合同管理制度

1编号：ZSNY-XZZX-2015-001合同管理制度制定部门：行政中心审核：刘守廷审批：实施日期：2015年9月份内蒙古正时生态农业有限公司行政中心发布2内蒙古正时生态农业有限公司合同管理制度第一章总则第一条目的：为规范公司合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，特制定本制度。第二条适用范围：公司及下属分公司、子公司与公司外各类法人、自然人、其它组织进行各类经济活动和非经济活动所签订的各类合同、协议、章程等均遵守本办法。公司内部签订的各种协议及劳动合同的管理，不适用本办法第二章合同管理及职责第三条公司总裁在董事会授权范围内负责公司各类合同的审批。第四条采供中心负责采购合同的草拟、审查、谈判及根据公司法定代表人授权签订采购合同。第五条项目部负责工程项目相关的合同草拟、审查、谈判及根据公司法定代表人授权签订合同。第六条各事业部负责本事业部的销售合同的草拟、审查、谈判及根据公司法定代表人授权签订合同。第七条行政中心负责公司各类合同的管理工作，具体职责：31、负责除采购合同、工程项目、销售合同以外，其他各类合同的谈判工作并根据公司法定代表人的授权签订合同；2、负责制定统一合同文本；3、负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理；4、负责与律师、财务中心沟通对各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查；5、负责合同纠纷的处理（对接律师）；6、负责合同的档案管理；7、负责本制度的监督执行。第八条财务中心在合同管理中的职责：1、配合行政中心对合同进行审查；2、对确属我公司签订并合法生效的合同，财务中心应及时结算、报销付款。3、对不按规定使用合同专用章或以部门名义对外签订的合同，财务中心可暂不予结算并及时通知行政中心对合同的有效性进行审查。4、我方先履行付款义务，有预付款或分批付款的合同，未见我方签字、盖章的书面合同原件，财务中心不予付款。5、对方需先履行义务，我方主要是付款义务的合同没有充分证据表明对方已完全履行合同义务的，财务中心不予付款。第三章合同的签订第九条合同的主体41、订立合同的主体必须是公司及所属子公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、子公司等不得擅自签订合同。2、订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相附的合同3、公司一般不与自然人签订合同，确有必要签订合同，应经公司总裁同意。供应牧草的自然人除外。第九条合同的形式：1、订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。2、“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。第十条合同的内容：1、当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。2、合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。3、数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。54、质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。5、价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。6、履行期限、地点和方式：履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。7、合同的担保：合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。8、合同的解释：合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。9、保密条款：对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。10、合同联系制度：履行期限长的重大合同应当约定合同双方联系制度。11、违约责任：根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。12、解决争议的方式：解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可6选择第三地仲裁机构。第十二条签订合同的工作程序：1、签订合同前，相关责任人或公司指定的其他谈判人员应按照本制度第九条对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。2、采购、工程建设、销售合同分别由采供中心负责人、项目部负责人、相应的事业部负责人与对方当事人商谈后拟好合同条款，附《合同签约审报表》报总裁审批行政中心盖合同专用章，必要时，由总裁指定责任人员对合同进行合法性审查。3、除采购、工程建设、销售合同以外的合同由总裁指定责任人员会同相关部门与对方当事人进行商谈，拟好合同条款，附《合同签约申报表》报总裁审批，由行政中心加盖合同专用章。4、法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由总裁办依法及时办理。5、合同正式签订后，合同文本应当随《合同签约申报表》交存公司行政中心统一保管，合同订立部门应复印存档一份，如需要付款的合同应交财务中心待付款完成后又财务部交行政中心统一保管。第四章合同的变更、解除第十三条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。7第十二条存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同1、因不可抗力致使不能实现合同目的；2、在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；3、对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；4、对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；5、法律规定的其他情形。第十四条变更或解除的合同，应当采用书面形式（包括书信、电报）；第十五条变更或解除合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理；第五章合同的履行第十六条公司及所属公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。第十七条在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交留本事业部备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。履行采购合同付款时应由对方当事人出具增值税发票，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票或银行转账付款，不允许以现金形式支付。第十八条在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司行政中8心处理。1、经营状况严重恶化；2、转移财产，抽逃资金，以逃避债务；3、丧失商业信誉；4、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；第十九条债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认：1、在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；2、在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。第六章合同纠纷的调解、仲裁和诉讼第二十条合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。第二十一条合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意见或对方当事人无意协商解决的，经办部门应及时书面报告总裁办，并拟定处理意见，报总裁办决定。如对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司行政中心。第二十二条公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，经办部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司行政中心。第七章合同的日常管理9第二十三条公司实行二级合同管理，公司行政中心全面负责公司的合同管理；合同经办部门负责所在部门的合同管理（一般为复印件）。第二十四条公司的合同专用章由行政中心专人管理，公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，如因特殊情况需将合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同携带出差，必须由总裁批准。合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、（已签订的合同）遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。第二十五条已签订的合同、增值税发票以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，合同经办部门应自行保管好；重要资料应将原件交公司行政中心随合同保管，增值税发票收据应将原件交财务中心保管，行政中心留存复印件随合同保管。第二十六条合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及名片、委托书移交完毕，经公司行政中心和相关部门确认后方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司行政中心应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。第八章考核与奖惩第二十七条公司及所属子公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司行政中心负责本制度执行情况的监督考核。第二十八条对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。10第二十九条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失。1、未经授权批准或超越职权签订合同；2、为他人非法提供合同专用章；3、应当签订书面合同而未签订书面合同。第三十条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：1、因工作过失致使公司被诈骗；2、公司履行合同未经对方当事人确认；3、遗失重要证据；4、发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；5、合同专用章遗失未及时报告；6、其他违反公司相关制度的。第三十一条公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。本制度从2015年9月开始执行，本制度由行政中心负责解释。行政中心2015年9月7日附则《合同签约申报表》11内蒙古正时生态农业有限公司合同签约申报表合同名称合同编号经办部门经办人合同履行期合同价款签约事由及目的：签约单位情况单位名称联系电话信用等级经营情况情况调查人评议履行能力主要项目合同签署人情况姓名：是否法人代表：授权权限：联系电话：合同格式附录资料目录经办部门审核意见部门负责人审核意见财务中心审核意见行政中心审核意见总裁审批意见备注：合同格式为注明采用格式化合同或非格式化合同