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XX集团办公物资管理制度第一章总则第一条本制度制定的目的是加强对集团及各子公司内部办公物资的管理，有效控制行政经费的支出，以确保办公设备在工作中的正常使用。第二条本制度所指的“办公物资”包括：集团及各子公司内部的电话、电脑、打印机、传真机等所有办公设备。第三条集团及各子公司的办公物资属于集团的工作资源，只可用于集团内部以工作为目的开展的各项业务，禁止将集团的办公设备用于处理私人事务。第二章办公物资的采购第四条办公物资采购管理职责。（1）集团及各子公司行政部负责统一采购计划的制定和实施。（2）集团及各子公司财务部负责审核采购费用。（3）集团及各子公司总裁级别以上高管负责审批采购计划、采购合同以及采购费用。第五条办公物资采购审批程序（1）根据本部门实际情况，设备需求部门OA填写请购流程。（2）经部门负责人核准后提交财务部审核，最后报请总裁审批。采购金额超过10万元以上的，需要上报集团董事长审批。（3）根据审批意见，行政部实施物资采购程序。第六条办公物资采购程序。（1）行政部必须选择超过三家的供货商进行询价。（2）采购经办人员应对报价资料进行认真的分析，并参考以往的采购记录及当时的市场行情与供货商进行议价。（3）经办人员填写《物资询议价分析表》，经行政部负责人审核后，提交财务部审批。（4）根据审批意见，经办人员实施采购，必要时应与供货商签订《采购合同》。第七条办公物资的验收入库工作程序。（1）设备到货后，行政部应对设备进行仔细的检阅，必要时设备需求部门应给予协助支持。（2）检验人员在《物资验收单》上确认签字后，设备方可登记入库。第八条物资采购费用付款程序。（1）采取预付款方式时，经办人员需凭《物资询议价分析表》或《采购合同》，OA填写《借款单》，经财务部审核，总裁审批通过后办理预付款手续。（2）采取货到付款时，在设备到货后，经办人员凭《物资询议价分析表》或《采购合同》、《物资验收表》及购货发票，OA上办理财务报销或者付款手续。第九条物资采购管理规定。（1）行政部必须严格遵守公平、公开的原则，在保证质量的前提下综合考虑价格、交货期、售后服务等因素，选择信誉度高的供货商。（2）集团及各子公司主要物资的采购应有3~5家资质齐全、质量可靠、诚信度高的备选供货商。（3）所采购物资单价超过3万元时，必须采取公开招标的方式进行采购。（4）物资采购人员必须严格遵守集团制度，秉公办事，任何人不得在采购物资过程中收受佣金。如有违反，一经发现，集团及各子公司将严肃处理。（5）行政部与供货商签订购买合同时，需对售后服务做出明确约定。设备验收不合格时，应按照合同的约定，进行退、换货或索赔。（6）供货商提供报价的设备规格与请购单中所列的设备规格不同或属于代用品的，应及时与设备需求部门沟通，有需求部门经理签字确认后，方可购买。（7）物资在投入使用时需要厂家现场指导的，由行政部负责相关事宜。（8）物资采购人员应树立服务意识，或因缺货等原因无法按时完成采购时，应及时通知设备需求部门，并积极与其协商处理。（9）各部门对办公设备有紧急需求时，可直接将部门经理审核的《物资申请表》提交集团及各子公司总裁审批。审批通过后，由行政部安排单独采购。第三章办公物资的使用及维修第十条办公物资的使用和保养。（1）集团及各子公司全部的办公物资都要指派专人管理，严禁其他人员擅自使用。（2）使用设备前应认真阅读说明书，操作必须严格按照操作规范进行。（3）如因人为原因导致的设备丢失或损坏，应追究相关人员的责任。（4）行政部应指派专人根据产品的保养手册定期对办公设备进行检查养护，排除隐患，以免因设备故障影响集团及各子公司的业务。