会议会务工作流程

会议会务工作流程环节工作任务具体内容责任人时间点是否完成备注会议事由确定会议名称□会议时间□会议通知是否已发送会议通知，是否电话需要确认□会议室预定□三楼会议室□五楼会议厅□□会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人、我局与会人员等□文档打印列出打印清单及打印份数□文档印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间□LED屏文字□背景墙、条幅尺寸：□文字：□准备会议资料准备电子版资料，会议通知（包括会议议程、会议指引）、会议使用文档等材料打印（或者印刷），文档数量。装订、发放。□签到表确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式□文具准备及领取给外部与会人员准备好笔、本、草稿纸、代表证等□水果提前采购、相关要求□欢迎牌□指引牌□座位牌□签到表□设备调试音响、麦克风□视频会议设备□数码相机（注意电量）□录音笔（注意电量）、电池□投影仪、激光笔、□白板、白板笔□笔记本电脑及网络、U盘及电子文档□车辆司机：□车牌：□会场布置水果、茶水水果摆放、准备热水、茶叶、杯子、盘碟、烟灰缸等□空调灯光提前30分钟准备就绪。□会场设施桌椅摆放、文具摆放、横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、相关硬件设备是否就绪、设备复查。□资料发放确认会议文档、文具数量，装入信封（资料袋）、发放到座位。□会议协助人员就绪总协调、引导员、茶水、安保、电气、司仪、司机等相关工作人员是否到位□会议过程会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议□茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位□摄影抓拍摄影人员场景拍摄，数码相机抓拍会场情况□麦克风传递与会人员需发言，明确麦克风传递负责人□录音笔录音□会议记录确定人员现场记录会议内容□紧急情况处理明确紧急情况第一沟通对象及相关人员，紧急情况处理、组织出场。□会后工作送别参会人员司机及车辆准备就绪，人员安全送达。□清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏□宣传资料准备稿件撰写及照片整理□宣传报道发布将稿件交由领导审核修正，发给相关部门进行宣传报道□纪要整理会议后尽早整理会议纪要□会务费用结账报销对会务期间发生的费用结账报销□会务延伸工作，请根据实际情况选择：1.迎宾——确定我方接见人员名单、接见地点；对方联系人联系方式及到达时间。1.餐饮——就餐形式、地点确定；餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备。2.礼品——若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量。3.会后活动——活动地点及人数，联系活动场所，车辆准备。4.酒店住宿——根据与会人员的类别，确定房间预订的类型及个数，询问酒店是否包括早餐，提前致电酒店人员做好准备。