制作Excel表格简易教程

1制作Excel表格简易教程贾庆山2004年8月10日本教程主要讲授使用MicrosoftExcel2002进行基本的表格制作。本教程图文并茂，读者可以对照学习使用。鉴于MicrosoftExcel系列软件的兼容性和界面的一致性，本教程对于使用其他版本的MicrosoftExcel软件也有一定的参考价值。第1章：引言制作Excel表格，将表格实现电子化，可以方便数据的保存与统计，极大提高办公的效率，是实现办公自动化的基础技术。MicrosoftExcel软件的功能是强大的，但是本教程集中介绍最基础的部分。使用这些基础功能，已经可以满足目前办公自动化中的大部分需求。下文从两方面介绍：如何创建一个最简单的表格，如何利用Excel的统计功能。每个功能的实现都分步列出，同时给出相应的操作示意图，方便读者对照执行。第2章：创建表格首先需要安装MicrosoftExcel2002。之后运行该软件。方法：从开始菜单的程序列表中可以找到MicrosoftExcel（图2.1）。单击鼠标右键运行。此时程序自动创建一个空白表格（图2.2）。图2.1：运行MicrosoftExcel2002。2图2.2：程序自动创建的空白表格。图2.3：保存Excel表格。3一个表格由许多行（用阿拉伯数字标识）和列（用英文字母标识）组成。每个小格子叫做单元格。用鼠标左键单击选中某一个单元格，就可以直接在其中输入文字或者数字。第二步，保存表格。方法：在窗口上部菜单栏中选择“文件”－“保存”，然后会弹出一个对话框，要求输入保存的位置和文件名（图2.3）。选择合适的文件名和位置后选择“保存”，就完成保存当前的表格了。第三步，调整单元格大小。在表格中，有的格子比较大，用来保存较长的文字或数字；有的格子和其他几个格子一样宽（例如标题栏）。而自动生成的表格中每个单元格的大小都是完全相同的。要调整单元格的大小，操作起来非常简单。方法：如要调整单元格的宽度，将鼠标移动到英文字母（A,B,C…）标识栏中相邻两列之间，会看见鼠标变成一个横的双向箭头中间有一个竖杠。此时按住鼠标左键，左右拖动，可以调整一列的宽度，至合适的位置时放开鼠标左键，则一列中所有单元格的宽度就被调整至所需的大小了（图2.4）。类似的，将鼠标移到窗口左侧的数字标识栏中相邻两行之间，会看见鼠标变成一个竖的双向箭头中间有一个横杠。此时按住鼠标左键，上下拖动，可以调整一行的高度，至合适的位置时放开鼠标左键，则一行中所有单元格的高度就被调整至所需的大小了（图2.5）。图2.4：调整单元格的宽度。下面介绍如何调整一个单元格的宽度、高度到其他几个单元格宽度、高度之和。这项功能一般用于表示表格中一项内容可以包含几个小项（例如：一个季度的收入可以分成三个月的月收入）。这时，需要通过合并几个小的单元格为一个大单元格来实现。方法：选中希望合并的单元格，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单列表中选择“设置单元格格式”（图2.6）。在弹出的对话框中选择“对齐”，然后在设置栏中选中“合并单元格”（图2.7），选择“确定”即可将原先选中的单元格合并成一个单元格（图2.8）。4图2.5：调整单元格的高度。图2.6：设置单元格格式。5图2.7：合并单元格。图2.8：合并单元格后第一行的左边三个单元格合并成一个大单元格了。6有时需要对一个制作中的表格进行修改，例如要插入或者删除某行、某列、某单元格。如果只是删除单元格中的内容，只需用选中相应单元格后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“清除内容”即可。如果要删除某行、某列、或者某单元格，只需选中那一行、列或者单元格，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“删除”，会弹出一个对话框要求确定是删除一行、一列、还是一个单元格（图2.9）。如果删除单元格，需要选择删除后对原来表格的修改方式。有两种选择。其一是让该单元格右侧的单元格顺次左移一列；另一种是让该单元格下方的单元格依次上移一行。按照需要选择即可。插入和删除的操作类似，这里不再赘述。图2.9：删除一个单元格。有时需要调节一个单元格的边框的颜色、宽度等等。这个也可以在“设置单元格格式”中通过选择“边框”然后挑选合适的样式来实现。