7、流程优化咨询案例

流程优化咨询案例内容•1.流程释义•2.业务流程优化的两种方法•3.业务流程优化的目标•4.业务流程优化的功能与作用•5.基于IT手段的业务流程优化•6.业务流程优化工作计划•7.选择现有的关键业务流程•8.流程诊断•9.设计新流程•10.业务流程优化工作报告1.流程释义•流程概念–为完成某一项目标和任务而进行的一系列相关活动的有序集合，由活动、活动间的逻关系、活动的实现方式以及活动的承担者四个要素组成–工作的流动，是业务与业务之间的传递或转移的动态过程–面向用户和市场的日常经营生产的流程，体现市场导向、用户为中心的流程。•制造业流程–整体流程：从接收客户订单到交付给客户产品及服务并收到回款的过程–每一个局部流程都是整体流程的一部份，前一流程的输出就是下一流程的输入2.业务流程优化的两种方法•系统化改造法(改良)–分析理解现有流程，系统地通过在现有流程基础上创建新流程•全新设计法（革命）–从根本上重新考虑产品或服务的提供方式，在一张白纸上重新设计流程2.业务流程优化的两种方法•出发点–更快更好地满足客户不断变化的需求，即快速满足客户需求，也是流程优化本质特性所在。•对象–企业流程3.业务流程优化的目标•利用信息技术重新构筑路活动时间的逻辑关系，以便使活动间的关系更符合工作的内在逻辑，削减或铲除企业多余的监督性工作，从而使活动间的关系更为简洁，活动的转移更为流畅。•使传统分工模式下的面向职能管理转变为面向客户需求的流程管理，构建流程企业•与流程相对应的企业其他方面的改进：–如绩效评估、薪酬体系、信息架构和培训体系等4.业务流程优化的功能与作用•利用信息技术手段协调分散与集中的予盾•注重整全流程最优的系统思想•实现从职能管理到面向业务流程管理的转变•建立扁平化组织5.基于IT手段的业务流程优化•利用信息系统按业务流程组成虚拟的“团队”,提高对客户需求的反应速度•生产计划与相应的组织功能改进•生产过程中的信息反馈功能改进•借助实施ERP系统实现资金流与物流的统一，从根本上理顺资金流与物流的关系•建立了企业供需链，从宏观的角度实现本企业与整个生产环境的优化6.业务流程优化工作计划•1.调研（深度访谈、调查问卷、流程跟踪、资料分析）•2.流程诊断（表述现有流程，分析现有流程）•3.设计新流程（设计新的流程，设计新的人力结构，设计结合信息系统新的人机交互流程）•4.实施新流程（培训，实施，规章制度）•5.流程评估（监测新流程的运营状况，评估新流程是否达到了预期的目标）•6.持续改善（新的流程持续改善，重组其他流程）7.选择现有的关键业务流程方法•绩效重要性矩阵•成本-收益矩阵•学习五角星法•流程优先矩阵•纺锤法Q——————企业发展的核心问题P1。。。Pn—与企业发展的核心问题相关的业务流程，即企业关键业务流程P1’。。。Pn’—优化后的业务流程Q’————得到解决的核心问题7.选择现有的关键业务流程方法——纺锤法从企业核心问题出发，选择出关键业务流程，分析这些流程的现状及存在问题，形成对企业关键业务流程的诊断结果；再对关键业务流程进行优化形成关键业务流程的优化方案，优化后的流程形成为对企业核心问题的解决方案。形状：象一个梭状的纺锤说明：从问题出发，选择关键流程，优化后的流程形成为对问题的解决方案Q’优点：不是为了流程而流程，而是一直面向实际问题的解决，这样容易圈定流程范围，控制工作量，继而把优化工作做深入企业发展中的核心问题•及时交货–如何加速从订单接收到发货给客户的过程？--优化流程，消除无效环节，加速流程进展–如何保证齐套？如何解决缺件问题?—科学计划，快速反应–……•降低成本–用少的物资储备完成大的销售需求?加速库存周转，堵住资金缺口?......•理顺应收–帐目清楚，信息实时，信誉管控•保证产品质量–设计规范化，模块化设计–生产过程中全面质量管理的控制方法–科学计划，理顺计划与生产，保证生产顺畅，少出现加班、救火现象–建立信息化质量追溯机制，事后落实责任，便于激励以保证质量8.