第六章 食品原材料采购供应管理

第六章食品原材料采购供应管理内容简介第一节食品原材料的采购管理第二节食品原材料的验收管理第三节食品原材料的库存控制第一节食品原材料的采购管理食品原材料采购管理的组织形式食品原材料采购管理的程序食品原材料采购质量的控制食品原材料采购数量的控制食品原材料采购价格的控制采购方式的选择与控制采购过程中的具体问题一、食品原材料采购管理的组织形式（一）财务部的二级部管理形式（二）餐饮部门采购的组织形式（三）餐饮采购直属总经理的组织形式（四）饭店餐饮部负责鲜活物品的采购，饭店采购部负责可贮存物品的采购二、食品原材料采购管理的程序（一）制定采购计划(P154表6-4)（二）提出采购申请(P154表6-5、P155表6-6）（三）做好采购审批（四）控制采购价格、质量和数量（五）及时组织进货餐饮部仓库验收采购部门供应单位订购单财会部门订购单订购单验签发票付款订购单验签发票运送食品发票食品转送新鲜食品转送发放申领食品食品申领食品领料单采购申请单•案例有私家车的采购员•20世纪80年代中期，京城一家大型的四星级饭店开业了，采购部选用了一批职业学校毕业的员工为采购员。两年过去了，由于管理不当，该饭店经营没有多大起色，采购工作也是疑问颇多，为数不少的采购员居然拥有了自己的私家车，一经调查又弄不出名堂，不了了之。•启示：采购工作同其他管理工作一样，采购管理首先建立一套完整的保障采购正常进行的体系，然后对这套体系进行运作、调查，最后维护好这套体系的正常运作。三、食品原材料采购质量的控制（一）“食品原材料采购规格书”的定义“采购规格书”又称“采购质量标准控制单”，它是决定和控制食品原材料采购品种、规格、质量标准、使用要求的主要依据。（二）“食品原材料采购规格书”的制定步骤：1、确定“食品原材料采购规格书”的种类2、调查市场主要食品原料供应规格与质量3、分类制定“食品原料采购规格书”（二）“食品原材料采购规格书”的作用可以作为订货的依据、购货的指南、供货的准则、验收的标准（四）“食品原材料采购规格书”的内容•产品公用名称或常用商业名称；•法律、法规规定的等级、公认的商业等级或当地通用的等级；•商品报价单位或容器；•基本容器的名称和大小；•容器中的单位数或单位大小；•重量范围；•最小或最大切除量；•加工类型和包装；•成熟程度；•防止误解所需的其他信息四、食品原材料采购数量的控制（一）鲜活类食品原材料采购数量的控制1、日常及时采购法：适用于采购消耗量大，有效保存期短暂，因而必须经常采购的原料。如新鲜肉类、禽类、水产海鲜等。“市场订货单”2、长期订货法：适用于采购消耗量变化不大的某些鲜活类食品原料，如面包、奶制品、某些水果、蔬菜等。“采购定量卡”（二）干货类食品原料采购的数量控制1、定期订货法：固定的订货周期，变动的订货数量；订货周期：根据饭店关于原料储备占用资金的定额规定确定。•订货数量=下期需求量-实际库存量+期末需存量•期末需存量=（日平均消耗量×订购期天数）×150%下期需求量下次订货点下次送货点本次订货点期末需求量实际库存量例题：•某饭店罐头芦笋一个月订货一次，该原料消耗每天10罐，正常订货周期为5天，即送货日在订货日起5天。如果管理员发现货架尚存70罐，而下一期的用量是300罐。那么他本次应订货多少呢？期末需存量=（日平均消耗×订购期天数）×150%=（10罐×5）×150%=75罐订货数量=下期需求量-实际库存量+期末需存量=300罐-70罐+75管=305罐2、永续盘存卡订购法（定量订货法）订货点量=（日平均消耗量×订购期天数）×150%•指某种原料储备量下降到应该立即订货时的数量。•最高储备量的确定要考虑仓库面积、饭店确立的原料库存额、订货周期、每日消耗量、供货单位最低订货量规定等。•订货数量=最高储备量-（订货点量-日平均消耗量×订货周期天数）订货点量订货期最高储备量例题：•某饭店罐装黄桃，日平均消耗量为20罐，订货期为5天，最高储备量为300罐，则订货点量为多少？