如何制定部门的工作计划

如何制定部门工作计划主要内容•一、管理者必备技能之计划管理•二、如何制定好部门工作计划•三、如何有效提高本部门KPI•四、解决问题常见方法2/47什么是管理？•管理不等于指挥、控制或约束；更不是用权力、威胁、利益引诱让他人服从•管理是通过他人达成组织目标；•管理者是动员他人实现自己的想法的人。–管理是借力，是对自身资源的一种放大术，是四两拨千斤的技术；–管理是交换，但又不仅仅是交换。3/47目标管理组织好部属自我认知时间管理角色认知组织好自己绩效管理人员管理团队管理计划管理在职辅导解决问题授权绩效评估激励沟通员工职业生涯规划建立有效的工作关系管理者凭什么管理？影响团队文化目标管理与计划管理是合格管理者的基本技能4/47为什么要做计划计划管理是企业内部管理的主要手段计划是对未来活动所作的事前安排、预测和应变处理。在一个组织中，计划工作是管理的首要职能，其他工作都只有在确定了目标、制订了计划以后才能开展，并围绕着计划的变化而变化。计划工作的核心内容是目标的明确和计划的制订。“预则立，不预则废”计划是一种生存策略，它可以让你获得更多的成功机会。计划并不能保证你成功，但能让你为将来作好准备。5/47有效地计划是一切成功的首要条件通过清楚地确定目标和如何实现这些目标，可为我们的行动提供一幅路线图或行动图，从而减少不确定性和模糊性，并对有限资源作出合理的分配；通过清楚地说明任务与目标之间的关系，可以制订出指导日常决策的原则，并培养计划执行者的主人翁精神和责任心；由于目标、任务和责任的明确，可使计划得以较快和较顺利地实施，并提高经营效率；借助计划可克服由于资源的短缺和未来情况的不确定性所带来的困难，使一些本来无法或难以有效实现的目标得以实现。6/47功能作用管理者必须明确计划对于其管理的功能和作用明确方向明确目标明确路径明确执行方法明确责任明确衡量方法集中资源行动指南减少不确定性提高效率提高积极性体会成就和价值7/47优秀职业经理之路优秀的职业经理–1、部门目标及工作计划制订–2、员工目标设计及调整–3、绩效体系操作–4、绩效面谈、员工指导•现状–多数是依据上面的指示，被动执行–简单完成本职工作，大部份忙于救火–维持现状观念转变•职业经理–主动计划、实施、领导、控制本部门的工作，并推动公司的发展–不断改进部门内部的工作与流程，以求更有效率、更创新地完成工作–进行深入的绩效指导，根据人员素质和职能要求，应用合适的管理方法和激励–1、职业经理长期培训计划–2、应用新的方法–3、实践、参观学习8/47首要前提：更多时间思考和规划•成果导向，你要尽可能解决问题–“勤奋”≠“效率”；–“数量”≠“收益”；–“工作量”≠“绩效”•想清楚再动，事半功倍–要从“我那有时间思考！”变为“我必须好好想想！”。•磨刀不误砍柴工9/47•二、如何制定好部门工作计划10/47永亨织带2006年公司经营计划基本编制原则计划编制的一般性原则－－－SMART原则各项计划编制的原则S——具体的（Specific）M——可衡量的（Measurable）A——可达到的（Attainable）R——相关的（Relevant）T——有时限的（Time-based）以市场为导向，以产品调整为主线有计划快速增长以销定产、以产促销沟通协调预算控制11/47永亨织带公司及部门计划关系永亨织带发展规划永亨织带2006年年度经营计划销售计划生产计划质量计划新产品计划人力规划培训计划成本计划管理计划部门费用计划采购计划公司层面部门层面2006年年度工作规划部门年度工作计划12/47部门层面公司层面公司年度经营计划及部门年度分项计划编制的逻辑程序与时间顺序1。确定总目标3．整合预测4．总体计划差距6．平衡并确定9．整合各部门年度计划11．公司年度经营计划2．制订分项计划，详尽预测5．各部门差距8．部门年度工作计划初稿10．部门年度工作计划7．