基于信息资源的电子文件管理(理论讲解篇)

基于信息资源的电子文件管理——理论讲解篇“古无纸，故用简，非主于敬也。今诸用简者，皆以黄纸代之。3主要内容电子文件与信息资源电子文件管理的特点与原则电子文件管理的重点与难点电子文件管理模式的选择电子文件管理流程的构建与管理方法配套建设管理技术4电子文件与信息资源电子文件是原始性的记录信息真实的凭证性信息显性的知识信息美国情报学专家伊恩•戈登指出，企业所需信息资源的80%来自于企业内部，其中绝大部分又主要来自于文件。独特的、不可替代的一种信息资源数量激增05,000,00010,000,00015,000,00020,000,00025,000,00030,000,00035,000,0001970-19881989-1995Reagan/BushClintonNARAElectronicRecordsHoldings1101001,00010,000100,0001,000,00010,000,000100,000,0001,000,000,0001970198919992009Files电子文件的真实性7电子合同电子文件的产生传统的：电子公文，数码照片，多媒体文件独特的（应用领域）：电子邮件，博客与微博，QQ，手机终端。。。。。文件管理的社会化NARA11电子文件管理的特点与原则什么是电子文件？电子文件=电子+文件电子文件的类型：文本文件、数据库文件、程序文件、图形文件、图像文件、视频文件、声音文件（多媒体文件、超级文本文件）电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。12为什么要管理电子文件？正——需求反——风险Computer13正：电子文件管理的“应需而生”电子文件自身的特点管理电子文件的各种需求14纸质文件是稳定的（stable）、永久的（permanent）、静态的（static）、消极的（inactive）、固定的（fixed）、严格的（rigid）电子文件是不稳定的（unstable）、非永久的（impermanent）、动态的（dynamic）、积极的（active）、交互式的（interactive）、流动的（fluid）、可变的（transformable）15电子文件的“七大”特点1.信息的非人工识读性2.系统依赖性3.信息与特定载体之间的可分离性4.信息的易变性5.信息存储的高密度性6.多种信息媒体的集成性7.信息的可操作性一些纸质文档管理办法在电子环境中面临困境！格式多样化示例：软件之间的不兼容18现状•多种信息系统•不同信息组织结构•格式多样•元数据差异•非结构化数据•异构软硬件体系“原件”电子文件的真实性——虎照门管理电子文件的各种需求新观念风险管理成本管理资产管理集成管理新管理原则统一管理全程管理规范标准便于利用安全保密存储“神话”云存储中国首台千万亿次超级计算机“天河一号”，共享存储总容量为１ＰＢ。按国内数字图书馆应用软件的图片格式ＰＤＧ为例计算，如果平均每册书大小约１０ＭＢ的话，“天河一号”的存储量相当于４个国家图书馆（藏书量为２７００万册）之和，能够为全国每人储存一张大小接近１ＭＢ的照片。23反：电子文件管理不当导致的风险重要电子文件的流失电子文件的真实性得不到广泛认可电子文件的安全性无法保障电子文件的利用不畅24重要电子文件的流失收集不到收集不全收集不实25电子文件的真实性得不到广泛认可电子真实性的法律认可电子档案长期可用性的维护26电子文件的利用不畅对电子文件命名没有规范，导致重名、检索困难。对电子文件格式未做规定，导致难以交换。对数据迁移缺乏规则，无法保证电子文件的长期可读。缺乏相应的权限控制措施，导致电子文件内容失密。27电子文件管理风险的自我评估形成阶段保存阶段不真实不完整不准确不安全不真实不完整不可用业务系统设计制度组织人员环境反思：电子文件管理方法体系存在重大缺陷跟从业务而非支撑业务自下而上而非自上而下分段交叉而非全程统一简单粗放而非细致规范29电子文件管理的原则全程管理原则前端控制原则质量控制原则制度保障原则集成管理原则真实性完整性可用性安全性30