订购数量为多少？订货点量=（日平均消耗量×订购期天数）×150%=（20罐×5）×150%=150罐订购数量=最高储备量-订购点量+（日平均消耗量×订购期天数）=300罐-150罐+（20罐×5）=250罐库存货卡(永续盘存卡)控制订货点的步骤如下：1.建立库存货卡2.确立订货点存量3.按订货点要求进货五、采购价格的控制•规定采购价格•规定购货渠道和供应单位•控制大宗和贵重原料的购货权•提高购货量和改变购货规格•根据市场行情适时采购•尽量减少中间环节六、采购方式的选择及控制•公开市场采购•无选择采购•成本加价采购•招标采购•“一次停靠”采购•合作采购•集中采购七、采购过程中的具体问题•适宜的采购时间•合理的采购数量（“经济订购批量”）•有利的采购价格•最优的质量•理想的交易对象•理想的交易场所最高存量线理想存量线最低存量线（订货点）保险存量线时间0MHQPt1t2t3订货间隔订货周期（一）适宜的采购时间H=t×d＋MH为订货点t为订货周期d为平均需求量M为保险储备量H=（t×d）×150%t4例题•某餐厅每月销售啤酒6000瓶，订货周期为10天，保险储备量为1000瓶，求订货点。•H=10×(6000/30)+1000=3000瓶•保险储备量的确定可以根据供应商的供货表现来确定。•保险储备量=供货商最长的误期记录×日平均需求量•订货点法简单易行，但没有考虑贮存和采购费用。适用于需求量大、运转快、可以贮存的物品。（二）合理的采购数量（经济订购批量）方法：1.确定需要建立批量控制的原料种类2.收集资料，计算经济批量（公式见书上）3.根据经济批量和进货周期，定期组织进货，控制进货数量（三）有利的采购价格•除了前面提到的对采购价格控制的要素之外，有利的采购价格应涉及的方面有：•采购价格与原料物品适用价值的关系；•采购价格与支付条件的关系；•采购价格与购买次数的关系。（四）最优的质量•最优的质量=最适用的质量•例题：某餐厅预计每年销售啤酒36000箱，并规定餐厅不允许缺货。每箱啤酒进价25元，每箱啤酒贮存费每月为进价的3%（含损耗）。每次采购费20元。•求：最佳订购批量/每年最低费用/订购间隔•解：每箱年贮存费25×3%×12=9元每次采购费=20元啤酒预计年销售量36000箱子最佳订购批量=√=400（箱/次）全年最低总费用=√2×9×20×36000=3600（元/年）每年采购次数=36000/400=90（次）订购间隔=360/90=4（天）2×20×360009第二节食品原材料的验收管理建立合理的验收体系确定科学的验收操作程序有关验收表格验收控制一、建立合理的验收体系（一）称职的验收人员（二）实用的验收设备和器材（三）科学的验收程序和良好的验收习惯（四）经常的监督检查二、确定科学的验收操作程序主要环节：核对价格、盘点数量、检查质量•核对送货发票与订购单•检查食品原料质量•检查食品原料数量•在发货票上签名•填写验收单发货票（无购物发票收货单）验收单•退货处理•“验收章”•在货物包装上注明发票上的信息•对所收到的肉类和海产品加上存货标签•收到货物送到贮藏室、厨房•填写“验收日报表”和其他报表•将各种验收记录呈交给有关部门退货通知单或贷方通知单验收章冷藏鱼肉食品标签验收日报表四、验收控制（一）验收体系涉及的人员•验收员、食品成本会计师、总会计师、厨师长、饭店总经理、餐饮经理和餐厅经理，以及企业外部人员。（二）防盗工作的基本原则•指定专人负责验收工作，而不能是谁有空谁验收。•验收工作和采购工作应该分别由专人负责。•如果验收员兼管其他工作，应尽可能将交货时间安排在验收员比较空闲的时候。•商品应运送到指定验收区域。•验收之后，尽快将商品送入贮藏室，防止食品变质和职工偷盗。•不允许推销员、送货员等进入贮藏室或食品生产区域，验收、检查区域应靠近入口处。•入口处大门应加锁。大门外安装门铃。送货人到达之后，应先按门铃。送货人在验收处时，验收员应始终在场。