这里不再详细介绍。至此我们已经学习了如何制作一张Excel表格。需要说明的是，一个Excel文件中可以包含多张表格。请注意在窗口下方有“sheet1”、“sheet2”、“sheet3”等，这些分别表示“表一”、“表二”、“表三”。用鼠标左键单击选中不同的表格就可以显示相应的内容。还可以通过双击表名来修改表格名称。例如在图2.9中一个Excel文件中就包含了“全部工业总产值”、“主要工业产品产量”、“农业”、“教育”和“卫生”五张表。第3章：基本统计方法3.1.四则运算Excel表格的一个重要功能是统计功能。在本章我们从常用的四则运算入手介绍一种通用的利用Excel表格进行计算的方法。7表格统计中的一项常用计算是求和。下面我们用一个例子来说明。例如，在图2.9所示的表格中我们想统计从1989年到2002年一共生产了多少万件服装（就是表格中最后一列中数字之和）。方法：选中最后一列中的相应数字，然后点击屏幕上方工具栏中的S符号，就可以在最后一列最后一行下面的单元格中出现一个数字21041。这就是所要求取的总和。选中这个单元格，可以在窗口上部的函数栏（fx）中看见一个表达式=SUM(I3:I16)（图3.1）。这其实就是Excel表格通用的计算方法——用表达式来计算。只不过对于常用的计算，MicrosoftExcel软件已经集成为不同的函数。这里使用的对不同列求和的函数就是SUM（）函数。括号中的I3和I16表示第I列的第3行和第16行，中间的冒号表示从第3行到第16行。所以，合在一起SUM（I3:I16）表示对第I列从第3行到第16行的数字求和。图3.1：在Excel表格中求和。另一个常用的函数是求平均函数AVERAGE（）。例如，我们可以选中第I列第17行的单元格（用I17）表示。然后再在窗口上部的函数栏中输入=AVERAGE(I3:I16)，这样就可以求第I列从第3行到第16行的所有数字的算术平均值，并将结果保存在I17单元格中。利用这种表达式的方式可以对Excel表格中任意元素进行四则运算，并且将结果保存在任意指定的单元格中。只需先选中欲保存计算结果的单元格，然后输入等号，此时就进入函数栏输入状态。输入想计算的表达式，按回车就可以得到结果。在输入表达式时，每个单元格用“列字母行数字”的格式表示。可以直接在函数栏中输入代表某个单元格的“列字母行数字”，也可以直接用鼠标选中相应单元格，就会在函数栏中出现相应的“列字母行数字”。3.2.排序除了四则计算，另一种常用的统计方法是排序。例如：我们需要将图2.9中的表格按照每年的服装产量进行排序。方法：选中表格中任意一个单元格，选择窗口上部菜单栏中“数8图3.2：排序。图3.3：按每年服装产量升序排序结果。9据”－“排序”，然后会弹出一个对话框（图3.2），要求选择“主要关键字”、“第二关键字”和“第三关键字”。这里关键字只按照什么来排序。而第二关键字是为了在主要关键字取值相同时来进一步区分不同年份。第三关键字依次类推。选择合适的关键字后，按确定，就可以得到按照要求排序的结果。例如，我们把按照每年服装产量排序的结果显示在图3.3中。3.3.作图Excel表格提供了非常简单的作图工具，可以画折线图、直方图、饼图等。这里我们介绍一般步骤。例如：我们想绘制出图2.9中从1989年到2002年13年间每年服装产量的变化折线图。方法：首先，我们选中这13年的服装产量，就是第I列从第3行到第16行的数字。然后选中窗口上部工具栏中的一个小直方图图标，就可以弹出一个对话框——图表向导（图3.4）。在图表向导中列出了不同的图表类型和子类型。这里我们选择“折线图”，并且图3.4：用图表向导作图。选择了一种子类型。然后按“完成”，可以产生相应的折线图（图3.5）。下面我们给这幅图加上坐标名称和整幅图的标题。方法：用鼠标右键选中该图，在弹出的菜单列表中选择“图表选项”，之后可以弹出图表的细节选项（图3.6）。在相应位置输入“图表标题”以及横轴（X轴）和纵轴（Y轴）的标题就可以了。第4章：小结本教程简单介绍了使用MicrosoftExcel2002创建Excel表格，并进行简单统计功能的一般步骤，包括求和、求平均、排序、作图等等。对照本教程的图示，读者可以一步步学会上10述基本操作。总和利用这些基本操作可以完成绝大部分的办公需求。图3.5：生成的简单折线图。图3.6：细节设置图表选项。