信息化建设

档案信息化建设信息化源于现代档案管理的需要信息化推动档案管理变革电子文件与电子档案管理室藏档案数字化标准信息化源于现代档案管理的需要昨天的文件是今天的档案，今天的电子文件是明天的数字档案。任何时期，记忆社会、延续历史、传承文化都是档案工作者肩负的不可推卸的重任。社会信息化、国家资源战略将21世纪的档案事业置于一个集理念、方法和技术于一体的综合环境之中，传统的档案工作需要发展，档案管理需要变革，档案事业需要创新，档案现代化管理的需要为档案信息化提出了根本的要求，档案信息化也必将由于这一需求而获得生存与发展的机会。信息化源于现代档案管理的需要案例一位档案利用者手拿介绍信来查阅档案，档案员热情接待。利用者：我想查阅有关***方面的档案，这是介绍信。档案员（热情地把几本厚厚的档案目录搬到利用者面前）：这是档案案卷目录，您先从中查找需要查阅的案卷，找到案卷号后，登记在本上，我再去库房调卷。利用者（看看厚厚的目录，眼睛转向办公桌上的电脑）：我能不能使用您的计算机来检索，翻目录查找，什么时候才能找到我所需要的档案，而且也很难找全啊？信息化源于现代档案管理的需要档案员：很抱歉，我这个部门还没有上档案管理信息系统呢！利用者（疑惑不解）：这目录不都是计算机打印的吗？您打印这些目录的电子文件呢？档案员：没有，这些目录是请外面的人录入的，我这没有电子版。利用者（哭笑不得）：那您眼前的计算机是做什么的？档案员：我的计算机主要用来上网、收邮件、写一些文档。目前我们接收的档案都是纸质的，不需要计算机来管理。利用者（摇摇头，很无奈）：都什么年月了，还得翻目录查档案。信息化源于现代档案管理的需要结论：1、档案利用者对档案管理实现计算机信息检索提出了基本要求，档案信息检索实现计算机化成为必须。信息化时代，使用计算机为档案管理服务，这是每位档案工作者应具备的基本素质。2、档案管理人员对计算机辅助管理的认识具有一定的局限性，档案工作者的知识结构需要调整，学习型档案工作团队急需建立。3、档案信息化工作需要主动开展，而不是被动等待。没有档案管理系统可以开率采用通常的办公软件建立目录数据库，这是开展档案信息化最基础的工作。信息化源于现代档案管理的需要案例档案利用者前来查档，档案员正在热情接待。利用者：我想查询介绍信上注明的这些相关信息，不知道是否有与之相关的档案。档案员：您可以在这台计算机上检索，我们系统分为文书档案、科技档案和人事档案。每个档案门类中又划分一些子门类，这小册子上有问哦们的分类说明，您首先需要大概判断一下这些信息可能在哪些档案门类中，然后利用计算机进行相应门类的检索。利用者：我不太了解你们的档案分类方式，能不能只输入几个关键词就查到所需要的档案信息。信息化源于现代档案管理的需要档案员：目前还不行，查找前必须先了解档案分类方法，必须一个门类一个门类的找。利用者：太不方便了，这种检索只能由熟悉档案分类方法的人才能操作。信息化源于现代档案管理的需要结论1、档案利用者对档案目录信息的模糊检索和跨库检索提出了要求。档案信息检索服务不能仅局限于传统的档案保管方式，而应从信息角度来阻止和提供档案信息服务。2、档案信息化应考虑如何在传统档案管理模式上有所创新。3、档案馆内部档案目录数据库的整合与信息资源共享成为必须。现代档案管理应以服务为导向，从利用者的角度考虑如何提高档案的利用率。信息化源于现代档案管理的需要问题分析档案利用需求与传统档案管理模式的矛盾1、档案部门的封闭性。长期以来，档案工作的重“保管”轻“利用”的习惯根深蒂固。2、档案工作者的计算机技能急待提高。稳定的、缺乏压力的工作性质使档案工作者缺乏学习动力，安于现状。3、档案信息化工作的复杂性带来新挑战。4、档案信息化应用逐渐走向深层次。信息化源于现代档案管理的需要误点分析1、认为档案信息化与传统的档案管理没有必然的联系。档案信息化是信息部门的事与档案工作者无关。