财务必看：企业如何进行多账合一(内外账合并)

财务必看：企业如何进行多账合一（内外账合并）作者：郑泳梁中国的企业大部分存在两套甚至三套四套的账务，究其原因是什么呢？梧桐树下和小郑从事多年的财务以及投行顾问工作，也辅导过多家企业挂牌或上市，总结得出以下原因。内在1）公司的管理层需要从各种方面了解企业；2）会计单一账务处理不能满足公司的管理要求；3）公司的财务在主观意识上，对公司业务的误解造成形成多套账本；4）财务对公司业务的介入较迟，通常是起“善后”的作用；5）公司没有建立全面预算管理。外在1）国内的税负偏高，企业不知道如何进行筹划，降低税负；2）企业发展与政府管理部门、银行有着千丝万缕的关系，他们对企业的财务数据要求都不一样，使得企业处于被动位置。随着公司法律法规的规范，野蛮生存的做法使得企业在发展过程中，涉税风险和经营风险越来越高，迫使企业主动要求合规合法经营，企业在合并账务成为了必须面对的难题。那么应该怎么处理呢？首先，我们了解各种账务存在的作用：为了应付税务的税务账；为了企业内部管理使用的内部账；为了海关的海关账；为了贷款的银行账；为了各种资质的资质申请账等。处理这些账务整合中，我们需要明确，要制定统一的会计核算标准；账务难以处理的，可以采用电子表格为辅助。要彻底解决账务合并中的问题，就要从业务流程上进行。梧桐树下和小郑在辅导K公司整合多套账务中，发现其同时存在着四五套不同作用的账，企业存在着多种财务核算上的不规范。企业的内外账合并，特别在合并的期初，并不是简单的内外相加或者全部采用内帐的数据，而是业务流和资金流的重塑。这时我们就要了解企业有几方面的业务闭环，如：循环销售与收款循环、购货与付款循环、生产与费用循环、筹资与投资循环等，这些环节充斥着企业的整个实体经营中，我们在合并的前，首先要统一一个核算标准，这样才能统一一个业务流程，为企业的多账合一，打下良好基础。一、销售与收款循环是由同客户交换商品或劳务，以及收到现金收入等有关业务活动组成的。在赊销方式下．销售与收款业务流程主要有：处理客户订单，批准赊销信用，发送货物，开具销售发票，记录销售与收款业务，定期对账和收回账款，审批销售退回与折让，审批坏账的注销等。正常的程序：订货（订货单）--销售单（销售单）--批准赊销--发货--装运（提货单）--开票（销售发票）--记帐。典型的销售与收款业务循环中所使用的重要凭证和记录有：客户订货单，销货单，销货合同，发运单，销货发票，产品价目表，贷项通知单，主营业务收人明细账，应收账款明细账，客户对账单，销货退回及折让日记账或明细账，收款凭证，现金和银行存款日记账，坏账审批表。K公司整改前的业务情况：一部分业务合法合规业务、一部分业务虚开发票、一部分业务不开发票等。K公司整改前不规范的财务情况：K公司虚开发票部分在外账记录收入，内帐不做记录；不开发票的部分，外账没有记录，内帐作为为收入。其对应的业务流程：订货（订货单A）--A不需要发票，开票给B--销售单（销售单A）--批准赊销A--发货A--装运（提货单A）--开票（销售发票B）--记帐外账B内帐A。K企业财务工作中，不规范的资金流入情况：1）A企业付款,外账就形成了对A企业的预收账款，而且难以冲平；2）B企业付款,可以平账。整改思路：制定统一标准，还原业务真像，内帐也要按照会计准则进行会计核算。1）针对第一种情况，这是需要将业务流程变为：订货（订货单B）--开票给B--销售单（销售单B）--批准赊销B-发货B--装运（提货单B）--开票（销售发票B）--记帐外Ｂ内帐Ａ。A付款的时候，附上三方债权债务协议，可以冲减B的应收款。特别注意：该处理只合适在外内帐合并调整中的特殊处理，绝对不可以在日常中经常使用。2）针对第二种情况，把A视同居间人，B才是真正的客户。这是需要将业务流程变为：订货（订货单B）--开票给B--销售单（销售单B）--批准赊销B-发货B--装运（提货单B）--开票（销售发票B）--记帐外帐B。二、购货与付款循环是企业资金周转的关键环节，只有及时组织好资产的采购、验收业务，才能保证生产、销售业务的正常运行。其业务活动：1）编制请购单（仓库或其他部门）；2）根据请购物资进行授权审批，每张请购单必须经过主管人员签字批准。；3）编制订购单。采购部门对经过批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应商，但询价与确定供应商的职能要分离；4）验收商品，编制验收单。