如何编写岗位说明书

如何编写岗位说明书2课件编写思路岗位说明书概要基于组织结构的岗位设计如何编写岗位使命与业绩指标如何编写岗位职责如何编写岗位权限如何编写任职资格如何管理岗位说明书12734563第一章岗位说明书的概要第一节什么是岗位说明书岗位–组织中最小单位，岗位说明书就是表明企业期望员工做些什么，员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。岗位说明书包括：1）岗位设置目的2）基本职责3）组织结构关系4）业绩标准5）工作权限6）任职人员的知识/技能/素质/培训需求7）工作环境8）考核标准与项目等4核心价值观价值分配价值评价价值开发价值评估薪酬管理绩效管理培训素质测评组织设计工作分析岗位评估任职资格管理价值管理结构管理岗位说明书的价值5岗位说明书的核心作用基础管理结构化管理（基础网络)与动态管理（创新/应变/变革/抗风险能力）公平管理不同纬度/客观评估规范管理减少随意现象，职业化标准=职业化道路量化管理通过量化管理与招聘、绩效、薪酬、培训挂钩6管理人员培养岗位培训岗位评估绩效考核任职资格职业发展薪酬汇报招聘调配岗位说明书的应用领域岗位说明书7招聘配置提供明确、科学的依据规定任职要求，选择合适的人，提高人员适岗率根据职责重要性及关键指标，确定权重，招聘合适人员区分关键职责与任职条件，允许短板=招聘权变管理8培训开发员工熟悉说明书的内容缺口分析职业发展通道，职业发展规划试用期入口在职能力岗位一潜在能力出口岗位二9绩效考核以KPI为核心的绩效考核体系，是对企业、组织、岗位三层级考核目标（Objective岗位职责（Position)绩效管理（Performance)薪酬制度（payment)目标导向下的3P管理系统10岗位价值评估概念：通过比较岗位对组织的贡献大小，确定岗位之价值，以此作为企业岗位等级系列，设立企业薪酬体系岗位说明书具体应用指标岗位目标岗位职责结构关系管理幅度工作权限任职资格工作强度工作环境报酬要素输出岗位价值模型企业贡献责任范围下属管理沟通状况任职资格解决问题难度环境条件。。。说明书的项目职等输入岗位说明书与岗位价值评估之间的关系11薪酬结构制定依据：岗位、业绩、能力薪酬管理岗位说明书岗位评估岗位等级岗位工资薪酬结构岗位业绩绩效目标绩效考核绩效工资任职资格能力人员评级能力工资12岗位说明书的编写与概要岗位说明书的设计原则设计原则分工和协作原则指导与帮助原则源于现实又高于现实原则（具有空间感）目标明确原则（工作目标）13岗位说明书的设计目标岗位说明书的设计目标实现战略传递明确岗位边界提高流程效率实现权责对等实现职业化管理14岗位说明书的设计概要岗位说明书的核心内容（1）岗位基本信息（6）工作权限（2）岗位使命（目的）与概要（7）工作程序（3）岗位职责（8）工作范围（4）工作关系（9）工作条件（5）任职资格（10）工作负荷（11）考核项目15编写岗位说明书常见的几个问题1）岗位说明书不规范，决策主观化2）岗位说明书形同虚设，主要工作职责或任职资格写的过于简单、混乱，应用领域狭窄3）局限对现有岗位/现有人员进行设计4）不知设计什么，不知怎样设计5）岗位内容与范围界定不清16岗位分析的程序准备阶段计划阶段调查阶段分析阶段描述阶段运用阶段访谈控制反馈修正问卷操作程序反馈影响17编写岗位说明书的步骤工作分析的五个阶段计划设计信息收集信息分析结果表达计划：明确目的/意义/方法/步骤；确定方法；限定范围；选择职务样本；明确步骤；确定实施时间设计：问卷调查法/面谈法/观察法/实践法/典型事例法/工作日志法信息收集：根据设计实施然后收集统计信息分析：基本信息；职务名称/职务编号/所属部门/职务等级工作活动和工作程序：工作摘要/工作范围/职责范围/工作设备及工具/工作流程/人际交往/管理状态工作环境：工作场所/工作环境危险程度/职业病/工作时间/工作环境舒适度任职资格：年龄/学历/经验/性格/能力生理素质：体能要求