2、认为信息化工作是等待别人来安装一个软件系统就可以减轻工作量。3、认为档案信息化工作就是将档案目录信息实现计算机化管理。信息化源于现代档案管理的需要提高认识1、机读档案目录需要不断积累，积累过程与有无软件系统无关。2、档案信息化知识辅助档案工作者开展工作，并不能解决所有问题。3、要求档案工作者不断提高计算机技能，转变观念。4、档案信息化工作需由浅入深，随需求变动不断完善扩展。5、单机版与网络版档案管理系统的区别在于是否信息共享。6、档案管理随着档案信息化工作的深入而逐渐走向程序化。信息化推动档案管理变革网络、计算机、管理系统的广泛应用为档案事业增添了新的内涵。档案信息化是现代档案管理的重要特征，也是信息社会档案事业发展的重要支撑。档案信息化促进了档案工作者思想观念的改变与知识结构的更新，改变了传统档案业务的工作环境与档案信息资源开发利用的手段和方式，推动了档案管理的深刻变革。信息化推动档案管理变革案例单位A：我单位档案信息化工作开展比较早，自主研发了单机版档案管理系统，至今依然用得很好。主要集中在对档案目录的添加、删除、修改、查询。到目前为止尚未接收电子文件，与其它单位相比此种管理方式略显落后。信息化推动档案管理变革单位B：信息化工作起步比较晚，但起点较高，直接采用网络版管理系统，并实现了与各部门之间的业务集成和信息共享，并实现了电子文件的接收。目前新接收的纸质档案目录和电子文件的编目信息与档案内容的电在信息等由各部门进行整理，统一向档案部门移交。信息化推动档案管理变革单位C。:信息化工作比较复杂，不同阶段有不同的标准。信息化推动档案管理变革观点聚焦1、档案管信息化工作应具有连续性。2、档案管理系统的选择与使用应适合单位自身的需要。3、集约化管理是开展信息化工作的有效方法。信息化推动档案管理变革观念提升1、档案信息化是现代档案管理的基础性工作。2、档案信息化是单位信息化的重要组成部分。3、档案信息化需要技术与业务的融会贯通。4、档案信息化需要持续滚动发展的畅销机制保障。5、档案信息化管理需全面开展。1）管理制度化2）归档自动化3）档案数字化4）利用网络话5）控制智能化电子文件与电子档案管理做好电子文件的形成、电子文件收集积累和整理归档、电子档案管理等工作，将是各级各类档案管理部门今后的重要任务。电子文件的形成电子文件的特性电子文件及电子档案的管理原则电子文件的整理归档电子档案的长期保存什么是电子文件在计算机系统中生成的社会活动记录，以数码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，称之为电子文件。什么是电子档案电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。电子文件与电子档案管理电子文件的形成国家机关、社会团体、企事业单位及个人在社会活动中为处理各项事务而在计算机系统中形成的可以通过网络传输的文件。（有别于传统纸质文件）档案部门在电子文件形成中的作用电子文件归档要贯穿整个生命周期。档案部门对电子文件生成的软硬件和数据结构等方面都应有明确的要求(指导)。同时，一定要对电子文件的真实完整、可管可用进行监督。电子文件与电子档案管理电子文件的特性1、电子文件是数字化的信息形态2、电子文件对设备的依赖性3、电子文件载体的非直读性4、电子文件的信息与载体相分离性5、电子文件对元数据的依赖性6、电子文件信息的共享性及不安全性7、电子文件复制的高保真性8、电子文件的易修改性电子文件与电子档案管理电子文件及电子档案的管理原则（一）确保电子文件及电子档案的原始性、完整性、有效性和安全（二）实行全过程管理（三）掌握电子文件至电子档案的管理环节（四）确保电子文件归档的质量（五）我国电子档案应采取集中管理模式电子文件与电子档案管理电子文件的管理1、确保电子文件的原始性和有效性（管理核心）。