流程诊断——现有流程表述方法•现有流程表述方法——泳道流程图生产计划编制物料采购部总调室半成品生产计划成品生产计划总计划销售总计划审料清单传票Y整机及配件计划下达传票(各车间)装泵/配套件传票本月形成传票，即派工单分批量给工程号4登记拆成单件(根)第三个月装泵配件半成品传票去采购供应部审料传票有料定额员填写工时材料定额三个月的整机计划及两个月的配件计划-库存+安全库存一在制+废品量考虑批量收集信息：库存、在制及已发货情况；考虑库存、在制及已发货情况进行销售计划的编制返回有料传票综合汇总分区计划员收集的预测信息采购料到8.流程诊断——现有流程问题的分析方法•可消除的冗余的流程作业任务–重复的信息处理的作业任务–重复的信息传递的作业任务•可整合的分散执行的作业任务–分散于不同职能部门，由许多专业人员完成的多种活动•可简化的繁锁、庞杂的作业任务–繁锁、庞杂的作业任务，如:统计、计算等作业任务•可细化的粗糙的流程作业任务–比如生产计划与成本核算等作业任务现有业务流程存在问题—计划编制与下达生产计划编制物料采购部总调室半成品生产计划成品生产计划总计划销售总计划审料清单传票Y整机及配件计划下达传票(各车间)装泵/配套件传票本月形成传票，即派工单分批量给工程号4登记拆成单件(根)第三个月装泵配件半成品传票去采购供应部审料传票有料定额员填写工时材料定额三个月的整机计划及两个月的配件计划-库存+安全库存一在制+废品量考虑批量收集信息：库存、在制及已发货情况；考虑库存、在制及已发货情况进行销售计划的编制返回有料传票综合汇总分区计划员收集的预测信息采购料到计划环节多，市场需求到生产的信息传递不能快速及时。收集发货、在制、库存信息的过程耗时费力考虑发货、在制、库存情况制定销售计划是一个复杂过程，必造成市场需求到生产信息传递的时间延缓准确性低也是手工计划的一个固有问题建议：•订单+预测信息传递到生产，再由生产计划人员统一考虑库存、在制，节省时间、加速流程•计划跨度大，不利于及时交货，可对计划进行细化，比如先细到周•计划细度不够，月计划未分先后，会造成执行过程各分厂挑着做，使得先完工的不是客户先要的，客户想要的不能及时产出，无法及时交货，履约率低下•未细分的计划增加了物料资金占用手工计划效能不足，编制复杂，更无法对市场变化快速反应，变化导致生产组织困难这几个环节耗用大量时间，投入大量人力，生产计划占用的时间越来越长，严重影响及时交货，计划效率低下成为企业发展的拦路虎审料时可能产生紧急采购生产计划在实际执行中演变为投入计划，没有完成时间的概念，与市场需求脱节，无法保证交货期重复的信息登记、打印、传递环节延误计划下达合同订单9.设计新流程——原则•消除–消除部分冗余的流程作业任务，提高流程执行的准确性和效率•整合–将原来几种分散执行的作业任务，压缩成一个流程作业任务•简化–将原有繁锁的、庞杂的作业任务，去繁就简，强化关键作业•细化–将原来粗糙的作业任务细化处理，实现必要的精细化管理目标9.设计新流程——新的人力结构•新的人力资源结构是与设计的新流程相匹配的组织机构、绩效考核机制的调整。•应按上述新流程设计原则进行相应的组织机构的调，并给出绩效考核方面的建议•比如：整合库存管理、加强车间运输职能、整合总计划与总调度岗位等。9.设计新流程——结合信息系统新的人机交互流程•结合信息系统新的人机交互流程是对未来应用场景的一个展现，同时也是相应规章、操作规程制定的基础，新流程是咨询公司与企业共同智慧的结晶，描述新流程应注意以下几点内容：–流程图：描述细化到岗位–流程描述：流程图的说明补充，包括详细的流程步骤文字描述–新流程要点：阐述清楚并与现有流程进行对比–优化效果：结合流程诊断问题谈新流程的解决效果9.