采购控制管理程序

采购控制管理程序-2016-12采购控制管理程序1目的对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求。2适用范围（1）适用于对生产所需要的原材料采购、外协加工及供方提供服务的控制；（2）对供方进行选择、评价和控制。3职责3.1采购部（1）负责按本公司的要求组织对供方进行评价，编制《合格供方名录》，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立合格供方档案；（2）负责制定采购计划，执行采购作业。（3）负责制定《采购物资分类明细表》以指导采购和仓库备料3.2品质部负责对采购物资的进货验证，负责建立供货商的质量档案，并且参与供货商的评定工作。3.3生产部负责把批量生产物料需求计划的制订；批量生产项目物料的申购并把作业能力情况一起传递给采购部。3.4研发部负责采购物资技术标准的制订和样品的认可工作，制定采购物资分类明细表，提供采购产品的清单和技术要求、标准技术图纸及相关的资料、编制检验规程；参与合格供应商评定工作。4定义无5工作程序5.1采购物资分类采购部负责制定《采购物资分类明细表》以指导采购和仓库备料，根据其对随后的实现过程及其输出的影响，将采购物资分为三类：（1）重要物资：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资；（2）一般物资：构成最终产品的非关键部位的批量物资，它一般不影响最终产品的质量或者即使略有影响但可采取措施予以纠正的物资；（3）辅助物资：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。5.2对供方的选择和评定5.2.1供方的选择（1）采购人员应根据采购产品的名称、规格型号，调查了解该类产品的市场供应情况以及生产或销售该类产品的单位或组织，并结合研发部门提出的供方的选点意见，提出可以作为预选对象的供方名单，并填写《供方基本情况调查表》。（2）研发部和生产部（外包加工）在选择新供方时，在经过对其产品样品试用评价、设备、人员资格、质量保证能力评价合格后，提出《外购、外协物资合格供方评定申请表》，经项目主管或生产部经理审核采购控制管理程序-2016-12后，主管质量经理批准实施。5.2.2供方的评价5.2.2.1供方选择和评价的标准对供方应依据下列原则进行评价：（1）在其他条件相同时，依据质量、交货期、价格等因素对产品影响的顺序进行评价、选择。（2）对指定品牌、型号的物资，应择优选择其代理商。（3）新供方与原供方相比，在质量、交货期、价格等三点无明显优势的情况下，原则上不予增加。（4）因新增采购物资而增加的供方，应在充分的市场调查基础上，优选确定。（5）对重要的物资和外协供方应建立备用制度，以备不时之需。注：备用供方是指——以前有过业务往来，因各种原因目前没有列入《合格供方名单》的供方（包括研发采购）。对其不实施供方管理。（6）对重要的物资和外协供方应建立备用制度，以备不时之需。现有供方不能满足需求时，应优先从备用供方名单中选择录用。当备用名单不能满足需求时，才可重新选择。5.2.2.2供方评价方式的选择在经过初选的供方名单中，通常采用以下几种评价方式中的一种或几种方式组合来确定本组织的合格供方：a供方能力和/或质量管理体系的现场评价；当确定需要对供方进行现场评价时，采购部门应向总经理汇报，并应提前一周与供方协商，供方同意后，由采购部组织前往供方现场进行供方能力和/或质量管理体系的现场评价。评价内容一般包括：企业管理、设备水平、生产能力、质量保证体系等，并与现场考察部门共同填写《供方现场审核评价表》。b产品样品评价或批量认定；当需要选择该种评价方式时，采购部应与供方联系，要求其提供样品或小批产品。样品或小批产品到货后，由生产部或其他产品部安排试用，并出具试用情况的报告。c历史使用情况评定方式历史对实施本程序前已建立供货关系的供方，采购部应组织收集、整理供货产品的历史使用情况，并形成书面材料，以便对其进行评定。d对比类似产品的试验结果；当确定需要采取此种评价方式时，由采购人员负责对类似产品的进货检验的记录或报告进行汇总分析，以确定类似产品的质量状况。