公司财务部内部管理及工作流程规范

Page1of32财务部内部管理及工作流程规范一、组织架构图4二、部门职能1、负责本公司融资、货款回收、资金支付的管理。2、组织本公司会计核算，确保财务报告的真实性、准确性。3、实施合法性、合规性会计监督。4、起草本公司财务制度。5、贯彻执行总部及本公司发布的财务制度及其他制度。6、培训、指导、检查，落实岗位责任制。7、及时、准确报送财务报表。8、对本公司经营情况进行财务分析。财务总监财务经理财务副经理会计主管采购会计税票员收款员销售会计费用会计银行出纳出纳现金出纳出纳2人过账员复核员稽核、文档管理理Page2of329、对外协调银行、税务，对内加强与其他部门的合作。10、对本公司的财务档案进行管理。11、完成领导交办的其他工作。三、岗位职责（一）财务经理1、在公司财务总监的直接领导下，负责组织和领导邢台公司全体财务人员开展工作，提供规范化、标准化的财务管理与会计核算服务。2、负责邢台公司财务队伍的建设，制定本公司财务岗位职责，进行岗位考核，保证公司财务工作落到实处。3、负责根据国家及总部相关管理制度的要求，在公司范围内建立和健全有关财务管理与会计核算制度及实施细则，并组织落实。4、负责公司内控建设，规范会计核算，如实反映财务状况和经营成果，按总部要求及时报送会计报表，对会计信息的真实性和及时性承担直接责任。5、依据经营授权书及相关管理制度，对经营活动进行财务监督。对超权限事项，在得到上级授权单位的书面批准文件后，方可办理财务手续。6、负责组织编制目标预算，实行预算控制，进行预算分析，使预算管理落到实处。7、严格执行收支两条线，维护财经纪律。负责对存货、应收、应付款项、固定资产等资金组织实施规范有效的财务管理，承担相应的财务监督职责。8、负责组织现金、存货、固定资产等资产的盘点清查工作，不定期对现金进行盘点，加强客户信用和应收账款管理，确保授信安全。9、执行总部制定的成本费用管理办法，开展费用分析，深入挖潜，提高费用功效。10、规范会计档案，保证会计资料的安全完整。11、进行经济分析，实施风险监控，协助公司开源节流，优化资金占用，定期检查各环节的经济效果，对经营状况作出经济分析，提出改进建议，为总部提供决策支持。12、接受和配合审计部的会计稽核及相关机构和部门的审计、检查工作，及时纠正违规事项。13、加强与当地财税机关的沟通和协调，依法妥善处理本单位各项税务事宜。Page3of3214、负责协调与其他部门之间的关系。15、保守本单位的商业秘密。（二）会计主管1、在部门经理的领导下，对部门经理负责。2、具体负责跟进、指导、协调并监督部门日常业务的开展与执行，确保各项工作正常化、规范化。3、协助部门经理编制本部门工作计划、资金使用计划表。4、按时审核费用审批单、记账凭证。5、审核每日上报的《资金余额表》并汇总、统计上报。6、定期对财务软件进行维护管理，确保财务软件稳定运行。7、定期对财务数据进行备份、保证财务数据安全。8、协调内部工作，对特殊情况及时向上级领导汇报。9、部门经理不在时，根据领导的授权，执行部门经理的职责。10、完成领导交办的其他工作。（三）现金出纳记账、盘点：当日收支业务，当日记账，当日盘点，严格执行日清日毕，确保账实相符。收款凭证须附收据，付款凭证须附现金支出单，编号要连续，出纳须在收据存根联上签字。对账：每月一次，与财务软件现金科目余额核对，与物流管理软件现金回款金额总数核对，与集团所属公司现金出纳核对。报表：每日10：00向分公司总经理报送资金收支日报表；每月8日前，与银行出纳共同报送上月回款明细表。借款审核：审核借款审批程序是否完整、借款是否超额度、借款是否全额及时归还；借款到期未还，每月5日填制罚款单，通知人力资源部和借款部门。报销审核：审核是否按规定时间报销、审批程序是否完整，付款并注销票据。备足零钞。达到3万元，用款部门需提前一天报资金计划。