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第4章电子表格处理软件EXCEL20034.1Excel2003概述4.2Excel2003的基本操作4.3工作表中数据的编辑4.4工作表的格式化4.5公式与函数4.6图表功能4.7工作表和图表的打印4.8数据库管理大学计算机基础4-24.1Excel2003概述强大的数据计算功能拥有大量的内部函数生动形象的图表处理功能能和VisualFoxPro、ACCESS等相互传递数据出色的数据统计、分析功能……大学计算机基础4-3启动和退出1.启动双击桌面Excel2003图标“开始”|“程序”|“MicrosoftOffice”|“MicrosoftOfficeExcel2003”2.退出单击Excel2003窗口“关闭”按钮“文件”|“退出”按Alt+F4组合键大学计算机基础4-4标题栏菜单栏常用工具栏编辑栏状态栏当前单元工作表标签工作区水平分割框垂直分割框格式栏认识Excel2003窗口大学计算机基础4-51.标题栏:当前编辑的工作簿名。2.工作簿:默认由3张工作表组成，可随意添加。3.工作表：工作的主要对象，由行、列组成的表格。列A,B...,IV(256)；行1,2...65536。4.单元格：行和列的交叉，表格的最小单位。5.活动单元格：当前正在操作的单元格，被黑线框住。6.工作表标签：Sheet1~Sheet3；当前表白色，余灰色。7.标签滚动按钮：用来切换显示窗口外工作表。8.滚动栏：纵、横。9.水平、垂直分割框：水平或垂直方向分割窗口。认识Excel2003窗口大学计算机基础4-6一、单元格选取单个单元格：单击所需的单元格。连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格。多个不连续单元格：Ctrl+单击各单元格。整行或整列：单击行号或列号。全部单元格：单击行号、列号相交的全选按钮。清除选定的单元格：工作表任意处单击。4.2Excel2003的基本操作大学计算机基础4-7二、数据的输入1.单元格数据的输入一般：数值右对齐；字符左对齐；特殊：数字字符输入：‘数字；分数输入带空格：11/2数值超长：科学记数法显示；换行显示：ALT+ENTER内容超长：扩展到右边列；若右边有内容，截断显示按Tab、Shift+Tab、、在单元格之间快速移动。单击单元格直接在单元格输入数据双击单元格在编辑框内输入数据大学计算机基础4-82.数据自动输入1)自动填充：针对有规律的数据，如等差、等比数列。工具|选项|自定义序列在输入序列框依次输入序列，之间用逗号分隔2)系统提供的序列数据例：甲、乙、…；3、6、9、…；星期一、星期二、…方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束位置3)用户自定义序列数据等差等比输入前两个数选中这两个单元格指向第2个单元格右下角的自动填充柄＋拖曳填充柄到结束输入第一个数选中包含该数的区域设置等比类型编辑/填充/序列设步长、终值大学计算机基础4-93.输入有效数据1)设置有效数据在数据类型、范围、设置数据输入提示和错误输入提示2)有效数据的检查设置好有效数据后，当输入的数据有错，系统根据错误警告标签设置，自动显示出错提示；也可通过工具|审核命令进行审核。选取要定义有效数据的区域数据/有效数据设置标签(数据类型，范围)输入信息标签(输入时提示)错误警告标签(出错时提示)大学计算机基础4-10三、单元格的引用1概念相对引用：引用的单元地址在公式复制、移动时自行调整绝对引用：引用的单元地址在公式复制、移动时不会改变2表示相对引用：列坐标行坐标例B6，A4,C5:F8绝对引用：$列坐标$行坐标例$B$6,$A$4,$C$5:$F$8混合引用：列坐标$行坐标例B$6,A$4,C$5:F$8$列坐标行坐标例$B6,$A4,$C5:$F83相互转换选定单元格中的引用部分,反复按F4键大学计算机基础4-114.单元格或区域命名区域表示：简单但不易阅读，例A1:C5存放数学成绩。