搜索
-1-福建荣工建设有限公司企业合同管理制度-2-第一章总则第一条为依法维护公司的合法权益、规范合同管理、加强风险防范，保证依法签订、履行、变更和解除合同，最终保障经营活动的顺利进行，依据《中华人民共和国民法通则》及《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规规定，结合我公司实际情况，特制订本制度。第二条本制度所称合同是指本公司在生产经营过程中与法人、自然人或其他经济组织之间发生的所有书面合同。第三条合同管理应遵循以下原则：依法签订合同，保证合同的合法性。切实履行合同，提高合同的履约率。及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。第四条公司加强合同管理，指定部门、落实人员专（兼）职负责合同管理工作，建立健全合同管理台帐，完善合同管理制度,提高合同管理水平。第二章合同管理部门及职责第五条公司对合同实行综合归口、分类专项管理。办公室是公司合同管理的综合归口部门。办公室可以提名专职或兼职合同管理人员（以下称合同管理员）并经公司领导批准任命。根据业务发展需要，公司可以成立合同管理小组。第六条办公室作为公司合同管理的综合归口部门主要职责是：（一）宣传、贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律法规和规章;（二）承担直接管理的有关业务工作；（三）审查合同，防止不完善或不合法的合同出现；（四）统一管理本公司合同专用章;-3-（五）制定本公司合同管理实施办法,完善合同管理制度;（六）监督、检查有关部门签订、履行合同的情况，并定期向公司领导汇报；（七）建立合同管理台帐,将正式合同文本准确归档;并及时按要求向上级合同管理部门报送有关台帐和报表等资料;（八）参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动。第七条合同管理员职责：（一）协助合同承办人员依法签订合同，参加重大合同的谈判、起草与签订；（二）审查合同，防止不完善或不合法的合同出现；（三）检查合同履行情况，协助合同承办人员处理合同履行中出现的问题和纠纷；（四）会同合同承办人员办理有关合同文书，并负责建立合同档案；（五）制止不符合法律、法规规定的合同行为，并及时向合同管理部门和公司领导报告；（六）依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；（七）建立合同台帐及统计报表，包括：1、合同签订履行情况台帐；2、合同变更解除台帐；3、违约合同登记台帐；4、合同履行情况进度表；5、合同签订情况进度表；第八条合同承办人员职责（一）对需要签订合同的项目或经济活动进行可行性调查研究，重点调查考证对方当事人的签约资格和履约能力等；（二）提请公司合同管理部门审查其经办的合同，检查所签订合同的履行情况，及时向合同管理人员通报合同在履行过程中发生的问题，并同时提出解决问题的意见和建议，必要时也可以直接向公司领导汇报；对所承办的合同负有监督履行责任;-4-（三）对已签订的合同出现不履行、不能履行和不完全履行情况时,应及时向本公司合同管理部门报告,并会同有关业务部门研究提出解决问题的方法、建议,同时向领导汇报;（四）依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼;（五）保管好合同及与签订、履行、变更、解除合同等有关的文件和资料,及时交合同管理机构归档。第九条公司合同管理部门负责人、专职或兼职的合同管理员、合同承办人员经公司领导审查批准后,人员组成名单应向上级合同管理部门备案。第三章委托授权管理制度第十条法人委托制度法人委托人的主要职责是：（一）在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；（二）对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；（三）对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；（四）对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报、并积极想办法解决，对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好；（五）负责保管好本人所签合同的一切资料；合同履行完毕后应立即将资料上交归档。