收款台交款：收款台所收现金于当天4：30之前交送现金出纳，由现金出纳Page4of32向收款员出具收条，4：30之后的收款于第二天上班时交送现金出纳，由现金出纳向收款员出具现金收据（收据专用），同时收回收条。资金安全：库存现金限额为3万元，超支部分必须在当天及时交存银行，下午4：30之后的收款可在第二天交存银行，春节放假期间库存现金全部存入银行。交存银行时应做到存款时间不固定，存款银行不固定，不单独去银行交存现金，以提高警惕确保现金的安全。收取业务员货款时，应把货款放在交款人的视野范围内，当面清点，与现金交款单核对无误后，交款人复核签字后，出纳方可签字、盖章。保密责任：资金收支、余额只向部门领导、公司总经理汇报；现金日记帐、电子表格等应当妥善保管，未经部门领导许可任何人不得查看。存款利息要入账，否则视同贪污。负责现金收讫章的保管，只在收到现金时在现金收据上使用。文明办公、热情服务。按时、按要求完成领导交办的其它事务。（四）银行出纳存取现金：库存超限额现金及时与现金出纳一起存入银行，（现金出纳据银行回单复印件登记日记账，）根据现金出纳要求提取现金，由现金出纳在现金支票存根上签收。票据解付：支票、银行汇票、银行承兑汇票到期前及时送交银行办理解付，严禁出现过期票据。银行办款：提前联系银行，及时办理支付供应商的票据。因故不能按规定时间办款，及时与采购部门沟通。支付货款：审核供应商取款人资格，监督其用钢笔或碳素笔当面签字，审核是否已收取手续费、结算方式变更的是否已收取贴息。协助融资：熟悉各家银行融资政策，协助办理授信资料，授信资料及时归档保管。登记每次银行承兑汇票到期日、金额，及时还款，严禁超期未还。记账、对账：每日登记银行收支日记账，月末结账时与软件核对相符，账实Page5of32相符。印章保管：财务专用章、法人章保管，仅限用于票据背书、专人负责的对账，其它用途必须登记、复印。风险控制：票据传递须办理书面交接手续，及时对账，确保账账、账实相符；严格限制印章使用，防止意外；票据到期前及时处理，防止过期无法解付。资金划转：及时按制度要求将分公司资金划入母公司账户。报表：每日10：00前报送前日资金收支日报表，每月8日前报送上月资金收支月报表。按时、按要求完成领导交办的其它事务。（五）采购会计熟悉并掌握公司采购政策和全部采购业务流程，了解采购人员编制。入库单入帐：与质管部沟通，争取每日10：30前传来前日入库单，检查是否排序，从物流管理软件核对第一个和最后一个编号以确认完整性，然后录入财务核算软件中的应付帐款管理模块，总数核对无误后当日生成凭证。采购退出审核：严格按《采购退出审核制度》审核。采购退出单当日及时入帐，除邢台公司外其他公司在入账之前要核对完整性。运营中心审核的采购退出单于次月3日传送邢台公司，邢台公司次月5日前核对完整性后及时入帐。空打采购退出单于每月5日填制罚款单对责任人进行处罚。采购发票管理：收到采购发票后，检查发票填写是否合规、正确，当日录入财务核算软件，尤其是在制作采购付款计划前1日须全部入帐。核对发票或清单明细是否与入库单数量、单价相符，不符明细每月8日报采购部门一份。根据纳税需要，认真测算所需进项税额，及时和母公司联系开票，及时认证。付款单入帐：将银行出纳传来的付款单当天及时先录入物流管理软件，再录入财务核算软件，核对相符。换货付款审核：同样执行《采购付款制度》，在付款日方可办理。采购商品入库，暂估增值税进项税额，金额=（入库含税总金额-免税产品入库金额）/1.17*17%。从关联方购进免税产品，及时索要发票。Page6of32月结账时，当月单据在完成上月结账后当日或次日及时录入。报表：预付款超过2个月货未到、货到2个月发票未到、发票与到货数量或单价不符、退货/退补价导致应付账款为负数等列表反映。内部对账：每月5日前，从物流软件与财务软件核对库存商品、应付账款、付款。外部对账：随时与供应商对账（包括到货、发票、付款三部分），不符及时查明原因。办理退货/折让证明：税票已认证的退货，索要供应商开具的《销售退货与索取折让证明单》（注明药品明细及退货理由），3日内持往税务局办理退货/折让证明，下月及时索要红票。