部门目标计划时间进度计划层次13/471、理解公司目标和方针部门年度工作计划的编制建议（一）公司年度目标年度目标制订说明公司目标分解表3、部门年度总结完成业绩、成绩总结经验存在不足需加强地方4、经营计划分项计划编制2、部门能力与资源分析部门设备能力分析部门人员能力分析部门业务管理水平分析部门内部资源分析完成部门年度目标匹配度分析制订达成目标的策略制订细节的措施制订具体行动计划明确达成目标的假设前提资源及配合要求部门年度工作计划的编制建议（二）7、确定部门年度工作行动主要工作行动行动目的行动主要内容参与部门及负责人执行步骤及时间安排行动结果8、部门年度资源需求人员需求计划资金需求计划技术支持计划技能学习计划5、部门目标确定后明确关键环节部门目标达成计划改进计划需加强地方6、部门年度规划部门角色定位部门职能发展部门提高方面部门新年度打算例：企业策划部下半年工作规划工作职责工作目标达成路径主要事项时间安排企业规划（协助总裁）探索一条科学清晰的适合XXX发展的道路，建立一套高效的企业运行机制熟悉国内外软件企业发展政策环境，借鉴国内外同行业发展经验，结合公司实际状况，对公司发展进行全面分析研讨，并制订清晰可行的发展规划，力求把现有资源最良好运行1、国内外软件公司发展状况分析8月份2、诊断当前公司规范化运作过程中的缺项，提出相应工作要求8月份3、XXX公司发展规划（近期、远景）9月份4、制订《XXX公司经营管理手册》（总部及子公司运行模式）春节前品牌运作全面策划并创建公司品牌，使之成为国内业界第一品牌，为XXX走向世界打下坚实基础1、品牌策划指导思想：在大众化基础之上，走个性化道路；在智力技术型基础之上，走长期服务化道路；在外部专业公司（人员）指导下，主要依靠公司内部力量完成1、品牌整体策划，制订《XXX公司品牌手册》（包括品牌定位、品牌内涵、品牌推广等，粗稿，以后修订）8-9月份2、CI手册（VI、BI、SI）10-11月份3、员工手册（理念、目标、价值观、经营准则、行为准则、行为规范……）9月2、品牌推广软件公司特点：智力密集型的企业，往往理性较强，感性稍弱。指导思想：初期以软性的、感性的、公关性的推广方式为主；4、对内对外公关宣传（政府、协会、行业、媒体）连续5、制作新版《XXX公司宣传手册》、VCD等11月份3、品牌提升指导思想：突出国际化特色，加大硬性宣传力度6、制作XXX公司各相关《产品宣传手册》待定企业文化提升提升XXX企业文化理念，根据公司特点，建立一套良好的推广、运行模式，增强企业凝聚力提升理念推广实施：（主要通过：EIS系统，VI，网站，培训，活动等实现）1、提升公司企业文化理念，并制作《企业文化手册》9月2、维护企业网站和EIS系统企业文化相关内容连续3、进行以企业文化为主的专题培训待定4、举办企业文化活动连续5、进行室内装修8月16/47计划编制的工具之一：鱼骨图营销计划编制中鱼骨图方法的应用市场分析营销部年度工作目标。。。竞争对手数据收集数据分析行业政策分析销售执行差旅费用控制订单成功率发货管理客户管理客户需求发掘客户数据维护客户关系维护。。。发货管理产成品库管理17/47计划编制的工具之二：问题树短期贷款利率费用的代价有多大？我们是否应该对采购支付政策进行调整。。。抹帐所影响的价格和品位代价？实际需要的资金从哪里来？实际的资金需求量有多大？可以增加的其他支付方式有哪些？每一种方式实际的成本有多大？当期的现金流入、流出有多少？异常需求可能发生在哪些环节？当期预计的净现金是否充足？预计的资金来源还有哪些？问题一级子问题三级子问题是否可以考虑增加10％的其他支付方式？是否可以实现100％的现款支付？