招标物流部工作细则

招标物流部工作细则一、招标工作细则药品招标的工作分成内部操作和外部运作两部分。内部操作就是招标信息的获得、投标资料的准备、投标报价的网上操作，内部操作主要由公司招标专员负责；外部运作是指对招标涉及的相关单位进行攻关、协调、沟通，外部运作主要由招商经理负责。通过公司权衡调度，内部与外部工作人员相互沟通、协作、配合，紧密联系、协同作战，共同把招投标工作做好。1、招标信息获得的渠道招标专员可以从各省的招标平台、官网上获得比较准确的信息，也可以从代理商、招商经理获得资讯。招标专员必须对正在进行招标的网络平台至少每天浏览两次，即将进行的项目每天至少浏览一次，没有开始的或已结束的项目关注三天一次。并对信息及时解读，做出相应处理。2、建立资料库收集、整理所有产品以及竞品各省份历年的中标价、报价、物价的数据资料。3、解读标书及时解读标书，并以邮件形式汇报解读内容至相关各负责人（汇报内容详见附表一）。着重对解读标书的关键点和不同点提出建议；对不清楚、不明白的问题提出来讨论，或要求招商经理到当地了解清楚后反馈，以利后续工作跟进。4、投标资料的准备投标的资料准备要根据招标文件的要求及时、准确备齐，在规定的时间内送达指定地点，不得延误，否则极有可能使企业失去招标资格。投标的资料一般分为三大类：一是企业资料、二是产品资料、三是委托资料。招标专员必须在规定时间（提前一周以上）前沟通协调好法定被授权人（资料接收、递交人），按照招标办的要求做好投标文件，并把资料邮寄给法定被授权人。在规定的时间内确认接收方是否接收，所寄资料是否符合要求，如有遗缺则及时补发。5、投标的网上操作投标的网上操作一般涉及：一是网上企业资料的填报；二是网上投标价格的填报；三是最终中标价格的确认；四是配送企业的点击与确认。（1）资料信息的维护资料信息，实际上就是投标资料所准备的纸制文件上的具体内容。在网上将这些信息一一进行入录，形成电子版本的档案。上述工作必须在规定时间内及时准确完成。（2）投标价格的投报、解密、中标价确认品种报价具有严格的时限性，需要在规定的时间内进行报价，否则将被当作弃标处理。招标专员在报价之前首先必须吃透招标文件的精神，确定好几轮投标价格的范围，并查询同类产品历史报价及其他省份的报价，及时关注同类品种的投标价格；根据相关数据进行报价分析，并会同招商经理、代理商提出合理化的报价建议，报总经理定夺；根据招商经理的要求及时准确进行报价，解密及价格确认，并填写附表二《投标产品报价表》，相关人员签字。（3）配送企业的点击与确认招标专员要了解配送规则，并及时与招商经理沟通，根据招商经理要求在规定时间内点击与确认配送企业。6、相关工作（根据各省情况而定）（1）物价办理工作根据备案省物价局或发改委要求，制作物价文件并交与招商经理货代理商办理当地物价报备。（2）产品增补工作根据招标办的要求对平台没有的产品提供相关材料进行增补。（3）价格申诉工作针对招标办或物价局提出的一些不合适的限价，根据招标文件、产品特性、历史中标记录等，结合招商经理、代理商等各方面意见编写申诉材料。7、及时将各阶段的确标价格通报给招商经理和总经理。8、整理资料归档招标专员必须将招标过程中形成的重要资料，按照归档文件要求装订成册，归档备查。重要资料指：每次申报价格明细表、确标价格表，解读标书建议、总结分析资料等等。9、招投标项目结束后的总结与分析二、物流工作细则1、发货工作流程图如图所示，由物流专员和商务专员共同完成发货，其中物流专员重点负责核查货款、物流委托、物流跟踪、出库单及发票的跟踪。2、发货要求（1）物流人员必须见电汇凭证，查到货款后发货，特殊情况需经负责人批准后方可发货。（2）物流人员确保药品及时发出，并对药品的物流进行跟踪；与商务专员沟通确定客户收到药品。（3）物流人员对销售的药品必须有明确的流向，并记录购货单位、品名、规格、数量、生产单位、生产批号、发货日期、小箱号等，以保证药品的可追踪性。（4）物流人员每月30日统计当月所有产品的打款、发货数量，与商务部、财务部完成核对工作；同时核对物流公司费用。3、退换货要求（1）属于产品质量问题发生的退货，在有效期内可正常换货，将质量问题药品退回仓库后，经验收予以换货。（2）属于因我方委托物流公司运输过程中出现包装不完整、包装破损等情况（即到货后7个工作日内），可由购货单位提供有效证明文件后予以更换。即将破损药品退回仓库后，经验收予以换货。（3）其他原因原则上不予退货，如遇销售滞销退货时，向商务部递交书面申请报告，经相应主管领导批准后方可退货。退货时，必须取得购货单位的退库单及购货单位在当地税务部门开具的退税证明单。三、资料管理细则1、资料要求产品资料要求、供货企业资料、购货企业资料均按照附件三中所列产品资料，确保齐全。其中产品资料中的新药证书与注册商标按照实际情况准备。供货企业与购货企业双方盖章后购销合同、质保协议各备案一份。2、管理要求资料负责人定期（每周四）按照资料室资料领用登记表（见附件四）统计资料室文件，做到查缺补漏，及时（周五）完善资料。领取资料人按照领取日期、名称、数量填写表格，以备资料负责人查看。（附表一）标书解读汇总表挂网区域：负责人：解读时间：年月日项目内容备注项目名称挂网平台网址招标办联系人及联系电话采购周期采购人投标人要求招标产品目录情况报名时间投标人递交资料时间目录缺失产品增补时间限价制定规则限价申诉要求及时间报价时间报价规则（竞价、议价、面对面谈判）评标规则中标产品配送要求招投标费用其它特殊事项（附表二）XXXXXXXX投标产品报价表药品规格剂型厂家基准价报价1报价2报价3结果附表三：资料列表生产企业通用名商品名批准文号零售价规格及包装供货企业联系地址联系人/电话购货企业联系地址联系人/电话产品资料许可证（生产厂家）营业执照（生产厂家）GMP证书批准文号质量标准厂家检验报告省级药检物价批文小标签、说明书、外包装样盒（备案件）小标签、说明书、外包装样盒（原件）新药证书注册商标供货企业许可证营业执照组织机构代码证GSP/GMP证书一般纳税人资格证或税务登记证企业质量情况调查表法人委托书业务员身份证复印件业务员学历/从业资格证书销售人员资格确认表购销合同质量保证协议购货企业许可证营业执照组织机构代码证一般纳税人资格证或税务登记证购销合同质量保证协议附表四：资料领用登记表资料室资料领用登记表日期领用人领用内容（目录编号、数量）