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XX物业集团规章制度手册文件XX物业集团公文管理规定主责部门：物业集团综合管理部日期：会签部门：日期：修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1．目的为进一步规范XX物业服务集团有限公司（以下简称“物业集团”或“集团”）公文管理发文审批流程，明确公文管理的权责划分，同时为日常公文管理工作的开展提供制度依据，特制定本制度。2．适用范围本规定适用于XX物业集团本部（以下简称“物业集团”或“集团”）、各区域公司（含其辖内城市公司）。3．定义公文指在企业运营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。物业集团公文指适用于物业集团的规章制度类公文、人事架构调整类公文、奖罚通报类公文、物业集团战略发展或定位类公文、全局性政策类公文；物业集团公文属于红头（文件）通知。区域物业公司公文适用于区域物业公司的公文。城市物业公司公文适用于城市物业公司的公文。公文种类红头（文件）通知适用于物业集团、区域战略发展或定位、全局性政策、组织架构、人员任免、通用性制度、年度预算、人员奖惩、绩效考核等重要的文件或通知。会议通知适用于发布重要会议通知。通知通告活动、放假、提醒等各类文件或通知。对外发函请示内部工作联络单公告适用于对外单位、机关洽商工作。适用于公司内部工作事项的请示、请批。适用于公司之间、部门之间工作协作的沟通文件。适用于城市公司项目级面向业主的公示、公告等。密级类型绝密非常重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。机密较重要并且所涉及内容不得向物业集团内外无关人员泄露的文书。秘密指重要且不得向物业集团以外人员透露内容的文书。传阅指在物业集团内部传阅或传达的文书。4．职责体系在物业集团公文体系中，所涉及业务/管理活动主要由授权审批人、制订责任部门、会签部门、发布/管理部门四种角色构成完整的组织系统。授权审批人（1）授权审批人指物业集团本部、各区域物业公司、各城市物业公司部门负责人及以上管理人员。（2）授权审批机构职责包括：a．在物业集团整体构架中拥有公文制定、审批的权利；b．与其权利范围相对应，承担相关公文的审批职责。制订责任部门（1）制订责任部门指拥有制订公文权利的部门，包括：物业集团本部各部门、区域物业公司各部门。（2）制订责任部门的职责包括：a．根据本部门职责范围内实际工作的需要拟定相关公文内容；b．组织、督促相关部门就公文中涉及本部门的部分制订相关内容。会签部门（1）会签部门指物业集团本部内部控制部门或公文内容所涉及的相关部门，各区域物业公司内部控制部门或公文内容所涉及的相关部门。（2）会签部门的职责包括：a．结合外部法律法规的要求及内部控制的需要，触发制订公文的流程；b．对物业集团本部各部门公文的制定，需经物业集团本部各制订责任部门负责人及以上层级审批，并对各项公文内容进行意见反馈和确认；c．对各区域物业公司公文的制订，需经各区域物业公司制订责任部门负责人及上层级审批，并对各项公文内容进行意见反馈和确认。发布/管理部门（1）发布/管理部门指物业集团综合管理部。（2）发布/部门的职责包括：a．依据公文编号管理的要求，对相关公文文件实施编号；b．依据公文编制相关规范对公文文件进行形式审核；c．执行各项公文的正式发布；d．开展公文文件归档、公文发布清单更新与维护工作；e．物业集团综合管理部负责对物业集团本部及各区域公司公文管理工作进行审查、监督、指导。5．公文发文管理发文处理一般包括拟稿、审批、签发、发布、归档及日常管理等程序。物业集团本部及各区域物业公司的发文管理工作由指定的公文管理人员负责。拟稿（1）公文的拟稿由需制订公文事项的主管责任人拟稿。（2）带有方针政策性的或问题复杂的重要公文，有关部门领导应亲自拟稿，或集体研究提出方案后指定专人拟稿。