控制；—项目的质量管理是使所实施的项目达到设计质量及技术指标的关键，是项目得以顺利完成的基础，其主要包括质量计划、质量控制与质量保证。„项目实施过程中所涉及的进度、费用与质量是项目实施的三项关键内容，他们之间在项目的实施过程中存在着一个相互协调、相互适应的问题。如何在项目的实施过程中有效的使项目的进度、费用与质量相互配套、相互协调，就构成了项目管理的三坐标管理体系。6.项目三坐标的平衡„项目的三坐标管理也存在一个相互协调的问题，费用的支出不能脱离进度的执行情况，一定的进度必须保证完成相应的技术质量指标，进度、费用、质量之间存在相互配套、相互制约的关系。„质量、时间和费用三者是项目管理中最重要的变量，相互之间有个平衡问题：有时为了争取时间，质量要求可以适当变动．有时为了争取时间，同时又不降低技术要求，费用就会多支出一些．„在编制项目计划时，应通过项目三坐标的反复平衡，求得最佳的经济效果．„对项目总的要求，项目主管和各职能部门虽早有一致的理解，但项目主管对各职能部门提出具体任务，要在明确了进度和费用限额以后，才能一部分一部分地交付．6.项目三坐标平衡(1)36.项目三坐标平衡(2)7.项目三坐标管理的作用„一般来说，任何一个项目通过项目实施的三坐标管理，可以保证项目目标的顺利实现；„通过项目的三坐标管理，可以确定项目预期的目标是否达到、项目的规划是否合理有效、项目的主要指标是否得以实现；„可以找出项目成败的原因、总结经验教训，并可通过及时有效的信息反馈，为新项目的决策和提高项目管理水平提出建议。二、项目启动„识别需求„项目识别„项目招投标„项目启动„项目目标„采购与合同1.识别需求„需求的产生„公共需求与公共项目„个体需求与个体项目„识别需求或需求识别„起始于需求、问题或机会的产生„结束于需求建议书的发布„清晰的需求是承约商规划与实施项目的基础.需求识别案例„假如您感到居住多年的房屋已显得陈旧，希望将房屋重新装修一番，当装修公司询问您需要什么样的布局、风格时，您如何描述需求呢？—需求的描述：“你看着办吧，只要好就行。”结果会如何呢？—也许你会说：“你怎么装修的如此浮华俗气，你知道我是一个知识分子，房间的布局、风格应充满书香墨气”—责任是很明确的：一方面是客户没有明确告诉委托人他所希望的目标，另一方面是委托人也没有进行充分调查与研究案例讨论„假如您感到居住多年的房屋已显得陈旧，希望将房屋重新装修一番，当装修公司询问您需要什么样的布局、风格时,以及你打算如何装修时，您如何描述需求呢？——需求建议书是识别需求的基本描述，那么需求建议书如何描述呢？4需求建议书„需求建议书就是从客户的角度出发，全面、详细地向承约商陈述、表达为了满足其已识别的需求应作哪些准备工作。也就是说，需求建议书是客户向承约商发出的用来说明如何满足其已识别需求的建议书。需求建议书的内容(1)„项目工作陈述（工作任务和范围）„例：房屋装修要说明是对旧房子装修，风格及样式，装修的范围„项目的目标„交付物、成本、进度„项目目标的规定„物理参数、操作参数，如盖房要求可能包括总计5000平方米的面积，8间卧式，2间浴室，一间双车道车库，中央空调和一个游泳池.需求建议书的内容(2)„客户供应„项目实施上客户提供的保障，物品供应等„客户的付款方式„这是承约商最为关心的，如分期付款、一次性付款等„例某房地产开发商在项目启动时支付给建筑公司20%的款项，项目完成50%再支付30%的款项，项目完成竣工后支付剩余50%资金。„项目的进度计划„这是客户最为关心的，如装修房子的及时完成可以保证你尽早的享受舒适的居住条件需求建议书的内容(3)„对交付物的评价标准„项目实施的最终标准是客户满意，否则承约商很难获得所期望的利润„有关承约商投标的事项„应规定项目建议书的格式及投标方案的内容„投标方案的评审标准„可能包括：承约商背景及经历、技术方案、项目进度、项目成本有关单位：¾东方公司向具有建设部建筑一级认证企业的承约商征求办公大楼建设,项目目标是：建设1234平方米高3层框架结构的办公大楼。1、工作表述¾承约商将执行下面任务：地基处理、主体框架工程建设、建筑设备安装、装修工程。2、要求¾承约商应根据国家标准建设，提供施工计划和施工方案。3、交付物„符合国家建设标准的办公大楼；施工竣工图纸及相关资料。4、东方公司提供的条款„东方公司将向承约商提供办公大楼总体设计图、施工图纸。5、需求信息„承约商在执行工作之前，必须获得东方公司对施工方案的认可。东方公司办公楼建设项目需求建议书6、合同类型„合同必须以一个商定的价格，给提供满足需求建议书要求工作的承约商付款，采用交钥匙工程管理模式。7、到期日„承约商必须最迟在2月28日以前向东方公司提交5份建议书备份。8、时间表„东方公司希望在3月30日前选中一家承约商。