e对比其他使用者的使用经验；采购人员应充分了解其他使用者对该类产品的使用情况，必要时，可要求提供其他用户使用的证实材料，或直接获得其他用户使用状况的证实材料，以便对该供方进行评价。f对供方基本情况及业绩调查。由采购部提供供方的企业概况、企业管理水平、企业信誉、生产流程、销售服务、运输采购控制管理程序-2016-12能力、价格、代理产品授权书（如是代理商）、代理产品规格书等有关资料，以便对该供方进行评价。5.2.2.3供方评价的实施及评价结论（1）对重要物资新供方和外加工厂商采用a+b+f方式评价，长期合作的原有供方采用c+e+f方式评价，采购部会同其他部门填写《供方评定记录表》，得出合格与否的结论，合格后可列入《合格供方名录》。（2）一般物资的新供方采用d+e+f方式评价，原有的合作供方采用e+f方式评价，填写《供方评定记录表》，评价合格后即可列入《合格供方名录》（3）辅助物资采用f方式评价，品质部在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格者由采购部负责人批准后，即可列入《合格供方名录》。对零星采购的辅助物资，其进货验证记录视为对此供方的评价。5.2.2.4采购部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方审核评价表》，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于60（或质量评分低于48），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报生产部负责人批准，但应加强对其供应物资的进货验证，并执行5.2.3.4条款。连续第二次评分仍不及格，应取消其供货资格。5.2.2.5对外协加工的供货控制，除按照《外协加工管理办法》执行外也应执行上述条款规定。5.2.2.6对服务供方的控制为企业提供服务的供方，如运输公司、检测、培训机构等，也应经评价合格后方可向企业提供服务。对国家授权的计量试验室，可不再做服务质量评价。5.3采购5.3.1采购计划采购部根据市场部/生产部及库存情况编制《采购计划》，经采购部负责人批准后实施采购。5.3.2采购的实施（1）采购员根据批准的《采购计划》在《合格供方名录》中选择供方并进行采购；（2）第一次向合格供方采购重要和一般物资时，应签订《采购合同》，明确品名规格、数量、交货地址、交货周期等（3）并签署《质量保证协议书》质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及法规要求等；（4）采购前采购员应核实提供给供方技术的要求是否有效，将《采购合同》交采购部负责人确认后实施采购。5.4采购信息5.4.1采购文件5.4.1.1应包括将要被采购的产品的信息：（1）对产品的质量要求（可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件）；（2）对产品的验收要求；（3）其他要求，如价格、数量、交付等。5.4.2本公司的采购文件包括《报价单》、《采购物资分类明细表》、《采购合同》、《质量保证协议书》及附件等，由采购部保管。5.5采购产品的验证5.5.1采购物资的检验。采购物资到货后，由采购的仓储人员负责送检，并将到货信息及时通知有关人员。品质部检验人员负责按《过程和产品的测量和监控程序》和《进货检验和试验控制程序》的规定进行进货检验。对检验不合格的物资检验员按照《不合格控制程序》中的规定处理。5.5.2对采购的产品可以有如下几种验证方式：采购控制管理程序-2016-12a）由品质部进行进货验证，参见《入厂检验流程图》；b）由本公司在供方现场实施验证；5.5.3验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。根据《采购物资分类明细表》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。5.6采购物资不合格的处理5.6.1供方产品出现严重质量问题，采购部向供方发出《不适合品通报书》，如两次发出处理单后而供方质量状况没有明显改进的，应取消其供货资格。