/健康状况/感觉器官灵敏性；综合素质：语言表达/合作能力/进取心/职业道德素质/交际能力/性格/气质/兴趣18第二章基于组织结构的岗位设计岗位只是组织中的最小单位，所以进行岗位设计前必须明确组织之结构关系与设计组织结构模式职能式事业部式区域式矩阵式完整的组织设计包括：(1)组织结构设计（2）工作分析与设计（3）业务与流程设计（4）管理制度设计19组织结构设计原则目标至上，职能领先原则组织结构设计的原则执行与监督部门分设原则权责对等原则管理幅度原则（1）组织与自我膨胀规律（2）岗位目标与部门之间的关系（3）定期分析职能与职责，通过目标、职能检测组织结构的合理性20组织结构设计成果组织结构报告关系沟通网络部门与岗位分工层级关系组织二级结构放大效应（1+1﹥2）21部门职能设计组织结构与部门职能关系组织结构部门职能部门职能说明包括：部门基本信息、部门使命、目标、组织中结构关系、部门职责、关键业务流程、关键业绩指标、内部岗位结构图、部门岗位、编制人数等22组织的二级结构设计组织的二级结构：部门内的二级结构，即岗位系列因事设岗原则最少岗位数原则规范化原则系统化原则组织结构部门岗位设计原则23什么是岗位的基本信息岗位的基本信息（1）岗位名称（2）岗位在部门位置（3）岗位等级（4）岗位编号（5）岗位类型（6）薪酬等级（7）岗位编制状态**岗位名称应：统一、清晰、简介、规范、通用24岗位基本信息的编写原则（一）岗位名称：限定词语+名词岗位等级：评估后直接等级：如21级或A-5等岗位编号：规则有四规则一：部门代号+顺序号规则二：部门代号+岗位类别+顺序号规则三：岗位族+岗位族分项+顺序号规则四：部门代号+岗位类型+岗位类别+顺序号HRMHRM+++001顺序号岗位类别岗位类型部门代号25岗位基本信息的编写原则（二）所在部门直接上级部门（上司）工作地点制定者、审核者岗位类别岗位关系岗位编制岗位下属薪酬等级生效日期版本26第三章如何编写岗位使命与业绩指标每一个岗位的使命决定了他为完成组织整体战略、目标承担着直接或间接的功能使命决定了每个岗位大的工作界限、范围，建立相应的职能岗位业绩目标=职责目标与组织战略目标的分解岗位职责必须具有绩效标准确定业绩绩效指标分类（KPI、CPI）与考核频度***综合：岗位是有目的（使命）、有标准（职责）、有结果（目标）；对岗位控制与管理从前述之方面进行；同时需要制定相应的具体标准、制度、规范、法规等工作依据以配合职责开展工作27KPI与CPI关键业绩指标（KPI=KeyPerformanceIndicator)是指通过对岗位某一流程的输入端、输出端的关键参数进行设置、取样、计算、分析，衡量流程绩效的一种目标式量化管理指标，是把企业的战略目标分解为可运作的远景目标的工具，是企业绩效管理系统的基础。普通业绩指标（CPI=CommonPerformanceIndicator)即为一般的业绩考核指标，对岗位的工作职责和目标并不能造成决定性的影响。28岗位与组织的关系岗位与组织的关联图岗位岗位岗位岗位使命转化战略组织履行职责、业绩实现投入资源（人、财、物等）29基于目的与结果的岗位管理图战略岗位使命岗位职责目标职责企业KPI部门KPI岗位KPI结构优化职责完善岗位一KPI岗位岗位二岗位三非KPI岗位岗位A岗位B30岗位使命岗位使命：就是预期的责任和最高的追求目标组织战略岗位使命1岗位使命2岗位使命3岗位使命N组织战略与岗位使命体系31职责目标岗位职责：主要指岗位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，并取得什么样的工作成果；即应负责任=活动+结果以结果为导向，可以使任职者更明确的完成任务；职责的履行有绩效目标为牵引，才能执行的更好，才能检查是否执行的更好32编写岗位使命必须回答的几个问题该岗位为组织的整体目标的完成承担了什么？即组织整体目标的哪一部分与该岗位高度相关？该岗位如何对这部分组织目标做出贡献？