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文书学文书学文书学文书学一、一、一、一、文书文书文书文书1．文书定义文书是国家机构、社会组织及个人在社会活动中为了处理各种事务而形成的具有特定效用的信息记录。2．文书特点：记录性和传递性3．文书的功能：记载功能、传递功能、凭证功能和存储功能二、文书的形成和发展二、文书的形成和发展二、文书的形成和发展二、文书的形成和发展（一（一（一（一））））““““文书文书文书文书””””称谓的沿革称谓的沿革称谓的沿革称谓的沿革1．殷商之前统称为“书契”2．周代统称为“官书”3．春秋战国以及秦统称“书”4．汉代正式被称为“文书”（二）文书种类的变化（二）文书种类的变化（二）文书种类的变化（二）文书种类的变化1．从载体上看（主要是我国）①甲骨文书②金文文书③石刻文书④简册文书⑤缣帛文书⑥纸质文书⑦电子文书其他国家泥版纸草棕榈叶桦树皮羊皮纸机制纸2．性质和应用范围来看①王命文书②奏报（请）文书③官府行移文书（三）古代文书（三）古代文书（三）古代文书（三）古代文书1．古代文书官职：史官、尚书、中书令、主簿2．古代文书机构：尚书省、内阁、六科、通政司3．古代文书制度：票拟制度用印制度用纸制度勘合制度正副本制度引黄、贴黄制度照刷磨勘文卷制度（四）文书、公文和文件的三者之间的区别与联系及三者的概念起源（四）文书、公文和文件的三者之间的区别与联系及三者的概念起源（四）文书、公文和文件的三者之间的区别与联系及三者的概念起源（四）文书、公文和文件的三者之间的区别与联系及三者的概念起源1．区别：A文书和文件：文书一词出现较早，清代以前没有“文件”一词，故常把历史上形成的文件称为“文书”，当代形成的称为“文件”（特别是新型载体，如电子文件）；此外，因为“文书”出现较早，因为还有一些引申含义，如可指从事相关工作的人员。B文件和公文：“公文”的概念包含于“文件”概念之中，从形成者和使用范围来看，文件可以分为公务文件和私人文件，而公务文件简称公文，“公文”概念的提出就是为了区别于私人文件。2．联系：文书、公文、文件都反映了社会活动，文字表达上都有一定的体式3．概念起源：A“文书”一词出现最早，最早见于贾谊的《过秦论》“禁文书而酷刑法”；B“公文”一词最早出现在《后汉书’刘陶传》：“但更相告语，莫肯公文”；C“文件”一词最早出现于清末，有“掌本阁公牍文件”的记载。（五）公务文书和私务文书的区别：（五）公务文书和私务文书的区别：（五）公务文书和私务文书的区别：（五）公务文书和私务文书的区别：1．公务文书是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中，形成的具有法定效用的信息记录，简称公文；2．私务文书是个人、家庭或宗族在与他人交往或处理私人事务的过程中形成和使用的信息记录，如日记、家谱；3．公务文书和私务文书的区别A作者不同；B作用和使用范围不同，前者较广泛，后者内容为私人事务，适用范围狭窄；C最后的保存处理不同，前者有查考价值的部分由档案室保管，后者由私人自己保管三、文书学三、文书学三、文书学三、文书学1．文书学的基本特征：应用性综合性科学性政治性2．文书学发展的前提条件文字的形成是文书产生的必要条件、社会组织的形成是文书产生的充分条件。3．学习和研究文书学的意义有利于继承优秀的文化遗产、总结管理活动的经验、提高公务人员的技能4．文书学与档案学关系在秘书学、文书学、档案学三者之中，档案学产生最早，已有近70年的发展历程。文书学大致与档案学同时产生，但在80年代以前一直被看作是档案学的一个分支。80年代以后，首先是档案学界将文书学视为与档案学并列的一门独立学科，因而文书学有了长足的发展并建立了自己的分支学科。秘书学虽然产生于80年代，但发展速度之快令人瞩目，现已初步构建起了一个由多门分支学科组成的学科体系。秘书学和文书学、档案学是并列科学，文书学是与秘书学密切相关的科学，档案学并非秘书学的相关科学，但档案管理学是秘书学的相关学科。