第十一条被授予“法人委托书”者的条件（一）必须是本公司生产经营活动中确需签订合同，并具有工作经验的有关人员。（二）必须经过《中华人民共和国合同法》培训，考试合格，并经工作业绩审查合格者。（三）能够遵纪守法，执行好国家各项法令、法规和本企业的规章制度。第十二条“法人委托书”的申请程序-5-（一）凡申请持证者，先由申请部门向信用（合同）管理机构提出申请，填写“参加《合同法》培训人员登记表”。（二）由信用（合同）管理机构统一组织申请持证者参加工商行政管理部门举办的《合同法》培训班，并参加考试。（三）考试合格后，申请部门按信用（合同）管理机构要求填写“法人委托书申请审批表”，并对其工作业绩进行考核审查，再经公司人事部门和信用（合同）管理机构审核后报公司法定代表人批准，签章颁发授权证书。第十三条“法人委托书”的管理（一）信用（合同）管理机构负责“法人委托书”的申请审核、证件办理，变更、注销登记、遗失声明和监督检查等管理工作，并为公司归口管理部门。（二）本公司颁发的签订合同的“法人委托书”，采用由省工商行政管理局统一印制的“法人委托书”文本，在有效期限内可连续使用，但有效期限最长不得超过两年。（三）凡不持有“法人委托书”因特殊情况需对外签约者，由所在部门向信用（合同）管理机构提出申请，经法定代表人批准，由信用（合同）管理机构具体办理一事一委托的临时“法人委托证明”事宜；未取得“法人委托书”及“法人委托证明”的其他人员一律不得对外签订合同。（四）凡持有“法人委托书”对外签订合同者，必须严格遵守本公司制定的信用（合同）管理规定和相关的配套制度，做好合同台帐记录，以备考查。（五）凡发生下列情况之一者，必须办理变更或核准注销手续：1、“法人委托书”授权内容变更；2、证件有效期届满，不再续展；3、持证人因工作变动，不再对外签约；4、持证人因调离本公司、退休或死亡；5、持证人因违反本公司管理制度，情节严重需撤消“持证人”资格；6、持证人擅自涂改授权内容、转借和弄虚作假撤消“持证人”资格。7、经颁发的“法人委托书”如有遗失，持证人应书面向本部门领导报告，并将本部门批示意见送信用（合同）管理机构，由信用（合同）管理机构向法定代表人或信用（合同）管理领导小组报告后，根据情况酌情处理。-6-8、凡核准注销人员的“法人委托书”证件，由所在部门负责收回交信用（合同）管理机构统一处理。第十四条责任（一）各部门应加强对持证人的教育和管理，凡发现严重违反本公司有关制度规定签约或利用证件进行违法活动，以及失职、渎职等给公司带来重大损失者，应依法追究责任，同时注销证件。（二）持证人必须严格按授权范围和授权权限在有效期内签订合同，如因超越授权范围和授权权限发生的纠纷，其经济及法律责任由持证人承担。第四章合同印章和合同文本管理制度第十五条合同专用章制度。公司及下属企业对外签订合同所加盖的印章，除各企业的公章外，一律使用公司统一编号的合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，还可以予以处罚。第十六条合同专用章由有关公司统一刻制、编号和颁发；严禁任何人私自刻制、使用。第十七条合同专用章应严格按照授权的范围使用，不准混用、代用或借用。第十八条合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。第十九条签订合同，应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。（一）各有关部门的合同专用章由信用（合同）管理机构统一归口管理。信用（合同）管理机构负责申请报告的审批、合同专用章的登记、留样、发放和监督检查等管理工作。（二）合同专用章的刻制由信用（合同）管理机构负责。任何部门不得擅自刻制合同专用章，凡需刻制合同专用章的部门，必须由申请部门提出书面申请报告，并由主管领导审批签字，同时按工作的实际需要和用途提供合同专用章刻制的数量、要求和样章草图，交信用（合同）管理机构审查后统一办理。