设计新流程——结合信息系统新的人机交互流程•举例：–优化业务流程—计划编制与下达(优化)优化业务流程—计划编制与下达(优化)计划编制与下达委外生产BOM、物料档案维护销售采购/外协主计划员产品技术转化配套明细制作并下达采购订单填写配套明细中物料的提前期销售预测计划销售预测准备BOM、工艺路线及定额、配套明细提供提前期给技术采购订单制作并下达生产订单通知技术转化销售预测录入销售订单录入销售合同(OA)录入物料档案、BOM、工艺路线需求规划销售生产订单变更销售与技术出变更规定编制MRP计划基础数据制作并下达委外订单委外订单1234578691011优化业务流程—计划编制与下达--流程描述流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单1.通过OA系统的销售合同评审确定签字后传递给生产计划主计划员合同内容2.主计划员通知技术部进行技术转化3.技术部相关人员进行技术转化工作，并将配套明细传递给物资采购部进行采购提前期的确定合同内容物料码、BOM、工艺路线、工时定额、配套明细4.技术部相关人员在系统中录入物料档案、BOM、工艺路线及自制件提前期等6.销售总计划定期制定销售预测5.销售部门在系统中录入销售订单7.生产计划主计划员在系统中录入销售预测8.生产计划主计划员在系统中运行MRP计划编制功能产生相应生产计划，调整计划开完工日期使计划可行9.制作并下达生产订单生产订单10.采购计划员依MRP计划结果制作并下达采购订单采购订单11.委外计划员依MRP计划结果制作并下达委外订单委外订单优化业务流程—计划编制与下达--流程要点•统一的计划系统——生成统一的计划的依据是技术部根据销售订单确定的每台设备的生产BOM，按照生产BOM中零部件的名称、数量、和交货期，ERP系统依据MRP方法，产生自制件生产计划、采购计划、委外计划•取消手工状态下的挂钩计划、毛坯计划•销售计划按周预测、成装按日执行、机加与铸造按周进行优化业务流程—计划编制与下达--优化效果•一套科学、准确、快速反应的生产计划和控制的方法----MRP系统。它将最终产品的生产进度和数量，按零件的提前期和合理的批量，编制各分厂的生产作业计划、委外计划、采购计划。使各分厂、部门生产或毛坯、零部件在时间和数量上做到准确衔接，最大限度的压缩生产和采购提前期、减少在制品、节约生产流动资金、压缩生产制造周期。从而提高企业的多品种小批量生产的组织能力。•当客户定单需求发生变化或因收到紧急定单而发生插单情况时，信息化工具，可使企业对未来生产状况进行快速模拟，自动依据当前库存、在制等资源状况对生产计划内容进行合理调整。•无法快速响应变化的问题主要是因计划调整困难所导致，这种变化主要来自于客户需求，另外还有企业突发问题(如：设备人员等产生的拖期)等，运用MRP计划方法及信息技术手段就可以做到快速变化。10.业务流程优化报告•要点：–现有流程与新流程逐项对比说明–下一步要做的工作描述–建设信息化目标的描述•举例：SJZ业务流程优化报告SJZ工业泵厂业务流程优化报告主要内容1.流程优化思路2.SJZ工业泵厂发展中的核心问题3.现有业务流程及存在问题(4.优化业务流程方案)5.配套的组织机构优化及职能调整建议6.SJZ工业泵厂存在的问题总结7.SJZ工业泵厂优势分析8.业务流程优化实施及持续改进9.信息化建设目标1.流程优化的思路—工作方法•1.调研（深度访谈、调查问卷、流程跟踪、资料分析）•2.流程诊断（表述现有流程，分析现有流程）•3.设计新流程（设计新的流程，设计新的人力结构，设计结合信息系统新的人机交互流程）•4.实施新流程（培训，实施，规章制度）•5.流程评估（监测新流程的运营状况，评估新流程是否达到了预期的目标）•6.持续改善（新的流程持续改善，重组其他流程）1.流程优化的思路--渐进改良法•渐进改良法：分析理解现有流程，在现有流程基础上进行改进并建立新流程是与ERP系统建立相配套的管理咨询活动企业建立和实施ERP就是进行企业业务流程改进•利用系统按流程组成虚拟的“团队”,提高对客户需求的反应速度•生产计划与相应的组织功能改进•生产过程中的信息反馈功能改进•借助实施ERP系统实现资金流与物流的统一，从根本上理顺资金流与物流的关系建立ERP系统，实现信