按时、按要求完成领导交办的其它事务。（六）销售会计熟悉并掌握公司销售政策和全部销售业务流程，了解业务人员编制。赊销欠条、退货及退补价单据的整理、核对、录入：每日按客户、业务员分类汇总前日赊销欠条、销售退回入库单、退补价单等单据，与物流软件核对，核对后当天逐笔录入财务软件。销售发票的整理、核对、录入：核对销售发票票面单位、金额、业务员与销售出库单是否一致，核对无误后逐笔录入财务软件，并一一核对录入是否正确，无误后生成凭证并打印。每月8日前统计由于退货、退补价等造成的多开税票，通知业务部门及时处理，并送税票员备案。多个业务员与同一客户做业务，向该客户开税票时不得共用同一张税票。回款单据的核对、整理、录入：将出纳传来的回款单据（现金收据记账联、票据背书转让复印件、银行回单等）与物流软件核对，不符及时查明原因，核对相符后当天逐笔录入财务软件。产品销售成本计算：熟悉免税产品品种，统计免税产品当月销售额，从物流软件中得出的销售成本。当月总销售成本=[（当月总含税销售金额-当月采购成本总毛利）-（当月免税产品含税销售金额-当月免税产品采购成本毛利）]/1.17+Page7of32（当月免税产品含税销售金额-当月免税产品采购成本毛利）。内部对账：次月5日前，核对物流软件和财务软件中应收账款总额及明细、收入总额是否相符，不符及时更正。对照账面余额盘点应收票据，对照出纳资金收支月报表核对财务软件、物流软件回款（总额、每类回款方式金额、收款台收款）。外部对账：应收账款超过1个月，业务部门应主动与财务部对账，必要的可共同前往客户对账，出具对账单。应收账款超过3个月，业务部门必须与财务部前往客户对账，出具对账单，双方盖章。对账内容包括：发货/退货、发票、回款、返利结算、应收账款余额等，双方未达账项要详细列明。内部报表：每月10日，按时编制业务人员超期未回款明细表，部门领导审核签字后传人力资源部（暂停发放工资）。20日，将已回款业务人员名单按时通知人力资源部（发放工资）。外部报表：每月5日前，将上月进项税额转出、无票销售数据、财务报表等资料报送税票员。客户资料维护：结合资料中心与所开具的销售发票整理客户名称，按照业务人员区域划分规范业务软件与财务软件的客户资料。审核新增加客户编号，充分利用闲置编号，防止业务资料重复，造成财务账面混乱。根据国家财税政策规范业务人员各种手续。按时、按要求完成领导交办的其它事务。（七）费用核销会计费用报销审核：审核原始凭证是否合法，审核报销单填制是否正确，审核费用性质、金额是否符合公司规定。报销单据入账：负责除采购和销售业务之外的所有单据的录入，当日单据当日录入。对账：每月不定期盘点现金、编制银行调节表，确保帐实相符，落实未达账项真实性、合理性，发现问题及时向部门领导反映。费用统计：统计营业费用明细项目发生额，按科、组进行真实、完整、详细Page8of32反映。每月按时、按要求编制费用报表，并对制度变化等重要因素的影响进行分析。凭证分类管理，次月3日及时传递，不得影响入账。按时、按要求完成领导交办的其它事务。（八）税票员购买税票：及时验旧，及时购买本月所需增值税发票和普通发票，保证发票的正常开具，不得因工作失误影响公司业务正常运营。客户资料备案：首次给客户开具增值税票时，需核实客户的税务登记证和一般纳税人资格证书，留存备案。开具税票：根据销售出库单黄联开具增值税专用发票和普通发票，若有退货、退补价（包括当次和往日）的在开票时扣减。每日10：30前，将前日所开增值税票与普通发票记账联及时传递销售会计入账。认证：在税务局规定时间分批及时认证增值税进项税额，不得出现工作延误。报锐：每月1日，在税务软件的开票系统中进行抄税处理(统计上月销售增值税票的开具、退票作废、填写错误作废、期末库存张数等内容)，并打印抄税所需的报表，到税务局抄税，之后方可继续开票；在申报系统中，从税务局网站导入上月所认证进项税额、从开票系统导入上月销项税额、录入上月发票的领