会议服务礼仪

会议服务礼仪2009年9月13日史轶岚Sep13,2009目录会议附属设施服务礼仪4特殊会议服务礼仪3会议服务基本礼仪2会议场所布置1Sep13,2009会议场所布置了解不同的会议类型一、洽谈会洽谈会又叫磋商会、谈判会，是指有关各方代表充分阐述己方的各种设想，听取他方的不同意见，并通过详细陈述己方的理由，反复同对方交换看法或作出某种让步，消除相互间的距离，最后各方取得一致，达成协议。二、联欢会联欢会是一个宽泛的概念，它包括各种组织举办的节日联欢会（如新年联欢会、春节联欢会），各种文艺晚会（如歌舞晚会、电影晚会、戏曲晚会、相声小品晚会），游艺晚会等。联欢会对于提高组织凝聚力、向心力，活跃员工的文化生活，加强与外部公众的文化沟通，提高组织形象都其着积极的作用。联欢会重在娱乐，但也不可忽视其礼仪，否则会事倍功半。Sep13,2009会议场所布置三、发布会发布会一般指新闻发布会，又称记者招待会。政府、企业、社会团体或个人都可公开举行，邀请各新闻媒介的记者参加。四、座谈会在约定的时间、场所中，双方布局形式地讨论的活动。五、商务签约六、展览会七、调研会八、其他会务Sep13,2009会议场所布置通常会议室最常见的摆台形式有如下几种：1、剧院式2、课桌式3、U型4、回型（双U型）5、椭圆型6、长方型7、圆桌式8、鸡尾酒会式9、宴会式10、T型台Sep13,2009会议场所布置2、课桌式桌形摆设：会议室内将桌椅按排端正摆放或成“V”型摆放，按教室式布置会议室，每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同。此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性；参会者可以有放置资料及记笔记的桌子，还可以最大限度容纳人数。1、剧院式：新闻发布会、辩论会等桌形摆设：在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。特点：在留有过道的情况下，最大程度地摆放座椅，最大限度地将空间利用起来，在有限的空间里可以最大限度容纳人数；但参会者没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。Sep13,2009会议场所布置3、U型桌形摆设：将桌子连接着摆放成长方形，在长方形的前方开口，椅子摆在桌子外围，通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰；不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围；多摆设几个麦克风以便自由发言；椅子套上椅套会显示出较高的档次。4、鸡尾酒会式桌形摆设：以酒会式摆桌，只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子，不摆设椅子，以自由交流为主的一种会议摆桌形式，自由的活动空间可以让参会者自由交流，构筑轻松自由的氛围Sep13,2009会议场所布置4、长方型：桌形摆设：将桌子摆成方形中空，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围，通常桌子都会围上围裙，中间通常会放置较矮的绿色植物，投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议，前方设置主持人的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，以方便不同位置的参会者发言；此种台型容纳人数较少，对会议室空间有一定的要求。Sep13,2009会议场所布置主席台座次排列领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。