信息与信息化管理

第四章信息与信息化管理第一节信息及其特征（一）信息的定义：信息由数据生成，是数据经过加工处理后得到的，如报表、账册和图纸等。信息被用来反映客观事物的规律，从而为管理工作提供依据。需要注意的是，信息和数据的区别不是绝对的。有时，同样的东西对一个人来说是信息，而对另一个人来说则是数据。（二）对信息的评估1.获取信息前，先要对所要获取的信息进行评估，判断获取这样的信息是否值得。2.有两类信息不值得管理者去获取：一类信息的收益较高，但其获取成本更高；另一类信息获取成本较低，但其收益更低。3.信息评估的关键在于对信息的收益和获取成本进行预先估计，即进行成本——收益分析。4.数据收集和信息产生有关的成本：第一部分是有形成本，有形成本是指可被精确量化的成本。第二部分是无形成本，无形成本是指很难或不能被量化的成本，这是很难或不能准确预期结果。5.利用信息而产生的收益：有形收益包括销售额的上升、存货成本的下降及可度量的劳动生产率的提高等。无形收益可能包括信息获取能力的提高、士气大振以及更好的顾客服务等。6.由于信息对组织来说是新的，确定可能发生的成本要比预测潜在的收益容易。实际上，新信息的收益通常是无法预期的。（三）有用信息的特征1.高质量：质量是有用信息最重要的特征。A.首先，信息必须是精确的。能精确反映现状，利用这种信息进行决策或控制。B.清楚的。信息的含义和内容对管理者来说必须是清楚的。C.排列有序的，而不是杂乱无章的。D.信息传递媒介对质量有重要影响。2.及时：多数管理工作需要及时的信息。许多日常工作是时间敏感性。A.管理者一有需要就能获得信息，是对及时的信息的首要要求。B.及时的信息的另一个要求是信息要反映当前情况。C.信息要频繁地提供给管理者。3.完全A.信息的范围必须足够广泛，从而可以使管理者较全面地了解现状，并采取切实有效地措施。B.简洁和详细。在简洁和详细之间找到一种平衡点。信息应该以尽可能简洁的方式呈送给管理者，同时也应该尽可能详细，使管理者对现状有一定深度和广度的了解。第二节信息管理工作1.信息的采集：管理者根据一定的目的，通过各种不同的方式搜寻并占有各类信息的过程。是信息管理工作的第一步，是做好信息管理工作的基础与前提。信息采集工作的好坏将直接决定信息管理工作的成败。A.衡量信息采集工作质量的唯一标准是所采集的信息是否对组织及其管理者有用B.明确采集的目的：信息的采集都是为了实现组织特定时期的特定目标，也就是说，信息的采集具有目的性。明确的目的便于管理者了解组织需要什么样的信息，从而有针对性地、有选择性地采集信息。C.界定采集的范围：1.对象范围，需要什么样的信息2.时间的范围，用多长时间采集这些信息3.空间范围，从哪里采集这些信息D.选择信息源：1.文献信息源（书报刊，政府出版物，专利文献等）2.口头信息源（电话，交谈，咨询，调查）3.电子信息源（广泛，广播、电视、数据库））4.实物信息源（展销会、博览会、事件发生发展的现场）2.信息的加工：对采集来的通常显得杂乱无章的大量信息进行鉴别和筛选，使信息条理化、规范化、准确化的过程。A.鉴别：1.是指确认信息可靠性的活动。2.鉴别方法：查证法、比较法、佐证法、逻辑法。B.筛选：1.在鉴别的基础上，对采集来的信息进行取舍的活动。2.筛选的依据是信息的适用性、精约性与先进性3.四个步骤：1.真实性筛选2.适用性筛选3.精约性筛选4.先进性筛选C.排序：进行归类整理D.初步激活：对排序后的信息进行开发、分析和转换，实现信息的活化以便使用的活动。E.编写：是信息加工过程的产出环节，，是指对加工后的信息进行编写，便于人们认识的活动。3.信息的存储：对加工后的信息进行记录、存放、保管以便使用的过程。即加工后的信息记录在相应的载体上——对载体进行归类——对数据库进行日常维护。信息的存储工作由归档、登陆、编目、编码、排架等环节构成。在这些环节中应注意以下问题：A.准确性问题B.安全性问题：保证信息在存储期间不会丢失与毁坏。