即岗位为对组织独一无二的贡献是什么？不设这个岗位真的不行吗？如果该岗位不存在，组织目标的实现将会发生什么问题？为什么需要该岗位？33岗位关键业绩指标的提炼第一步：确定每项职责的绩效目标，即履行每条职责的期望绩效第二步：企业级KPI指标经过层层分解，分解到部门；根据部门KPI，依据岗位职责与职责目标、职责的重要程度，确定岗位KPI第三步：根据岗位KPI,检查与完善岗位职责等，优化组织二级结构与组织结构34基层员工的岗位绩效来源于两个方面（1）来源于岗位应负责任；体现对部门管理的贡献，是完成部门工作的一个环节所应做的辅助工作（2）来源于由战略层层分解的部门目标，体现对企业的业绩贡献一个岗位的关键业绩指标不宜过多，应坚持少而精的原则，一般以4~6个为宜35第四章如何编写岗位职责保证“物物有人管，事事有人问”企业失去秩序的种种现象观一、职责的作用1、职责会为企业带来秩序，是组织变得和谐2、职责具有约束和激励作用二、职责不清导致的现象1、搭便车效应（滥竽充数）2、无法确定绩效要求3、问题不能根治，反复出现三、职责缺失的现象四、职责越位或不到位五、只有主要职责，缺少协助职责36岗位职责如何编写岗位职责岗位职责是岗位说明书的核心部分；其设计与编写有两种方法：基于职能的（纵向）职责分解；基于流程的（横向）只能分解交叉或交接部分上级职责下级职责岗位职责职能纵向分解职能横向分解独立职责37不同管理层职责侧重分布中高层管理岗位：侧重于组织、计划、控制；偏重于概念、沟通、人际技能；着眼于组织整体的长期战略规划基层管理岗位：侧重于执行、领导；偏重于任职人员的技术技能；主要是履行短期、局部性的作业计划38基于职能的职责编写（一）一、矩阵式职能分解方式-岗位职责的闭环管理运用职能矩阵分解图部门职能组织计划执行协助配合审核审批分析改进岗位1岗位2岗位3岗位4岗位5岗位N计划组织领导控制岗位职责岗位职责岗位职责岗位职责39基于职能的职责编写（二）二、权限式职能分解方式-权责清晰的管理依据：职责履行层序编制：职责领域与具体职责描述、对等的工作权限步骤：（1）确定职责范围（2）岗位职责细分（3）职责按重要程度排序（4）职责按权限分解40基于流程的职责分解主要确立：流程的各个环节，涉及哪些部门？需要什么岗位？岗位职责？权限？。。。对流程管理控制的两个重要因素：上下环节之间的关联职责、关联权限流程图责任者资源或依据权限设置关联职责41职责编写规范格式：1、动词（如何做）+名词（对象/范围）+目标例：选拨、任用合格员工，保障公司的人力资源供给2、工作依据+动词+名词+目标例：根据HR规划，组织定岗定编与招聘工作，满足公司人力需求避免使用不确定、模糊的词语句表达注意避免引起歧义或双关不同使用者对岗位职责表述，能产生相同理解42第五章如何编写岗位权限岗位权限：只根据该岗位的工作目标于工作职责，组织赋予该岗位的决策范围、层级与控制力度。其权限是保证职责完成与职责范围的界定；最关键是权责对等。43岗位职责与组织权限岗位权限的设计组织权限组织人事权限组织财务权限组织经营权限A岗位职责B岗位职责A岗位普通权限B岗位普通权限A岗位重要权限B岗位重要权限拟制审核审批执行权限决策范围44岗位权限设计步骤步骤1：重要的组织管理权限设计（1）按权限种类，分类别授权（2）按决策范围，分程度授权步骤2：基于职责的岗位权限设计（1）岗位主要权限-组织权限分派（2）岗位次要权限-基于职责的普通权限（3）职责的权限决策范围45权限的分布与设计一、按管理层次，分级授权二、按流程环节，分工授权三、按部门性质，分工授权直线部门：直线权职能参谋部门：参谋权（建议权、强制协商权、共同决定权、职能权限）46第六章如何编写任职资格步骤进行岗位分类确定任职资格结构编写能力素质模型47岗位分类职层岗位分类职级职类职种纵向横向48确定任职资格结构任职资格内容:显性任职资格和隐性任职资格素质体系的冰山模型动机品质自我认知角色定位、价值观技能知识推动力（自我形象）决定个人