Sep13,2009会议场所布置备注：几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。Sep13,2009会议场所布置Sep13,2009会议场所布置Sep13,2009会议场所布置Sep13,2009会议场所布置12345671235467正门主人主宾座谈会交流会议座次Sep13,2009会议场所布置正门A为主方/上级领导B为客方A1B1A2B2A3A4B3B4沙发室会见会谈Sep13,2009会议场所布置会议摆台准备用具：根据通知单的要求，将所须各种用具和设备准备好。（会议桌、椅、台布、桌裙、茶杯，杯垫、烟缸、火柴、纸、笔、鲜花等）1、会议摆台服务程序先铺好台布，要求台布平整，中缝方向一致2、椅子摆放整齐，侧看使其在一条直线上3、会议摆台服务标准每位摆放一份报纸、纸垫、铅笔，纸垫与桌边的距离为1厘米，铅笔尖朝左上角成45度/与纸平行，摆在纸上。4、茶杯（水杯）要放在杯垫上，摆在纸的右上方，摆放要整齐，侧看成一条直线5、烟缸按每2人摆放一个，摆在一条直线上Sep13,2009会议场所布置笔放在纸的右侧并与纸平行为每位客人准备水杯及杯垫每两位客人摆上一碗垫有底碟的薄荷糖盅茶叶、茶杯、杯垫、矿泉水软饮、玻璃杯、暖瓶……½原则Sep13,2009会议服务基本礼仪仪容仪表：仪容仪表是一个综合概念，它包括三个层次的含义。指人的容貌、形体、仪态等的协调优美。指经过修饰打扮以后及后天环境的影响形成的美。指其内在美的一种自然展现。礼节是人们在日常生活中，特别是在交际场合相互表示尊敬、问候、祝颂、致意、慰问、哀悼以及给予必要的协助与照料的惯用形式。礼仪是在较大较隆重的场合，为表示尊重和敬意而举行的礼宾仪式。头发个人饰物姓名牌制服外套戒指裤子皮鞋领结领带面部清洁衬衣手的清洁袜子Sep13,2009会议服务基本礼仪部位男员工女员工整体自然大方得体，符合工作需要及安全规则，精神饱满，充满活力，整齐整洁。头发勤洗发，理发；梳理整齐，无头皮屑、无杂物，不染发、不烫发、不留怪异发型。发型前不遮眼，侧不扣耳，后不过领。前面留海不过眉毛，后不过肩，不留披肩发。发饰发饰颜色为黑色或与头发本色近似。面容脸颈及耳朵绝对干净，不留胡须，鼻毛不准出鼻孔，口齿无异味。脸颈及耳朵绝对干净，上岗之前化淡妆（淡雅自然），不浓妆艳抹，口齿无异味。身体上班前不吃异味食品和不喝含酒精的饮料、勤洗澡、无体味。装饰不能佩戴首饰（项链、耳环、手镯及夸张的头饰），只允许佩戴手表、名牌、婚戒，特别是佩戴豪华昂贵的首饰显得比客人更富有，以免伤害客人自尊。着装着统一的岗位工作服，佩戴相应的领带、领结、领花或者丝带，工作服要干净、平整、无垢尘、无脱线、纽扣齐全扣好，不可衣冠不整，工号牌要佩戴在左胸前，不得歪斜；不要将衣袖、裤子卷起；衣袋里不能装任何物品，特别是上衣口袋领子、袖口要干净。内衣不能外露。手部指甲要修好，不留长指甲，保持干净、勤洗手。女员工不能涂有色指甲油、不留长指甲、保持干净、勤洗手。鞋袜着黑色皮鞋，表面锃亮、无灰尘、无破损、着黑色袜子着黑色皮鞋或布鞋，表面干净，着肉色连裤袜，不挂边、不破损、不滑丝。整理公共场所需整理仪表时，要到卫生间或工作间等客人看不到的地方，不要当客人的面或在公共场所整理。Sep13,2009会议服务基本礼仪举止仪态礼仪：一、站立（基本要求：挺拔）会场一般用前腹式Sep13,2009会议服务基本礼仪二、坐姿（姿态要端正）Sep13,2009会议服务基本礼仪三、走姿（要求：一平三正）Sep13,2009会议服务基本礼仪四、蹲姿（基本要求：优雅）员工在取低处物品或拾起在地上的东西时，不能撅臀部、弯上身、低垂头，而应采用适当的蹲姿。正确的蹲姿：以一膝微屈为支撑点，将身体重心移此，另一腿屈膝，脚稍分开，站在东西旁边，而不要低头、弯背，将腰慢慢直下拿取物品，由于女员工多穿裙子，所以两腿要靠紧。Sep13,2009会议服务基本礼仪五、微笑（基本要求：亲切自然）会场服务微笑应尽量不露牙齿要持续保持Sep13,2009会议服务基本礼仪六、称呼礼仪1、姓氏职务称呼如“张书记”，“刘经理”。