对于文献信息，采用先进的保存技术，争取做到防潮湿，防虫咬、防火灾；对于电子信息，注意网络安全，另一方便对重要信息进行备份，防止丢失。C.费用问题：节省空间，节省费用D.方便性问题：1.使用方便，便于人们检索2.更新方便4.信息的传播：指信息在不同主体之间的传递。它具有与大众传播不同的特点。A.目的更加具体：组织中的信息传播是管理者为了完成具体的工作任务而进行的有意行为。B.控制更加严密：直接、严密地控制受传者的行为，以保证传播目的的实现。C.时效更加显著：该信息没有传播到位，就会造成直接损失。信息畸形或信息失真的原因：1.传播主体的干扰2.传播渠道的干扰3.传播的客观障碍的存在5.信息的利用：有意识地运用存储的信息去解决管理中具体问题的过程，是信息采集、加工、存储和传播的最终目的。信息的利用程度与效果是衡量一个组织信息管理水平的重要尺度。A.信息的利用过程通常包括以下步骤：（1）管理者在认清问题性质的前提下，判断什么样的信息有助于问题的解决。（2）对组织目前拥有的信息资源进行梳理，在此基础上，判断所需的信息是否存在。（3）如果组织中存在多需的信息，则可直接利用。如果不存在，则要考虑是否能够通过对现有信息进行开发、整合来满足管理者对信息的需求。如果不能考虑则要考虑重新采集信息，回到信息管理的源头。B.为了更好地利用信息，管理者应努力做到以下几个方面。（1）善于开发信息（2）为信息价值的充分发挥提供组织上的保证（3）用发展的眼光看待信息的价值C.为了更好地利用信息，管理者应尽力避免以下现象的发生。（1）信息孤岛：由于部门利益的存在或技术上的原因，组织中的信息有时不能被共享，出现信息孤岛。（2）信息过载：在信息爆炸的年代，一些管理者在日常的工作中可能被大量的信息困扰，感到无所适从。6.信息的反馈：是信息管理工作的重要环节，其目的是为了提高信息的利用效果，使信息按照管理者的意愿被使用。A.信息的反馈包括反馈信息的获取、传递和控制措施的制定与实施三个环节。从三个环节看，信息反馈需要满足以下各项要求（1）反馈信息真实、准确（2）信息传递迅速、及时（3）控制措施适当、有效第三节信息化管理1.信息系统的要素：输入、处理、输出、反馈和控制。A.输入：系统所要处理的原始数据B.处理：把原始数据加工或转换成有意义和有用的信息过程C.输出：系统处理后的结果，即有意义和有用的信息D.反馈：指当管理者对输出的结果不太满意或希望得到更好的结果时，对输入进行调整E.控制：是对输入、处理、输出和反馈等过程进行监视，使这些过程保持正常。2.企业信息化管理的发展A.20世纪60年代开环的物料需求计划（MRP）B.20世纪70年代闭环的物料需求计划C.20世纪80年代制造资源计划（MRPII）D.20世纪90年代企业资源计划（ERP）第五章决策与决策方法第一节决策与决策理论（1）决策的定义：管理者识别并解决问题的过程，或者管理者利用机会的过程。A.决策的主体是管理者。单独做出决策——个体决策；和其他管理者共同做出决策——群体决策。B.决策的本质是一个过程（6个步骤）C.决策的目的是解决问题或利用机会（2）决策的原则：决策遵循的是满意原则，而不是最优原则。A.要达到最优原则要具备：1.容易获得与决策有关的全部信息2.真实了解全部信息的价值所在，并据此拟定出所有可能的方案3.准确预测每个方案在未来的执行结果。（3）决策的依据A.管理者在决策时离不开信息。信息的数量和质量直接影响决策的水平，所以收集适量的信息作为决策的依据。B.收集信息要进行成本——利益分析。只有在收集的信息所带来的收益超过为此而付出的成本时，才应该收集该信息。（4）决策理论（一）古典决策理论1.基于“经济人”假设提出的2.认为应该从经济角度来看待决策问题，即决策的目的在于为组织获取最大的经济效益。3.主要内容：A.决策者必须全面掌握有关决策环境的信息情报B.决策者要充分了解有关备选方案的情况C.决策者应建立一个合理的层级结构，以确保命令的有效执行D.