审批（1）拟稿人将发文交部门负责人及以上领导审批，通过后拟稿人上传OA系统；如发文内容涉及两个以上部门时，责订部门应将发文送至相关部门负责人审批，相关部门负责人无异议后，才能上传OA系统进行审批。（2）拟稿人上传OA系统，由公文发布/管理部门对于格式、公文内容、公文类别进行审核，并对上传；若审核不合格，则驳回至拟稿人进行修改，修改后重新上传；若审核通过，则正式开始签批流程。签发发文签发人根据行文关系的隶属关系和职权范围确定发文签发人。具体签批权限见表一：公文签发权限。表一：公文签发权限公文类型签发人物业集团红头（文件）通知物业集团总经理物业集团人事任免公文物业集团总经理物业集团会议通知物业集团总经理物业集团通知通告物业集团总经理各区域物业公司/城市物业公司红头（文件）通知物业集团总经理各区域物业公司/城市物业公司会议通知区域物业总经理各区域物业公司/城市物业公司会议通知区域物业总经理发布执行公文发布/管理部门填写签发人、对公文进行编号，公文正式发布。归档及日常管理（1）公文发布/管理部门应将正式下发的公文实时归档至综合管理部；会议纪要依照会议及档案管理要求归档。（2）由公文发布/管理部门统一更新与维护公文发布清单（详见附件四：公文发布清单）。物业集团本部、各区域物业公司、各城市物业公司公文应以挂网形式发布，未经允许，不得进行任何形式复制和转发。6.对外发函及外来文件处理对外发函（1）对外函件内容由牵头部门负责拟订，填写《发文审批单》，经相关部门会签、XX物业集团/区域物业公司总经理签批后，物业集团本部\区域物业公司交综管部编制发文编号，并按照标准模板发布；（2）函件如需加盖公司公章，需按照印章使用审批流程，OA物业管理模块发起《印章使用审批》；（3）函件由主办部门负责发送，原则上采取邮政EMS或顺丰快递递送，在发送后主办部门应将快递回执联返回综管部。（4）综管部档案管理员应将发文审批单、函件、快递回执单一起存档，并建立电子台账。外来文件处理（1）物业集团本部/区域物业公司外来文件包括集团本部、开发公司、政府职能部门、行业协会、业务合作单位等所发公文。（2）物业集团本部/区域物业公司综管部作为外来文件收集、汇总部门，在收到外来文件后，应及时填写《文件处理单》，报相关部门传阅并签署意见。（3）在传阅完成后，物业集团本部/区域物业公司综管部须在“处理结果”栏填写处理结果意见。（4）物业集团本部/区域物业公司综管部档案管理员将处理完成的文件，连同文件处理单一并存档，并建立电子台账。7.非正式公文请示（1）请示由各部门按照物业集团统一格式自行拟订，并依照模板进行签批；（2）请示获得领导签批后，原件由主办部门存档，并建立电子台账，按照档案管理要求移交至综合管理部进行存档。（3）如请示内容涉及其他经办部门（协办部门），主办部门需填写《内部联络单》，并附领导签批后请示的复印件，交由经办（协办）部门。内部工作联络函（1）内部工作联络函由工作布置部门发出，内部工作联络函必须明确工作内容、完成时间、完成标准等，由工作接受部门签收。（2）工作接收部门在签收内部工作联络函后，须按照工作布置部门要求，在指定期限内完成相关工作，如因特殊情况无法按期完成，须及时进行说明。（3）各部门应将发出、接受的内部工作联络函，按照月份分类存档，并建立电子台账，按照档案管理要求移交至综合管理部进行存档。公告（1）公告内容由牵头部门负责拟订，填写《发文审批单》，经项目经理签批后，交项目综管部编制发文编号，并按照标准模板发布，如需要用印，须在OA物业管理模块发起《印章使用审批》。（2）公告由主办部门负责发送或张贴，并拍摄相关照片，做好相关档案归档工作，按照《XX物业档案管理制度》执行。8．其他本规定由XX物业集团综合管理部负责编制、修订、补充和解释。本规定相关制度文件包括：《XX物业集团公文编制管理实施细则》。本规定自发布之日起开始生效实施。9．附录附录一：公文发布清单(01)附录二：公文审批流程(02)