2、一般习惯性称呼：称男性为“先生”，女性为“女士”；年龄大些的女士可称为“夫人”Sep13,2009会议服务基本礼仪七、致意礼仪1、点头礼（20m)2、注目礼视线向下表现权威感和优越感，视线水平表现客观和理智。Sep13,2009会议服务基本礼仪3、鞠躬礼注意眼睛不能看地面30度鞠躬15度鞠躬45度鞠躬Sep13,2009会议服务基本礼仪4、握手礼Sep13,2009会议服务基本礼仪八、应答礼节（基本要求：态度诚恳）1、“请”要当先，“谢”不离口2、语音语调温和，亲切、大方、自然3、回答客人询问，做到热情、耐心、仔细、清除、百问不厌，忌说“不”、“不行”、“不知道”Sep13,2009会议服务基本礼仪九、迎送礼节Sep13,2009会议服务基本礼仪十、递送物品规范递送笔给客人时，并将笔尖朝向自己，递送名片时，应将名片正面朝向对方，双手递给对方，不方便双手也要采用右手，递接都要体现主动性、文字性资料等要正面朝向对方Sep13,2009会议服务基本礼仪十一、操作礼节1、不准大声喧哗、聚堆闲聊；2、不准动用客人物品；3、不讲粗言恶语，使用蔑视污辱性语言4、严禁与客人乱开玩笑、打闹或取外号；5、在宾客面前应禁止各种不文明的举动，即使在不得已的情况下也应尽力采取措施掩饰或回避；6、不要吃带有强烈异味的葱、蒜、韭菜等。在现场服务过程，绝对不能抽烟、喝酒和吃东西；Sep13,2009会议服务基本礼仪7、工作时应保持室内安静，说话声音要轻，不在宾客面前大声喧哗、打闹、吹口哨、唱小调。走路脚步要轻，操作动作要轻，取放物品要轻，避免发出响声。（“三轻”）；8、对容貌体态奇特或穿着奇装异服的宾客，切忌交头接耳议论或指手划脚，更不许围观，听到宾客的方言土语认为好笑时，不能模仿讥笑。对身体有缺陷或病态的宾客，不能有任何嫌弃的表情和动作。9、不轻易接受宾客赠送的礼品，如出现不收可能失礼时应表示深切谢意，礼品收下后及时交领导处理；10、不要随意打听宾客的年龄、职务等其他私事，特别是不要随意询问女宾客的情况。Sep13,2009会议服务基本礼仪十二、示意规范Sep13,2009会议期间服务礼仪欢迎宾客到达,热情迎接,使用服务敬语引座1、熟悉场内区域座号，主动为与会者引座，做到准确无误。2、指路时右手抬起，四指并拢，拇指与其余四指自然分开，手心向着客人，示意所指方向时说：“请这边走”或“请那边走”。Sep13,2009会议期间服务礼仪拉椅就座（主席台、贵宾席）1、站在椅背的正后方，双手握住椅背的两侧，后退半步，同时将椅子拉后半步。2、用右手做一个“请”的手势，示意客人入座。3、在客人即将坐下的时候，双手扶住椅背两侧，用右膝盖顶住送椅。4、拉椅、送椅动作要迅速、敏捷、力度要适中，不可用力过猛，以免撞倒客人。主席台、贵宾席一般会见式不需要提供拉椅服务Sep13,2009会议期间服务礼仪茶水服务1、斟茶先主位再副主位，依此类推，前排以后可以从一侧开始依次倒茶水。2、会前30分钟，服务员从最后一排开始按顺序依次斟倒茶水。3、倒水时步态平稳，动作协调。右手大姆指与食指捏住杯盖，垂直与杯口，杯盖下边缘靠在杯口，避免发出碰撞声。中指与无名指卡住杯把，大拇指从上捏紧杯把，把茶杯端至腹前，左手提暖瓶将水徐徐斟入杯中，八分满为宜。然后将杯子放到垫盘上，盖上杯盖。4、会议刚开始时，一般15分钟添水一次，以后一般20分钟添水一次，主要根据主办单位的情况而定，添加茶水时要求服务员动作敏捷、轻盈、尽量不发出声音。5、主席台人员如超过半小时未饮用茶杯的茶水，根据需要更换一杯新的热茶水。使用演讲台时，每更换一次演讲人需要换一次茶杯或水杯。更换时要使用托盘。6、会中休息期间应进行简单保洁，撤去空瓶更换新的矿泉水，但不得翻动文件资料Sep13,2009会议期间服务礼仪更换烟灰缸1、准备一个托盘和一个干净的烟缸2、用干净的烟缸盖住需更换的烟缸3、轻轻的拿回托盘