关于文书学和档案学是秘书学的分支学科的说法是不准确的。四、文书工作四、文书工作四、文书工作四、文书工作1．文书工作的含义文书工作也称文书处理工作，主要是指公文的形成、处理和管理的程序、手续等。2．文书工作的演化文书工作的形成文书工作的确立文书工作的变革文书工作的发展3．文书工作的性质A综合性：表现为工作本身有综合性，与其它工作相互融合、渗透。B政治性：体现在文书工作作为统治者的工具和喉舌，传达、维护和实现统治阶级的利益和意图C专业性和技术性：有特定的工作范围、运动规律、专业术语、处理手段和操作环节上的技术要求D机要性：源于文件信息的机要性，很多文件内容涉及到党和国家的机密，因此要求建立严格的工作制度，要求工作人员有良好的政治素质和职业道德，做好技术保障E时效性：文件具有现实执行效用，要使这种效用得到充分发挥，就要求文件工作做到及时迅速，讲求时效。F规范性：指文件在形成、处理和管理等工作中，需要遵循的标准和统一规范4．文书工作的作用A现实意义：实现机关职能的重要条件机关工作的纽带、机关接收和传递信息的通道、机关联系人民群众的途径、领导和业务部门的工作助手、机关保密工作的重要环节B历史意义：国家档案事业的基础办理归档手续后这部分文件转化为档案，保存在机关档案室供机关查考利用；有查考保存价值的文件，在现实使用后，要进入暂时保存和永久保存的阶段5．文书工作的基本原则和要求A准确原则：文书工作质量的核心就是准确，准确原则贯穿于文书工作的全过程。B及时原则：要使文件的现实效用得到充分发挥C安全原则：文书工作的机要性决定了文书工作必须遵循安全原则文件处理手续。D精简原则：精简文件、精简文件处理手续基于以上四个基本原则，文书工作要求建立严格的规章制度和监督体制，提高文书工作者的质量意识，加强责任感；在文书处理上作时限规定；加强对于文书工作安全意识、保密意识的教育和落实；不能解决问题的、可发可不发的文件坚决不发，必须发的文件，要确定发送范围，严格控制印数，明确职责、减少层次、推行文书工作标准化。文书工作的四个原则是相辅相成、密切相关的，要做好文书工作，必须严格遵守以上四个基本原则。6．文书工作的任务A总体任务:根据工作的需要和客观实际，高质量的形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务。B三大工作环节：公文形成公文处理公文管理7．文书工作的组织机构和人员；A文书工作的领导机构：各级党政机关和负责人B文书工作的管理机构：各级党政机关办公厅室。设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。C文书部门的任务主要是形成文书、处理文书、保管文书五、文书处理程序五、文书处理程序五、文书处理程序五、文书处理程序含义：依据文书制发、办理和管理的规律，对文书工作中的一系列操作环节的有序组合与合理安排。包括收文处理、发文处理和办毕文书的处置等具体过程。（一）收文处理程序：（一）收文处理程序：（一）收文处理程序：（一）收文处理程序：收进阶段：签收拆封登记分发办理阶段：审核拟办批办承办催办注办管理阶段：登记加工组织传阅对内催办等1．收进A签发——各单位的专（兼）职内、外文书人员在履行规定的手续之后，接受外单位发来的公务文书的活动。B收文登记——对收进、运转、处理的公文的完整数据进行记录的活动C分发——文书人员将收文分类筛选后，根据规定或常规，将进入运转过程的文书分送至各有关部门或人员阅知办理活动2．办理A拟办——由办公室或业务部门负责人或有关工作人员，对部分收文的办理提出建设性的意见，供领导批办时参考B批办——由组织的领导或部门负责人，对公文办理提出批示意见的决策性活动C承办——通过对文件的阅读、贯彻执行和办复，具体办理和解决文件内容所针对的事务和问题的活动承办的范围：通常需承办的公文有a.上级机关或本机关的指示，有的需向下传达贯彻，有的在本机关内部执行;b.上级领导交办的事项或需要办复的公文;c.来自下级机关的请示以及重要的报告;d.