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XX物业集团规章制度手册文件XX物业集团会议管理规定主责部门：物业集团综合管理部日期：会签部门：日期：修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1．目的为确保物业体系年度工作目标的达成，有效控制工作进度、降低管控风险，保证各项工作计划的及时沟通、过程管理的持续跟进，特制定本指引。2．适用范围2.1XX物业服务集团有限公司（以下简称“XX物业集团”）及各区域物业公司；3．定义3.1会议分类（1）一级会议：a．物业集团本部公司级会议、与地产集团、区域地产公司及政府相关职能部门组织召开的公司级会议。b．物业集团各部门、各条线牵头组织的部门、条线会议及各类专题会议。（2）二级会议：a．各区域物业公司组织召开的公司级会议。b．各区域物业公司各部门、各条线牵头组织的部门、条线会议及各类专题会议。（3）三级会议：a．各区域物业公司各项目组织召开的项目级会议。b．各项目范围内各部门、各条线牵头组织的部门、条线会议及各类专题会议。4．职责体系XX物业集团综合管理部负责制定会议管理制度，整体监督并指导会议管理工作。XX物业集团及各区域公司综合管理部负责公司级会议的组织安排，各部门会议、条线会议、专题会议等由牵头部门负责组织安排。会议组织部门负责会议纪要的撰写、输出以及会议决定执行情况的跟踪监督。综合管理部负责会议信息流转跟进情况的监管及会议纪要的存档。5．会议管理会前准备（1）会议组织部门应明确会议时间、地点、参会人员范围、会议主题、会议议程。（2）会议组织部门应根据会前准备拟定会议通知，根据会议性质以公文、邮件等形式进行会议信息有效传达。（3）会议组织部门应做好与会议议题相关的会议资料收集准备工作。（4）行政会议标准：a．公司内部会议无需设置桌牌b．非集团总裁办公会议不予准备伴手礼，伴手礼以集团要求为准；c．非集团总裁办公会不予准备果盘、食品等；d．集团总裁办公会是否准备伴手礼及果盘/食品等以集团通知为准。会中管理（1）会议签到：各类会议务必进行会议签到，要求参会人员到会首先办理签到手续。（2）会中纪律：各级会议严禁迟到早退，会议开始前，所有与会人员须将手机调至静音状态，会议过程中禁止交头接耳、随意走动。（3）会议记录：各级会议须进行会议内容记录，围绕会议主题抓住重点、摘录要义。同时，公司级会议需进行会议全程录音，条线会议、专项会议中涉及重大事件、重要决议及重点专项会议需进行会议全程录音。会后工作（1）会议纪要输出：会议组织部门应于会议结束后一个工作日内依照公司会议纪要模板完成会议纪要撰写、确认及签发，会议纪要及会议录音须在综合管理部存档备案。（2）会议纪要内容：会议纪要须明确完成节点、责任人等内容，如需多方合作、协调的决议需在会议纪要中说明，每次会议纪要的输出内容须构成下次会议议题的组成部分，通报相关工作进展，对工作进行持续跟进。（3）会议事项跟踪：各区域公司须明确平台及项目会议跟进责任人，对会议决议进行跟踪落实，并形成事项汇总，及时沟通事项进展，提示进度风险并通知相关工作人员，并以月度、季度为节点定期回顾梳理会议决议，形成报告。会议要求各区域公司应根据年度工作目标拆分的工作计划，固化公司级月度例会、条线会议等周期性召开会议的时间，把控工作节奏。会议信息管控要点（1）会议输出方式：会议纪要以邮件形式输出，主送参会人员及会议相关人员，各区域公司周会、月度例会、条线会议、专项会议等涉及重大事宜及决议的会议纪要需抄送物业集团总经理、副总经理、各职能部门负责人及集团会议管理人员。（2）会议内容保密：与会者应严格保守会议机密，对会议决定，在正式公布前不得以任何方式向任何人泄露，对属于保密性的会议资料应妥善保管。（3）会议决议执行：会议管理要切实做到会前有准备、会后有输出、输出有执行、执行有验证。对于会议沟通的各项工作事宜应明确责任人、动态跟进工作进展情况，会议纪要的输出应体现工作的持续连贯性，直至工作事项闭环。6．附则本制度自下发之日起执行，如本制度与历史发文不一致的均以本制度为准。本制度由集团综合管理部负责解释、修订及补充。7.附录附表一：01会议纪要模板附表二：02会议签到表附录一：01会议纪要会议纪要会议编号：时间地点会议议题参加人员会议纪要正文为宋体小四号字，1.5倍行间距。签发附录二：：02会议签到表会议签到表一、会议主题：二、会议时间：三、会议地点：四、参会人员：序号姓名部门岗位本人签字签到时间备注1234567891011121314151617