（5）需要由厂家进行专业保养的，由行政部负责相关事宜。第十一条办公物资的维修。（1）当物资发生故障时，应提报行政部安排维修。因私自处理导致物资损毁的，由损坏部门负责人承担相应的损失。（2）行政部应对物资的维修情况做详细的记录，包括设备编号、维修日期、故障现象及原因、维修费用、维修单位等，并建立维修档案。（3）行政部应根据各类故障产生的原因提出预防措施，并及时通知各部门在使用物资的过程中加以防范。第十二条办公物资使用监督。（1）各部门经理负责本部门所用办公物资的日常使用监督。（2）行政部负责不定期地对办公物资的使用情况进行检查。（3）行政部有权提请处罚违规使用办公物资的人员。第十三条办公物资的报废认定及处理。（1）办公物资因故障无法修复或无维修价值需要报废时，行政部应提交《物资报废申请表》，由集团及各子公司总裁签字审批，并报集团行政部备案。（2）行政部负责处理报废的办公物资，所得现金应填写交款单立即交财务部入账。同时，财务部负责对已报废的办公物资进行销帐。第四章办公物资的分类管理第十四条电脑的使用管理（1）本制度中所称“电脑”包括：主机、显示器、键盘、鼠标等全部设备以及各类应用软件。（2）集团及各子公司内部网络管理员负责计算机的管理，其有权对集团及各子公司任何一台电脑实施操作、设置等管理。（3）集团及各子公司电脑的使用实行“专人专管”原则，即由每台电脑的使用者负责电脑的日常操作及保养，使电脑及其附属设备始终处于整洁、良好的状态。（4）未经允许，集团及各子公司网络管理员之外的任何人均不得擅自使用他人的电脑。（5）电脑的使用者应设置开机密码。且未经集团及各子公司批准，不得将密码泄露给他人，以免信息外泄导致集团及各子公司遭受损失。（6）电脑上必须安装杀毒软件并及时进行更新。不得使用未经杀毒软件检查的U盘、软件等，以防止病毒入侵。（7）电脑上不得存放会影响、破坏集团及各子公司计算机网络正常运行的软件，如黑客程序、网络代理服务器软件等，一经发现，网络管理员有权立即删除。（8）严禁使用集团及各子公司电脑玩游戏、看电影以及进行其他娱乐活动。（9）行政部指派专人对集团及各子公司电脑的硬件进行维护，其他人不得随意拆卸电脑设备或更换配置。（10）电脑使用者应定期对电脑内的资料进行整理和备份，删除无用的文件，确保电脑有足够的运行空间。备份的资料可由部门统一保管。（11）电脑使用者离开时应退出系统并关闭电源。第十五条电话的使用管理（1）电话由行政部统一进行分配和管理，未经允许，其他人不得擅自调换分机号码或私自拉线串号。（2）各部门经理负责对电话的日常使用情况进行监督与控制。（3）通话时要简洁扼要，避免长时间占线，浪费时间和资源。（4）因工作原因需要拨打长途电话时，应事先征得部门主管的允许。第十六条在不使用打印机、复印件时，应关闭电源，降低损耗。第十七条传真机的使用管理。（1）涉及集团及各子公司机密的文件必须经集团及各子公司总裁签字批准后方可传送。（2）每天下班后，应将传真机设置为自动接收状态，以防遗漏重要文件。第十八条其他办公设备使用管理。（1）集团及各子公司全部办公设备均应指派专人负责保管与使用，未经允许其他人不得擅自使用。（2）设备负责人应定期养护设备，以确保设备的正常运转和使用。（3）由于设备使用人员操作不当造成设备损坏的，应按照设备的购置价格赔偿。（4）员工进行岗位变动或离职时，应将指定的办公设备交与行政部审核。经行政部经理确认后，员工方可办理异动或离职手续。第五章附则第十九条集团及各子公司行政部有权提请处罚违反本制度的相关人员。第二十条本制度的最终解释权归集团行政部所有。第二十一条本制度自公布之日起实施。XX集团行政部20XX年XX月XX日