二级子问题18/47三、如何有效提高部门KPI提高本部门KPI的途径和方法研讨KPI分析和策略制定公司经营目标部门职责具体标准组织实施KPI分析绩效考核绩效辅导固化经验对策项目改进行动时间管理分主次抓缓急授权关键结果/主要目标团队目标SMART任务书岗位目标执行面谈辅导计划控制达成/提高KPI的有效途径岗位职责检查指导解决问题绩效改进绩效面谈表扬/指导员工发展计划激励更多培训机会KPI提升计划20/47一、从细致的规划本部门工作开始•1、领导本部门制定的挑战标准•2、围绕KPI思考对策措施及行动步骤•3、内部授权及所负的责任•4、运用甘特图画出月度工作总进度表•5、确定关键控制点•6、细化行动计划，明确责任人和追踪时间•7、编制工作计划，借助他人的力量•8、控制任务达成帮助员工搞清楚他们“该做什么”，“如何做”“做到什么程度”21/473.工作任务检查2.工作计划1.工作目标/KPI例1：人力资源部工作规划GSM4.资源22/471、设立内部工作目标/KPI考核项目KPI目标或标准3月达成目标值4月本部门目标1.1绩效考核数据准确率=3项5=3项1.2关键员工流失率10%001.3培训计划达成率85%85.67%90%1.4部门费用预算达成率±10%130%105%1.5重大事故发生次数0001.6绩效管理计划完成度100%70%详见周计划完成情况,14周计划3项未按时完成90%1.7员工招聘及时率60%72%80%1.8员工满意度（含行政后勤）70%本月不核算75%23/471.2制定对策措施KPI现状或问题点对策措施完成期限负责主管部门展开编号指标名称内部标准措施编号对策项目齐中奋范少玲林虎伍茂文李小龙1.1绩效考核数据准确率=3项提交指标没有统计标准，不能保证统计方法合理1.1A组织制定所有指标统计标准及统计说明，确保统计口径准确4.27齐中奋组织协助说明准确各部门没有做到日常记录和收集，难免考核时拼凑数据1.1B日常督促各部门养成记录和收集习惯5.5伍茂文定期检查没有对提供数据进行真实性验证1.1C依据收集流程进行审查，保证50%抽查率5.10伍茂文抽查检验各部门提供指标准确率很难控制在3项以内1.1D经对4月指标审核后，召开会议较正,提高准确率5.14齐中奋1.2关键员工流失率0公司关键员工很稳定，此项指标没有太大意义1.2A建议委员会调整为员工流失率，标准由历史数据分析制定4.30范少玲审核1.3培训计划达成率90%培训项目按计划完成，但员工参与不够，1.3A制定/调整培训计划，更有需要4.30范少玲计划审核95%1.3B加强培训制度监督，保证员工参与并达到基本目的李小龙检查记录/次1.4部门费用预算达成率105%部门费用预算计划公司没有组织编制，此项无法考核1.4A配合财务部制定制度，由历史数据分析制定人工成本、办公费用审核标准6.30林虎审核人工成本标准办公费用100%1.4B制定预算培训教材及模板6.30范少玲审较说明24/471.2对策措施2KPI现状或问题点对策措施完成期限负责主管部门展开编号指标名称内部标准措施编号对策项目齐中奋范少玲林虎伍茂文李小龙1.5重大事故发生次数0员工疲劳作业，发生事故可能性机率增加1.5A加强日常作业检查5.5伍茂文一次/日1.5B提醒各部门安全管理，自查隐患5.5伍茂文1.6绩效管理计划完成度90%因参与配合、目前业务量大、不可控因素等导致绩效计划不能按时完成，且完成质量不好1.6A持续的观念培训，明确正式实施期限5.10齐中奋1.6B主动协助各部门，要求严格执行计划，做到日清日洁5.10齐中奋工程部市场部人力资源部财务部生产部品质部1.6C会议集中解决绩效管理问题5.10齐中奋1.7员工招聘及时率80%及时率较低，不能提供快速人力资源供给1.7A提高人力资源规划能力，预测需求范少玲1.8员工满意度（含行政后勤）75%员工对后勤特别是伙食满意度低,原因伙食标准：1.8A加热晚餐员工不适应投诉，用投诉方式无法得到真实的数据1.8B设计调查表及调查方法25/472.1确定月度部门工作进度表GSM本月项目4.285.25.95.165.235.3017—18—19—20—21—22周1绩效考核完成考核职位数据收集表格，流程进一步完善2全面考核准备/检查3考核指