案例：金陵饭店有个“海关”金陵饭店的验货员一贯坚持原则，不为名、不为利，拒收供货商任何形式的好处。他们不徇私情，得罪了许多人，但他们并不计较。由于他们的铁面无私，光是1995年1月至8月，就有240余批进货，因验货不符合饭店标准而遭拒收或降价收购，共为饭店挽回损失28万多元。菜肴质量固然与厨师的技术水平有很大关系，然而原材料的质量也是至关重要的。金陵饭店验货组明白，他们把的是饭店质量第一关，只有优质的原料才有可能变成优质的饭店产品；反之，劣质的原材料则不可能加工成优质的产品。他们坚守质量关，绝不让次货、劣货混进店内，为的是保证饭店的服务质量，维护饭店的声誉。第三节食品原材料的库存管理食品原材料库存管理概述食品原材料库存管理工作的特点食品原材料库存管理工作的目的与基本原则食品原材料贮藏管理食品原材料贮存管理的总体要求食品原材料贮存保管：入库验收贮存保管离库处理一、食品原材料库存管理概述（一）库存管理工作的基本特点1.库存管理工作的不稳定性2.库存管理工作的不易预料和难以控制3.餐饮库存管理工作的高要求（二）食品原材料库存管理工作的目的与基本原则1.目的：保证生产和销售工作能均衡地、不间断地进行，同时又可以控制库存成本。2.原则：•将餐饮物品采购的市场活动与企业的生产和销售的需要有机的结合起来，进行有效的库存管理；•依据食品原料自身的特点，订立相应的管理方法和制度；•降低各项费用指标，加强库存经济核算，减少实际成本开支；•加速库存物品流转速度。二、食品原材料贮藏管理（一）食品原材料贮存管理的总体要求1.对食品贮藏区域的要求2.各类贮藏库（贮藏室）3.食品贮藏库对温度、湿度和光线的要求4.食品贮藏库对清洁卫生的要求对食品贮藏区域的要求•位置要求：理论上应该尽可能地位于验收处与厨房之间，以便于将食品原料从验收处送入贮藏室及从贮藏室送至厨房。如一家饭店有几个厨房，则应将贮藏室安排在验收处附近，以方便将已检验的原料送入贮藏室。•面积要求：应考虑企业的类别、规模、菜单、销量、原料市场的供应情况等因素。面积过大：增加支出、引起存货过多，或混放其他物品造成管理困难。面积过小：原料露天摆放，原料堆积造成看管和取用麻烦。各类贮藏库（贮藏室）•按地点分类•按物品的用途分类•按贮存条件分类中心库房各餐饮营业点的分库房酒类饮料库非食用物品库食品库冷冻库冷藏库干藏库食品贮藏库对温度、湿度和光线的要求贮藏库域温度要求湿度要求光线要求干藏库最好在10℃左右，15℃~22℃也可以50%~60%避免阳光的直射。库藏的玻璃窗应用毛玻璃。在选用人工照明的时候要选用冷光灯，以免使室内温度升高。冷藏库10℃以下75%~95%冷冻库﹣18℃~﹣24℃90%~食品贮藏库对清洁卫生的要求•食品仓库的地板和墙壁表面应该经得起重压，易于保持清洁，并能防油污、防潮湿。•食品仓库的高度应至少2.4米。如果使用空调，仓库里就应有充足的压力通风设备。•仓库内有下水道，以便清洗水箱，擦洗墙面和地板。•食品仓库要制定清洁卫生制度。冷藏库和干藏库要每天打扫整理。•干藏库要做好防虫、防鼠的工作。二、食品原材料贮藏管理（二）食品原材料贮存保管食品原材料贮存管理的基本过程：1.入库验收2.贮存保管3.离库处理1、入库验收•质量检查以数量检查为前提。重点在两个方面：入库物品的质量把关和对物品自身储存条件的分析。•分类签收物品入库前，要进一步分类、登记和签收，分类是为了方便管理；登记和签收是为了建立来龙去脉清晰的账目体系。根据采购规格书确定的标准看订购的材料是否适宜于存放在饭店的仓库中2、贮存保管•库存保管的原则库存物品的贮存量与生产、销售、消费相吻合。库存物品应分类集中存放在明确的地点。库存物品应建立健全的保管、养护、检查制度。加强对仓库保管人员的管理。2、贮存保管•影响贮存保管的因素物品的种类和性质；物品的成品程度；餐饮生产部门的生产能力；物品的库存能力；市场的供应状况；供货期限；库存部门内部工作组织实施；餐饮企业购销政策和计划。2、贮存保管•科学、合理的存放方法分