区域名：对区域进行文字命名,便于阅读,例数学成绩1)创建区域名2)改变区域插入/名称/定义选择名字在引用位置框修改区域3)区域名的引用在公式或函数的参数中直接引用区域名例=MAX(数学)选取区域单击名称框输入区域名插入|名称/定义输入名字选名称所在的位置插入|名称|指定大学计算机基础4-12四、数据编辑1.修改单击单元格,在编辑框修改双击单元格,直接在单元格修改2.清除3.删除剪切+粘贴或直接拖曳选取清除区域编辑|清除选择全部、格式、内容、批注选取删除区域编辑|删除删除区域由后续单元格填充4.移动大学计算机基础4-135.复制复制+粘贴或Ctrl+拖曳6.选择性粘贴即属性的复制，不但复制值、公式还可以是格式。在对话框进行下列选择：粘贴选择：全部、公式、数值、格式、批注等。运算选择：无、加、减、乘、除。转置选择:行变成列，列变成行。注意：若复制或移动的内容出现单元格相对引用，则在复制或移动后的目标单元格自动修改单元格引用。大学计算机基础4-147.单元格、行、列的插入和删除1)插入选定插入的位置插入|(单元格、行、列)2)删除选定删除的对象（单元格、整行或整列）编辑|删除五、新建、打开和保存文件1.新建文件2.打开文件3.保存文件4.搜索文件设置打开工作薄密码设置“只读”方式设置保护工作薄的结构与窗口密码大学计算机基础4-15一、工作表的删除、插入和重命名1.选取工作表单个、连续多个、不连续多个。2.删除工作表选取要删除的工作表编辑|删除工作表3.插入工作表选取插入工作表的位置插入|工作表4.重命名工作表双击要重命名的工作表输入新名字4.3工作表中数据的编辑大学计算机基础4-16二、工作表的复制或移动1.工作簿之间的复制或移动打开源工作簿和目标工作簿选取源工作表编辑|移动或复制工作表2.工作簿内的复制或移动复制:Ctrl+拖曳移动:拖曳选中“建立副本”复选框为复制，否则为移动。大学计算机基础4-171).数字格式标签默认G／通用格式表示；数字右对齐,超长度,科学记数法，公式以值显示；文字左对齐,超长度,右边列无内容延伸,有则截断显示设置数字格式按钮：货币、百分比、小数位数递增递减选定需格式化的单元格或区域格式|单元格格式工具栏（5种格式按钮）5种格式标签4.4工作表的格式化作用：突出部分数据的重要性,使版面美观及可读性好格式化：数字格式、对齐方式、字体、边框线、图案、列宽行高。格式化方法：自定义格式化或自动格式化。1.自定义格式化大学计算机基础4-182)字体标签：字体、字型、字号、效果、颜色和底线等3)对齐标签：水平和垂直对齐、合并及居中、方向等。长文字：自动换行可使行高增加；跨列居中文字占几个单元格，但文字必须在居中区域的最左单元格合并单元格：几个单元格合并为一个；缩小字体填充：文字缩小到一个单元格内。4)边框标签：线型、位置、颜色等，还有斜线。5)图案(底纹)标签提供：颜色背景、填充图案和图案的颜色。大学计算机基础4-196)调整列宽和行高注意：调整列宽后内容超宽时,文字截断;数字以##表示选中要操作的行或列格式|行|列取消隐藏隐藏行高（列宽）最合适的行高(列宽)标准列宽7)条件格式根据设置的条件动态地为单元格自动设置格式。选定要设置格式的区域格式|条件格式设置条件表达式和设置条件格式大学计算机基础4-202.自动格式化Excel预定义十多种格式,可快速、方便地使用。选定需格式化的区域格式|自动套用格式选择某种格式格式使用的3个层次：3.格式复制对设置好的格式可执行：编辑／清除／格式命令，删除设置的格式，系统采用Ｇ通用格式．选定已设置好格式区域单击复制格式按钮拖曳到目标格式区域格式工具栏格式|单元格一般要求进一步要求特殊要求自动套用大学计算机基础4-211.使用公式公式形式：＝操作数和运算符操作数：单元格、数字、字符、区域名、区域运算符：算术＋、－、*、／、%、、（）字符：＆关系：=、、=、=、、公式例：=C5*1.15+D5=C5+Sheet2!C5+C64.5公式与函数大学计算机基础4-222.