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上海自贸区电子文件单套制保存实施情况及思考时间2016-04-10制作人CONTENTS目录1背景2单套制含义3实践的时间发展4单套制归档流程5单套制的创新之处6自身思考全国档案事业发展“十三五”规划国家电子文件管理“十三五”规划上海市档案局课题“……在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点；……加强电子档案长期保存技术研究与应用；……”。“推进电子文件归档保存。……开展电子档案‘单套制’、‘单轨制’管理试点。”上海市档案局将“探索电子文件归档和电子档案管理新模式”作为2015年度重点课题，在上海自贸区管委会保税区管理局开展试点，对电子文件“单套制”管理中的突出问题进行重点攻关。1.背景具体来说，是将OA办公流程与电子文件归档、电子档案管理的流程对接，利用数字签名和电子签章技术，在文件办结后即时向档案室提交归档文件。这样，原来的年度归档变为了随办随归，原来作为“后道工序”的档案管理同步嵌入到了电子档案的整个生命周期。电子文件和电子档案的“单套制”管理是相对于传统的纸质、电子“双套制”归档而言的，是“无纸化”办公条件下的电子文件在线归档和电子档案管理的创新模式。它颠覆性地改变了传统的文件收集、整理和归档方式，将电子文件管理嵌入到文件形成、运转、管理、利用的源头和全生命周期，从而实现电子档案的全程化、专业化管理。抽象化具体化2.单套制的含义3.实践的时间发展试点地址：上海自贸区管委会保税区管理局2015年4月2016年2月5日2016年6月2日2016年8月25日率先开展试点，研发电子文件在线归档和电子档案管理的原型系统，制定相关配套制度，落实数字签名、电子签章等技术，开启一年多的探索自贸区管委会保税区管理局向上海市档案局呈报《中国（上海）自由贸易试验区管理委员会保税区管理局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》自贸区管委会保税区管理局印发《保税区管理局归档电子文件整理操作细则》《保税区管理局电子档案长期保存管理规范》自贸区管委会出台《关于加强中国（上海）自由贸易试验区电子文件归档和电子档案管理工作的指导意见》2016年11月17日召开复制推广会，电子文件归档和电子档案“单套制”管理正式在整个上海自贸试验区范围内推广实施。2016年11月17日三个环节流程图电子文档单套制归档的具体流程——浦东档案馆的介绍“单套制”归档在电子文件从“部门提交归档——档案室接受——档案室长期保存”三个环节中加入了目前电子商务、电子政务中应用最普遍、技术最成熟的、可操作性最强的一种电子签名方法——数字签名，数字签名不仅可以鉴定签名人的身份，还可以验证文件在传输中有无变动。与此同时，原文文件、签名串、数字证书三者作为一个完整的整体予以保存，可以随时验证数字签名的有效性和合法性。4.单套制归档流程档案室长期保存档案室接受部门提交归档单套制创新之处15.单套制的创新之处制度建设试点单位积极建立健全电子档案管理制度，结合工作实际，先后制定了《上海自贸试验区管委会保税区管理局电子文件归档范围和电子档案保管期限表》《上海自贸试验区管委会保税区管理局电子文件归档整理操作细则》《上海自贸试验区管委会保税区管理局电子档案长期保存管理规范》等电子档案管理制度，使电子档案“单套制”管理试点工作有章可循、有规可依。管理模式试点单位将OA办公流程与电子文件归档、电子档案管理流程对接，变分散管理为全程管理；要求业务经办人员在文件办结并通过审核后，立刻提交归档文件，变年度归档为随办随归，从源头上保证了电子档案的完整、准确和系统；依托电子政务网络，进一步发挥电子档案的服务功能，方便政府机构、企事业单位和个人进行档案查询，提高了办事效率。技术保障试点单位紧紧围绕电子档案“真实完整、安全可靠、长期可用”的要求，应用了电子签名、元数据采集、日志管理等技术，研发了一套适合“单套制”管理的电子文件归档和电子档案管理系统；设计了通用数据采集、电子档案格式转换、电子档案离线备份、电子档案通用浏览器等工具，有效解决了电子文件接收难、电子档案管理难和长期保存难等问题，使各业务部门在统一的网络平台和互信的软件系统上开展一体化管理，保障了电子档案来源可信、管理可靠、长期可用。为什么要实行电子文件单套制：（1）电子文件带来的压力：数量鉴定库存工作量等问题；（2）为实现电子政务中的无纸化办公奠定基础；（3）电子文件管理日益成为国家治理和公共服务的重要手段：推进国家治理体系和社会治理能力现代化提供有力支撑。6.自身思考6.自身思考依托电子政务网络，电子文件归档和电子档案“单套制”的推行将与自贸试验区的日常管理和业务职能活动同步融合。第七届中国电子文件管理论坛：国际档案理事会电子文件委员会原主席JohnMacDonald首先做题为“在业务流程中集成文件管理：说易行难”的报告。John指出“文件工作者首先要重新调整思维方式，从文件的视角看业务流程转变为从业务流程的视角看文件，要理解并有效交流文件和文件管理对业务和业务流程的价值，了解业务流程及其环境。其次，文件工作者要走出去，要与业务和系统构建者、业务流程和工作流设计者等进行交流并积极对话，共同有效促进文件、文件管理和业务流程的集成。”关注点：档案鉴定（1）业务人员发挥很大的作用（2）如何使业务人员档案鉴定的专业性，准确性6.自身思考职能鉴定在各个政府推广单套制保存方式，那么首先对于保管期限表的确立是非常必要的，那么如何确立这个保管期限表呢？其中的职能鉴定应是最大的可行之路。其中，档案局与各个机构在“鉴定”工作上的紧密合作或在推行单套制之前档案馆对各个机构档案员的进行培训。档案化（archiving）a)德里达站在哲学高度分析人类社会中的档案现象，把对一切（在有形载体上）表达我们所有经验和活动的行为都概括为档案化，也就是把从文件的制作形成过程到后来储存管理的完整过程，全部纳入档案化过程。b)现行文件的制作形成过程，正是在档案的名义下进行的，其自身就是一种档案化。c)档案化意味着从文件形成之时就将档案目标纳入考虑范围，也就是要将保证文件完整性和证据价值以及能否有效保存的问题纳入形成文件的业务活动过程，参与规定应该记录什么和保存什么，包括相关元数据的生成、捕捉和封装以及如何支持业务活动，如何反映业务活动者的社会责任。电子文件单套制保存过程中，档案化思想是很明显的，档案思想在向前延伸，融入业务工作，业务人员等，如此情况下，”整个社会的”档案工作者增加，此次机会是一种很好的档案思想的渗透。6.自身思考6.自身思考问题一：单套制的范围：现在的每份文件基本上都有电子版，对于需要归档的文件都是保存电子版吗？问题二：单套制保存状况下，档案室发挥的主要作用是什么呢：电子文件单套制保存，将许多传统的档案工作都被完成了，例如，收集整理鉴定等等，那么未来，档案室发挥着怎样的作用。a)我认为会是保管，保障电子文件的安全，安全，再安全。b)另外可能会增加新的工作角色：培训，培训业务人员按规则进行电子文件的归档；监督审查，监督所在单位电子文件的按时归档，审查相关鉴定工作是否按规则进行等等，审查电子文件利用申请等。c)至于利用，电子文件保管系统也应该是可以查阅的，只要有计算机，就可在线申请，在线获得等，那么服务利用的工作显得更为简单了。感谢聆听