平行机关或其他不相隶属机关要求协作的函电、合同等;e.议案、提案和建议。D注办——承办人在公文办理完毕之后简要签注承办经过和结果以备查考的活动注办的内容：a.发文承办：注明其是否办复，复文号及复文日期；b.会议承办：注明会议名称、与会范围、决议与结果；c.电话或当面解决：注明时间、地点、有关人员与主要内容等，并标注承办人姓名；d.传阅承办：注明主要阅件人姓名和日期；e.通过现场办公解决：注明时间、地点、参加者、解决问题的方法、措施与结果。3．管理：A收文登记：对收进、运转、处理的公文的完整数据进行登录的活动。B组织传阅：即专（兼）职文书人员将公务文书在多部门或多位负责人之间传递，使之得到有效地阅知和处理的活动。组织传阅的作用：a．为领导决策和有关管理人员执行决策提供重要的信息支持b．有效控制机构中文件信息的流动方向和速度组织传阅的方式：与传统纸质文件相比，电子文件信息的可转载性、共享性等特点为高效地组织传阅提供了纸质文件所不具备的优势。C催办：即根据承办时限和内容要求对部分公文的承办情况进行督促检查，以防积压的活动。（二）（二）（二）（二）发文处理程序发文处理程序发文处理程序发文处理程序含义：发文处理是指社会组织为履行法定职责，表达自身意志和愿望以推动实际工作有效进行而制发公务文书的过程。文稿的形成：拟稿、会稿、核稿和签发等发文的制作：注发、缮印、校对、用印和签署等发文的传递、公布和督促措施：传递、公布、对外催办及查办1．文稿形成A拟稿：是拟稿人根据领导的意图，在发文稿纸上进行文件起草的一种行为过程a．要求：撰写者应该站在发文机关的立场，从法定作者的角度起草文稿；按照构思或写作提纲撰拟文稿b．注意事项：体现领导意图，依法制文；反映工作需要和实际情况；符合文件写作规范；树立时间观念，及时行文B会稿：当文书内容涉及其他不相隶属（含同级）组织或部门的职权范围时，发文机关应依法同其协商，并征得同意或配合的活动应注意问题：a．准确掌握会商范围。尽可能不遗漏必要的协商对象，另一方面，为提高办文效率，除涉权者外，应尽量减少会商对象；b．采取多种协商方式，如：书面、登门、请来等c．若协商未果，会商各方应及时向上级反映情况，请求指示；d．协商取得一致意见后，应由会商单位或部门的负责者在发文稿纸的有关栏目签注意见。C核稿：指公文草稿在签发之前由部门负责人或秘书人员进行全面核查与修正活动。三“关”：a．行文关：是否需要行文；b．内容关：是否符合政策法规；c．形式关：体式、结构、文字。D签发：对公文负有法律责任的领导人或被授予专门权限的部门负责人对经审核后的文稿进行终审，批注发出意见并签署姓名及日期的活动a．签发的作用：再次全面核查文稿；正式赋予文件法定效用；为印制正式文体提供依据。b．签发原则：分层签发、先核后签c．签发格式：意见、姓名和日期d．具体原则：第一，以机关名义制发的文件：由机关领导人签发，其中内容重要或涉及面广的文件由正职领导人或主持日常工作的副职领导人签发，部分文件也可由机关办公厅（室）秘书长或主任根据机关领导人的授权代签。第二，以机关内设部门名义发文：由部门领导人签发，重要文件也可由本机关领导人核签。第三，会议讨论通过的决议、会议纪要：由会议主持人签发。第四，联合行文：由主办单位签发，后由各协办单位签发，并实行“对等”签发，即主办单位由哪一级领导签发，其他协办单位也由相应级别的领导会签。e．签发与签署区别：二者都是赋予文件法定效用的重要环节签发是在誊清的草稿首页的“发文稿纸”的相应栏目内的签注活动，签发人可以是正职或副职，也可以是不同层级的负责人。签署是在缮印制作出的正式文本上的签注活动，签署权归正职专有，副职一般不联署。主要适用于命令等以领导人名义的发文。2．发文的制作A注发：在签发之后由秘书或文书人员在定稿上批注缮印制发要求的活动。B缮印：根据定稿缮写、印制正本的活动C校对：指以领导签发的定稿为标准，对打印出来的样本进行核对的行为过程a．校对的内容：校正与定稿不符的各种字符、语句、行段校正标点符号、公式、图表方面的错漏纠正排版格式方面的差错