2、确保电子文件的完整性（重要任务）。电子文件与电子档案管理电子文件的整理归档（一）电子文件归档前的鉴定、检测（二）电子文件归档前的整理（三）电子文件归档电子文件与电子档案管理电子档案的长期保存电子档案载体的保存要求：归档电子文件移交到档案部门后，要及时进行备份。档案部门要对归档的电子文件制作至少两份，一套保管，一套用于查阅。每年对存储载体进行抽样检测，抽样量不小于20%。电子文件与电子档案管理室藏档案数字化标准国家档案局：存量档案数字化，增量档案电子化被列入进馆范围的单位，2017年年底前须完成全部室藏应进馆纸质档案的数字化扫描工作任务。2015-2016年每年至少完成3年室藏应进馆纸质档案的数字化扫描工作任务。自2018年起每年完成上一年度室藏应进馆纸质档案的数字化扫描工作任务。各单位根据实际也可提前完成全部室藏应进馆纸质档案的数字化扫描工作任务。各单位在完成当年档案扫描工作后，对扫描数据须进行100%验收，合格率不低于99.7%，并出具验收合格报告，验收合格报告一式两份，由单位加盖公章后，一份存入全宗卷中，一份交区档案局备案。合格率未达标的单位须进行整改，直至数据合格。各单位在完成当年档案扫描工作后，将验收合格数据按归档年度刻录光盘一式两份进行保存，同时将数据备份到移动硬盘中。自2018年起向档案馆移交进馆档案的单位，同时将扫描数据光盘移交至档案馆。室藏档案数字化标准全部纸质档案数字化扫描数据，包括著录目录和纸质档案数字化扫描数据。（一）著录目录部分1.著录项目（二）数字化图像部分1.图像文件能够正常读取、存储文件格式须为JPG格式。2.图像文件保证完整、清晰；图像文件纸张方向应与实体档案纸张方向一致，避免图像出现倾斜。3.每卷（件）纸质档案扫描数据页数应与实体档案页数相同。4.图像文件分辨率不得低于200点。5.图像文件按照指定路径进行存储并保证图像与文件夹命名均正确。室藏档案数字化标准（1）图像存储路径：案卷级存储路径盘符名称/全宗号/目录号/案卷(全宗号-目录号-案卷号)/图像文件。如：26号全宗，1号目录，第1卷，存储路径应为：d:/0026/001/0026-001-0001/图像文件……文件级存储路径盘符名称/全宗号/目录号/年度/件（全宗号-目录号-年度-件号）/图像文件如：26号全宗，3号目录，2006年第1件，存储路径应为：d:/0026/003/2006/0026-003-2006-0001/图像文件……室藏档案数字化标准（2）文件夹重命名：案卷级全宗号-目录号-案卷号文件级全宗号-目录号-年度-件号（3）图像文件重命名：案卷级全宗号-目录号-案卷号-件号-页号如：26号全宗1号目录第1卷第1页，图像重命名为：0026-001-0001-001.jpg文件级全宗号-目录号-年度-件号-页号如：26号全宗3号目录2006年第1件第1页，图像重命名为：0026-003-2006-0001-001.jpg室藏档案数字化标准其中，全宗号为4位阿拉伯数字、目录号为3位拉伯数字、案卷号为4位阿拉伯数字、年度为4位拉伯数字、件号为4位拉伯数字、页号为3位拉伯数字，不足位数均用“0”补齐。（三）合格率标准1.当著录目录和纸质档案数字化图像验收合格率均达到99.7%以上时，判定该批次数据为合格。2.著录目录合格率=检验合格的著录目录条数/著录目录总条数*100%。3.纸质档案数字化图像=检验合格的图像文件数量/数字化图像文件总数量*100%。室藏档案数字化标准1.案卷级档案著录项字段内容1全宗号2目录号3案卷号4件号5页号6责任者7文号8题名9时间10保管期限11密级12载体类型13控制使用符14附注15保管单位名称16鉴定结果2.文件级档案著录项字段内容1档案馆名称2全宗号3目录号4年度5件号6责任者7文号必选8题名9日期10页数11保管期限12开放状态13密级14备注室藏档案数字化标准