（三）凡持有合同专用章的部门，应做到合法使用、专人保管。如遇-7-工作需要，需携带外出，应事先办理借用手续，用后立即归还。（四）合同专用章不得代用，混用。（五）凡遇合同专用章遗失，应立即向本部门领导报告，并将本部门批示意见送信用（合同）管理机构备案，在当地市级报纸上刊登遗失声明，办理相关证明材料。（六）凡遇合同专用章变更，需重新刻制，其申请程序与手续与新申请相同，原合同专用章交还信用（合同）管理机构统一处理。第二十条合同文本管理制度（一）合同文本的管理，应做到规范化、科学化、统一化。（二）建立合同文本。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。（三）合同档案还应当包括：合同台帐；合同文本；合同专用章使用登记；授权委托登记；合同学习、培训情况；帮扶情况记录；重合同守信用情况记录；合同纠纷卷宗材料等。（四）合同档案可实行微机管理，但必须具有机读和文字记载相结合。（五）合同档案应装订成册，实行一份一档，由专人管理备查。（六）查阅合同档案需经过批准并进行登记。第二十一条合同管理奖惩制度（一）凡在合同签订、审查、履行以及合同规范化管理制度工作中做出下列成绩之一的，对有关部门和人员给予表扬和奖励：1、在订立、审查、履行合同过程中，工作认真负责，为本单位争取较大效益、避免或挽回经济损失的；2、在合同管理工作中做出成绩，被有关部门评为先进的；3、在合同管理工作中，提出合理化建议，为本企业增加较大效益，节约较大资金、避免或挽回经济损失的；4、追讨欠款、索赔成功。在合同的仲裁、诉讼中由于自身的工作获得胜诉的；-8-5、勇于检举、揭发他人利用合同行贿受贿、牟取私利等违法行为的。（二）凡具有下列情况之一的部门和人员，视其情节轻重给予行政处分，经济赔偿直至追究刑事责任：1、盲目签订合同，造成损失的；2、未经授权、擅自签订、变更或解除合同造成损失的；3、工作不负责任，不按合同规定履行义务，进行验收、查询、反馈信息，导致企业丧失抗辩权、撤消权、代位权、胜诉权的；4、工作不负责任，对方违约不汇报、不追究、暗中向对方提供内情，收受贿赂，给本公司造成损失的；5、有缔约过失责任的；订立无效合同的；因重大误解和恶意串通而订立合同损害国家和集体利益的；严重不负责任被欺诈的。第五章合同的签订和履行第二十二条签订合同应当遵守国家法律法规，符合产业政策，遵循平等自愿、诚实信用、协商一致、互利有偿的原则。第二十三条公司签订合同应当使用合同专用章。合同专用章实行专人管理、用印审批制度。公司对外签订合同应由法定代表人或其委托授权的代理人进行。禁止无权代理，委托代理人签订合同的,必须由法定代表人签发“法人授权委托书”,委托书中应明确委托代理的权限和期限等重要内容，同时加盖本公司合同专用公章和法人代表私章生效。委托代理人代表公司签订合同,必须在授权范围及有效期限内行使代理权,禁止滥用代理权、超越代理权。第二十四条合同签订前,合同承办人员要切实了解对方当事人是否符合签订合同主体资格,资信状况是否良好,并验证对方相关有效证件。签订重大经济合同前,合同承办人员应组织公司领导和有关部门对合同草案进行评审。各部门对涉及各自业务范围内相关合同条款的合法性、可行性和履约能力做出明确判断,各有关部门应对合同的主体、内容、形式是否合法、条款的完备性等提-9-出书面意见并对此负责。第二十五条签订合同，除小额且能够及时清结的外，应当采用国家标准合同文本或公司统一制订的合同文本形式。第二十六条签订合同需要担保时，应当签订书面担保协议。担保人必须是能够承担经济责任、具备法人资格的经济实体；对方以财产进行抵押的，抵押物必须是抵押人的合法财产，并提供其产权证明，按规定办理相关手续。未经公司董事会决议通过，公司不对外提供合同担保。第二十七条依法应当公证、签证的合同，应及时到有关部门办理相关法律手续。第二十八条依法签订的合同，合同正本我方不少于两份，一份由合同公司合同管理部门归档，一份交上级合同管理部门存档。第二十九条合同管理人员对已生效的合同，要及时建立本公司的合同管理台帐及各类报表，实行分类管理，并于每年年底将合同管理台帐及各类报表报送上