这个项目需要完成的时限是6个月，从5月1日到10月30日，所有的交付物必须不迟于10月30日提供给东方公司。9、付款方式„当项目完成了1/3时付总额的1/3„当项目完成了2/3时再付总额的1/3„当东方公司已经满意于项目100%的完成，并且承约商已经履行了全部契约义务时再付出总额的最后1/3东方公司办公楼建设项目需求建议书5东方公司办公楼建设项目需求建议书10、申请书内容承约商的申请书至少必须包括如下内容：（1）方法。承约商能清晰地理解需求建议书，理解什么是被期望达到的要求。而且要详细描述承约商领导项目的方法，要求对每个任务的详细描述，任务如何完成的详细描述（2）交付物。承约商要提供交付物的详细描述（3）进度计划。列出甘特图或网络图表，列出每月要执行的详细任务的时间表，以便在要求的项目完成日期内能够完成项目（4）经验。叙述一下承约商最近已经执行的项目，包括客户姓名、地址和电话在号码（5）人事安排。列出将被指定为项目主要负责人的姓名和详细简历，以及他们在类似项目中的成绩（6）成本。必须说明总成本构成并提供一份项目的预算清单.东方公司办公楼建设项目需求建议书11、申请书评价标准（1）方案（30%）。承约商提出建设方案（2）经验（30%）。被指定执行此项目的承约商和主要负责人的执行类似项目的经验（3）成本（30%）。承约商申请书中所列的固定成本（4）进度计划（10%）。为了要在项目完成之日期内或在此日期之前完成项目，承约商应提供详细的施工计划.案例讨论„假如您感到居住多年的房屋已显得陈旧，希望将房屋重新装修一番，当装修公司询问您需要什么样的布局、风格时,以及你打算如何装修时，您如何描述需求呢？2.项目识别„所谓项目识别就是面对客户已识别的需求，承约商从备选的项目方案中选出一种可能的项目方案来满足这种需求。„项目识别与需求识别的不同：„需求识别是客户的一种行为„项目识别是承约商的行为.识别需求与项目识别案例„某居民区的张先生夫妇，过去一直在公共浴室洗澡，但自从喜添了小宝宝后也增加了新的忧愁：必须保证宝宝的清洁卫生，因此家里添置一套洗浴装置迫在眉睫！„本项目的需求识别和项目识别是什么呢？.识别需求与项目识别案例„需求识别是：„可能的方案有三个，在煤气管道上安装热水器、安装电热水器、安装太阳能热水器等„经过调查、比较及分析决定选用太阳能热水器，便可准备需求建议书。„项目识别„承约商在接到需求建议书之后，虽然客户表明是安装一套太阳能热水器，但其类型、性能等差异很大„承约商所要作的工作就是根据具体情况确定满足客户需求的项目„客户的成本预算能否足以完成满足需求的项目„客户已识别的需求是否经济可行，这一点应以客户为中心6项目构思构思选择D情况分析及问题定义目标的提出和目标系统设计项目定义项目审查D项目建议书可行性研究项目任务书D环境和情况调查反馈D为决策点项目确立过程3.项目招投标„客户向承约商发送需求建议书的过程就是项目的招标过程，根据客户的需求，承约商进行项目构思，可行性研究，最后向客户投送项目建议书的过程就是项目的投标。„招投标的一般程序„招标准备阶段„投标准备阶段„开标评标阶段„决标签约阶段项目招标程序„1、组织招标班子„2、申请批准招标„3、组织评审委员会„4、编制招标文件和标底„5、申请公正„6、发布招标广告„7、投标资格预审„8、发放投标文件、收取投标保证金„9、组织招标文件答疑„10、接受投标文件„11、开标„12、询标„13、评标„14、定标„15、与中标者签订合同（对未中标单位收回招标文件退还投标保证金）„16、履行合同项目投标过程(1)1)项目构思„根据客户需求提出满足客户需求的各种实施方案„主要的方法是头脑风暴法，即让参与项目的成员提出尽可能多的想法或方案2)项目筛选„从可供实施的备选方案中选择最佳的方案来满足客户的需求„选择在现实中可行的、投入少、收益大的项目方案„评价的标准主要有：满足客户的程度、时间和成本、实施的可行性、风险的大小项目投标过程(2)3)项目的投标¾与招标对应•公开招标•邀请招标•混合招标•协商议标¾投标决策•分析会有哪些承约商参加投标，各自的优势，同客户的关系•主要考虑的因素自身的技术能力、项目风险、承约商的资源配置能力、其他因素等¾投标申请书7投标申请书„一份申请书一般包括3个部分，技术的，管理的，成本的，如果一份较复杂的申请书，这三个部分可能是3个独立的册子„技术部分目的是让客户认识到：承约商理解需求或问题，并且能够提供风险最低且收益最大的解决方案„管理部分的目的上使客户确信，承约商能够做好项目所提出的工作，并且收到预期结果„成本部分的目的是使客户确信，承约商申请项目所提出的价格是现实的、合理的投标申请书4.项目的启动„项目发起：让项目的当事人、关系人充分认识项目建设的必要性，并承担起自己相应的义务。发起人通常将项目委托