决策进行决策的目的始终在于使本组织获取最大的经济利益4.古典决策理论假设，决策者是完全理性的，忽视了非经济因素在决策中的作用（二）行为决策理论1.赫伯特A西蒙在《管理行为》一书指出，理性的和经济的标准都无法确切地说明管理者的决策过程，提出“有限理性”标准和“满意度”原则2.影响决策的不仅有经济因素，还有决策者的心理与行为特征，如态度、情感、经验和动机等。3.行为决策理论的主要内容A.在高度不确定和极其复杂的现实决策环境中，人的知识、想象力和计算力是有限的——人是有限理性的B.决策者在识别和发现问题中容易受到知觉上的偏差影响，而在对未来的状况作出判断，直觉的运用往往多于逻辑分析方法的运用。C.由于受到决策时间和可利用资源的限制，决策者忌食充分了解和掌握有关决策环境的情报，也只能做到尽可能了解各种备选方案的情况，不能全部了解，决策者选择的理性是有限的D.决策对待风险的态度对决策起着更为重要的作用E.决策者在决策中往往只求满意的结果，而不愿意费力寻求最佳方案第二节决策过程（1）诊断问题（识别机会）（2）明确目标：a.目标体现的是组织想要获得的结果。所想要获得结果的数量和质量都要明确下来，因为这两个方面都最终之道决策者选择合适的行动路线。B.根据时间长短可以分为：长期目标——战略决策；中期目标——战术决策；短期目标——业务决策（3）拟定方案：这一步骤需要创造力和想象力；通过头脑风暴法、名义小组技术和德尔菲技术等可以提出富有创造性的方案（4）筛选方案：确定所拟定的各种方案的价值或恰当性，并确定最满意的方案。为此，管理者起码要具备评价每种方案的价值和相对优势。劣势的能力。在评估过程中，要使用预定的决策标准并仔细考虑每种方案的预期成本、收益、不确定性和风险，最后对各种方案进行排序。（5）执行方案：1.方案的有效执行需要足够数量和种类的资源作为保障2.方案的执行将不可避免地会对各方造成不同程度的影响，一些人的既得利益可能会受到损害。管理者善于做思想工作，帮助他们认识这种损害知识暂时的，拿出相应的补偿方案消除他们的顾虑。3.方案的实施需要得到广大员工的支持，需要调动他们的积极性（6）评估效果：指将方案实际的执行效果与管理者当初所设立的目标进行比较，看是否出现偏差。如果存在偏差，则要找出偏差产生的原因，并采取相应的措施。第三节决策的影响因素一、环境因素（1）环境的稳定性A.在环境比较稳定的情况下，组织过去针对同类问题所做的决策具有较高的参考价值，因为过去决策时所面临的环境与现时差不多。这种情况下的决策一般由组织的中低层管理者进行。B.在环境剧烈变化的情况下，为了更快地适应环境，组织可能需要对经营活动的方向、内容与形式进行及时的调整。这种决策一般由组织的高层管理者进行。（2）市场结构A.垄断程度较高的市场——形成以生产为导向的经营思想B.竞争程度较高的市场——以市场为导向的经营思想（3）买卖双方在市场的地位A.在卖方市场条件下，市场居于主动、主导地位，决策的出发点是组织自身的生产条件与生产能力B.在买方市场条件下，在市场居于被动、被支配的地位，决策的出发点是市场的需求情况二、组织自身的因素（1）组织文化A.在保守型组织文化中生存的人们受这种文化的影响倾向于维持现状，他们害怕变化，更害怕失败。B.在进取型组织文化中生存的人们受欢迎变化，勇于创新，宽容地对待失败。在这样的组织中，容易进入决策者视野的是给组织带来变革的行动方案。（2）组织的信息化程度：信息化程度对决策的影响主要体现在其对决策效率的影响上。（3）组织对环境的应变模式：随着时间的推移，组织对环境的应变方式趋于稳定，形成组织对环境特有的应变模式三、决策问题的性质（1）问题的紧迫性A.时间敏感型决策——决策速度的要求高于对决策质量的要求B.知识敏感型决策——在时间宽裕的情况下对决策质量的要求必然提高，而高质量的决策依赖于决策者掌握足够的知识。（2）问题的重要性A.重要的问题可能引起高层领导的重视B.越重要的问题越有可能由群体决策C.越重要的问题越需要决策