使用函数1)自动求和按钮在最接近单元格的数据区域求和选取存放结果的单元格单击求和看到计算公式双击求和看到计算结果总计任何所选定的区域(区域中有一个空行或列)选取区域单击求和2)自动计算自动计算功能：求和、均值、最大值、最小值、计数选取计算区域在状态栏单击右键,快捷菜单选择某计算功能在状态栏显示计算结果大学计算机基础4-233)输入函数在Excel中提供了9类函数共几百个函数(数学、日期、文字等)。函数形式：函数名(参数表)例求C5:C8单元格的平均值,结果存放在C10单元格中单击C10粘贴函数选取函数类型和函数名输入参数在编辑框直接输入：=AVERAGE(C5:C8)大学计算机基础4-244.6图表功能一、图表概念图表使数据更直观、形象。1.图表类型：十多类图表，有三维、二维，每类还有子类型。2.数据源：作图的数据区域，可以包含说明性文字3.图表选项：图表中各个对象，有图表区、图形区、分类坐标、图例、背景、标题等。4.图表位置：嵌入在工作表内，称为嵌入式图表。一张独立的图表，称为独立图表。大学计算机基础4-25选中作图的数据源图表向导按图表类型、数据源、图表选项、图表位置4个步骤进行选中作图的数据源按F11键“图表”工具栏的“图表类型”按钮二、创建图表1.利用图表向导创建图表嵌入图表：在第4步骤图表位置中,选中“嵌入图表”选项独立图表：在第4步骤图表位置中,选中“新工作表”选项2.快速创建图表此方法只能建立嵌入式图表大学计算机基础4-26选中图表鼠标指向图表任意处移动缩放鼠标指向图表控制点之一拖曳图表复制删除Del鼠标指向图表任意处Ctrl+拖曳图表三、图表的编辑1.图表的缩放、移动、复制和删除。2.改变图表类型选中图表图表/图表类型选择某种图表类型和子类型拖曳图表大学计算机基础4-27四、图表对象的编辑1.选中图表对象指向图表对象单击或图表工具栏的“图表对象”按钮。2.删除图表中的数据系列选中数据系列，Del键；右击，清除。3.增加数据嵌入图表：直接选中数据，拖曳到图表；也可用图表/添加数据命令。独立图表：选中图表图表/添加数据选中工作表数据4.增加文字增加标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志等。选中图表对象图表/图表选项选择上述6个标签之一，根据对话框进行设置大学计算机基础4-28五、图表格式化指对图表中各个图表对象的格式设置。不同的图表对象，有不同的格式标签。数据系列：图案、坐标轴、系列次序、数据标志等。坐标轴：图案、刻度、字体、数字、对齐标签。图表区：图案、字体、属性标签。图例：图案、字体、位置标签。图形区：图案标签。双击图表对象显示格式对话框选择上述格式标签进行格式设置操作方法大学计算机基础4-294.7工作表和图表的打印一、打印步骤二、设置打印区域和分页设置打印的区域页面设置打印预览打印选定要打印的区域1.设置打印区域文件|打印区域|设置打印区域2.分页选定要分页的行、列或单元格插入/分页符取消打印区域：文件|打印区域|取消打印区域取消分页符：选定有分页符的边界插入/删除分页符大学计算机基础4-30三、页面设置1.页面：设置缩放比例、纸张大小、打印方向。2.页边距：上、下、左、右页边距，水平、垂直居中等3.页眉/页脚：设置页码、日期、文件名、工作表名。4.工作表：设分页顺序、是否打印网格线、行、列号等文件／页面设置显示4个标签，分别为：四、打印预览和打印文件/打印预览文件/打印大学计算机基础4-314.8数据库管理一、数据列表及建立1.数据列表由列标题和每一列相同类型的数据组成的特殊工作表。2.建立和编辑同工作表的建立和编辑；或利用“数据/记录单”命令建立和编辑。3.建立规则数据列表与其他数据间至少留有空行或空列。数据列表中不能有空行或空列数据列表的第一行为列标题（称字段名）。大学计算机基础4-32二、数据排序排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。1.简单排序2.复杂排序数据|排序选择排序主关键字段名可以选择次关键字段名单击列表选中要排序的区域升序降序大学计算机基础4-33单击列表三、筛选