验收部门先比较所收商品与订购单上的要求是否相符，然后再盘点商品并检查商品有无损坏，验收部门验收后编制一式多联，预先编号的验收单，是支持资产或费用以及与采购有关的负债的“存在或发生”认定的重要凭证；5）储存已验收的商品存货；6）编制付款凭单。正常的程序：请购商品或劳务--签订采购合同--商品验收--储存已验收的商品--编制付款凭证--确认与记录负债--偿付款项--记录现金及银行存款的支出等。K公司整改前的业务情况：一部分业务合法合规；一部分业务虚购发票K公司整改前不规范的财务情况：1）实际供应商A不提供发票，K企业的私人账户付款给A；2）发票方B，K企业从公户付款给B，B再把钱转回K企业私户。K企业财务工作中，不规范的资金流出情况：1）按发票，公户付款A，A从私户转回Ｋ企业私户；2）直接从私户付款Ｂ整改思路：1）从正规渠道采购，以能提供发票的供应商为优先对象，因为企业如果为此而再去采购发票的话，成本费用是一样的，但涉税风险更大；２）对于虚开发票的公司，在内控设置上要确保钱最终要支付给实际供应商。整改业务与资金流程：请购商品或劳务（Ａ）--签订采购合同（B）--商品验收（B）--储存已验收的商品（B）--编制付款凭证（B）--确认与记录负债（B）--偿付款项（B）--记录现金及银行存款的支出--内帐记录（Ａ）外账记录（Ｂ）等。这时B的钱转出去，通过现金支付给A，平了A的账。三、生产与费用循环是由原材料转化为产成品的有关活动组成。生产与费用循环是产品制造企业特有的环节，该循环的交易是指从领料生产到加工、销售产成品时结束。该循环的起点即生产领用材料是和购货与付款循环衔接，而该循环的终点销售产成品又与销售与收款循环衔接。该循环所涉及的主要业务活动包括：计划和安排生产，发出原材料，生产产品，核算生产成本，核算在产品，储存产成品，记录存货等。各主要业务活动之间的关系如下图所示。上述业务活动通常涉及以下部门：生产计划部门、仓库、生产部门、人事部门、会计部门等。K公司的实际情况：存在大量的账外库存，在实际盘点中，出现账实不符。整改思路：通过现销处理账外存货，保证公司账外有足够的资金。关于财务成本的处理方法可以浏览公共号梧桐树下的《成本分析与费用控制技巧》四、筹资与投资循环是由筹资活动和投资活动的经济业务所构成。筹资活动主要由借款交易和股东权益交易组成。投资活动主要由权益性投资交易和债权性投资交易组成。筹资所涉及的主要业务活动：审批授权、签订合同或协议、获得资金、计算应付利息或股利、偿还本息或发放股利；投资所涉及的主要业务活动：审批授权、取得证券或其他投资证明、获取投资收益、转让证券或回收其他投资。K公司的实际情况：由于其已经成立多年，存在一些抽逃出资的情况，K公司的抽逃出资分两种情况：1）新公司出台之前，公司注册资金需要验资；2）新公司出台之后，公司的出资只是认缴制。整改思路：1）属于股东的抽逃出资的，需要追回，这时候体外形成的资金就可以使用了；2）认缴制下，由于认知上的错误，当时启用了一个体外账户，但只用来过渡股东资金，一直没有正式启用。这时候，只需当做欠缴出资。Ｋ公司的多账合并是在财务为主导的情况下，在业务流、资金流、物流和票据流的统一，并不是简单的内外相加。梧桐树下和小郑合并内外账的思路：标准统一、全面规划、内控规范、财务主导、管理不弃、合并消化。多账合并后得账务处理后，对一些企业管理的释疑。1）合并后如果已经体现企业的全部实际经营情况，但企业的一些数据分析，会计说，无法处理，那怎么办？答：其实，这是内帐思维的错误思维导致，会计分录体现企业经营管理的所有情况，在会计分录无法处理的时候，可以考虑用电子表格处理。如：会计处理可能只是体现一个单位的余额，如果需要进行账龄分析就需要启动账龄分析模块或者用电子表格。2）没有了内帐，就无法进行财务分析？答：企业公开的财务情况，只要是体现了公司的全部情况，通过公司特制的表格进行财务管理也是可以的。如：会计分录在没有启用核算项的时候，难以对对部门和人员就进行分析，有些会计会强行处理，使得财务非常乱，这时候如果能用电子表格处理，会是工作难度降低。3）只有一套账企业的经营成本是否会增加？答：肯定增加。首先，这是企业的规范过程，必须付出成本的；但能为企业减少涉税风险，增加企业与资本市场接触的机会。总之，多账的整合一个企业做大做强的必经过程，也是一个非常痛苦的过程。整合的过程是企业的业务流程、财务流程和管理流程的规范过程，从企业的发展角度是必须经过的。