当采购物资的质量问题给本公司造成重大损失时，采购部门应依据合同要求供方承担相应的损失。5.6.2当出现质量争端和数量差异时，采购人员首先查清原因，分清责任，与供方协商解决，重大事项可依照合同法报仲裁机构处理。5.7采购物资的入库采购部的仓储人员对检验合格的物资直接办理入库手续。《入库单》应由检验人员、仓库保管人员在上签署完整后才能入库。仓库保管人员负责采购物资的贮存和维护。5.8采购的资金、发票管理略6相关文件6.1《过程和产品的测量和监控程序》。---品质部6.2《不合格控制程序》6.3《入出库管理流程》6.4《采购管理制度》6.5《仓库管理制度》6.6《仓库管理程序》6.7《剩余物料退库管理程序》6.8《采购部组织概况》6.9《供货商开发承认管理程序》7记录7.1《供方基本情况调查表》。7.2《供方现场审核评价表》。7.3《合格供方名录》。7.4《质量保证协议书》。7.5《采购计划》。7.6《采购物资分类明细表》7.7《样品确认单》7.8《采购申请单》7.9《采购合同》采购控制管理程序-2016-12编制秦景辉天津恒宇医疗科技有限公司页码2/2审核标题不合格品控制程序编号HYCG-2016-0011目的建立并保持对不合格的原材料﹑外协﹑外购件﹑在制品﹑半成品和成品的有效控制机制﹐防止不合格品的非预期使用或交付。2适用范围适用于本公司在进货﹑生产过程和顾客处发现的不合格品。3术语3.1不合格品﹕指未满足要求的采购品﹑半成品﹑成品。3.2返工﹕为符合不合格产品条例的要求而对其采取的措施。3.3降级﹕为使不合格产品符合不同于原有的要求而对其进行等级的改变。3.4让步﹕对使用或放行不规定要求的产品的许可。3.5报废：4职责4.1生产车间﹑仓库负责对不合格品进行标示和隔离。4.2生产车间负责对班组自检或互检中发现的不合格品进行处置。4.3质量管理部负责对检验中发现的不合格品进行评审和处置﹐建立不合格品信息台帐。4.4采购部负责来料检验不合格产品的退货及与供应商的协调。5工作程序5.1标示与隔离5.1.1经质检处检验且判定为不合格的进货物料﹐IQC应在不合格物料相应的物料标签上加盖“物料检验不合格”章﹐生产车间对其标示存放。5.1.2工序中的不合格品应在该工序机台旁进行隔离存放﹐并做好标示﹔只有经生产部门确认后才能统一处置。5.1.3各工序的产品物流标签上应如实反映合格品与不合格品的数量。5.1.4成品检验中检出的不合格品﹐应进行隔离存放﹐做好标示。5.2不合格的评审5.2.1采购的不合格物料或生产过程中的不合格品﹐品质部根据物料或产品的不合格项及其对最终成品的质量的影响程度(必要时会同相关部门进行评审)﹐做出相应的处置意见﹐并报告品质部和生管负责人后﹐生产车间﹑仓库﹑与采购部按不合格品的处置意见对不合格品进行处置。5.2.2参加不合格评审的人员一般为部门主管级﹐以确保其有足够的能力与经验。5.3不合格品的处置让步﹕对使用或放行不符合规定要求的产品的许可。报废﹕为避免不合格产品原有的预期用途而对其采取的措施。返工﹕为使不合格品符合要求而对其采取的措施。降级﹕为使不合格符合不同于原有的要求而对其等级的改变。放行﹕对进入一个过程中的下一阶段的许可。5.3.1物料a)退货﹕被评审为退货的不合格品﹐由仓库负责做退货处置。b)特采/试用﹕如物料为生产急需﹐其部分不重要项目的检验结果与标准规定的偏差较小时﹐可作特采/试用处置。IQC在该批物料的适当位置加盖“特采/试用”章。c)挑选使用﹕被评审为挑选使用的物料﹐IQC在该批物料的适当位置加盖物料挑选使用章﹔该物料在投入使用之前将其中无法使用的部分进行挑选并标示﹑隔离﹐其余物料按合格品投入使用。5.3.2半成品采购控制管理程序-2016-12a)返工﹕各生产工序过程中所产生的不合格品﹐如能采取某种措施进行返工处置的须进行返工处置﹐返工后的产品由品质部进行检验﹐经检验合格后才能进入下道工序。b)降级使用﹕不能进行返工但可以改变其用途的产品﹐可以降级使用或改作他用﹔经评审降级使用或改作他用的产品﹐应隔离存放﹐并做相应的标示与记录。c)挑选使用﹕可以挑选使用的不合格品应挑选﹐挑选出的产品经品质部复检合格后