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XX集团会议事务管理制度一、会议室管理制度第一章总则第一条本制度制定的目的是加强会议室的管理，从而提高会议室的利用率。第二条行政部统一负责会议室的统筹使用、设备维护、卫生清洁等管理事项。第三条行政部应遵循全局性会议后各部门会议，先紧急会议后一般性会议的原则统筹安排会议室的使用。第二章会议室使用申请第四条集团及各子公司各部门有会议室使用需求时，均需提前在OA上向行政部提交使用申请，填写《会议室使用申请表》说明使用时间、参会人数、所需设备等，由行政部统一进行统筹安排。第五条召开临时会议未事前提交申请者，可与行政部沟通协商。如可安排使用，会议组织部门事后应及时补办申请手续；如确实无法安排时，应更改会议时间或由行政部协调提供其他解决办法。第六条未经行政部批准者，不得擅自使用会议室。第三章会议室管理规定第七条行政部统一保管会议室钥匙，各部门领用完毕后应及时归还。第八条行政部负责每日会议场所的清洁工作，确保会议室整洁干净，桌椅摆放整齐。会后应及时进行清理打扫，并检查室内物品及设备是否正常。第九条借用物品如有损坏或丢失，由责任人照价赔偿。第十条行政部须根据每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，按会议需要备好茶水等。第十一条行政部负责管理会议室配置的各种设备。各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，不了解设备的操作方法时，应及时向行政部求助，严禁擅自强行操作。因操作不当及其他人为原因造成设备损坏的，由责任人照价赔偿。第十二条若非参加会议，任何人不得随意进入会议室。第十三条各部门使用会议室时间须遵守申请时间，以免影响整体的使用计划。第十四条开会人员应注意保持会议室卫生，不乱扔纸屑。会议结束离开时应自觉将所用物品放回原处，并关闭门窗和全部设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。第四章附则第十六条本制度的最终解释权归行政部所有。第十七条本制度自公布之日起实施。二、集团会议策划管理第一章总则第一条本规范制定的目的是规范集团会议的策划管理行为，从而提高集团会议管理的能力。第二条本规范适用于以下重要会议的组织策划工作：股东会议、董事会会议、年会、新闻发布会、产品发布会、优秀员工表彰会议。第三条会议策划本着务实、高效、节约的原则进行。第二章会议决策的主要内容第四条明确会议目标。目标不明确会导致行为盲目，明确的目标是提高会议效率的基础。第五条制定会议计划。详细的会议计划是达到会议预定目标的有效保证。第六条明确与会人员。必须严格控制与会人数，尽量选择与会目标直接相关或有助于会议目标实现的人员，这样既可提高会议效果，又有效的降低会议成本。第七条拟定议事日程。拟定会议的程序表，包括会议内容、讨论事项、与会者名单、各项事宜的时间安排、开会的时间和地点等。第八条选择会议场所。会议场所不仅是会议档次的直接体现，而且恰当的会议场所还有助于提高与会者的参会邀请。选择会议场所须综合考虑如下几个方面：距离、交通状况、周围环境、场地空间、会场设施。第九条同会议发言人和与会贵宾进行联系。事先同会议发言人以及贵宾进行必要的联系，以确定与会的相关事宜。第十条确定会议议题。股东会议、董事会会议的议题由集团高层领导负责确定；年会、新闻发布会、产品发布会等的议题由企划部负责提出，或有企划部根据领导指示准备，经讨论、修改后报请总裁审查，审查通过后再进行统筹安排。第三章附则第十一条本制度自公布之日起实施，修改时亦同。三、会议筹备管理第一章总则第一条本制度制定的目的是规范集团会议筹备工作，从而提高会议的统筹效率。第二条会议统筹的原则。（1）充分准备。（2）注重细节。（3）控制费用。第二章会议筹备内容第三条编制会议经费预算。（1）交通费。a)即与会人员在出发点与会议时间往返的交通费，包括航班、铁路、公路、水路及机场、车站、码头与会议安排住宿地点间的往返交通费。b)会议期间的交通费，包括会议地点、住宿地点、餐饮地点、其他活动地点间往返产生的交通费。（2）住宿费。（3）餐饮费。a)早、中、晚餐，酒水，服务费。b)会场茶水、联谊酒会费用。（4）场地费。a)会议场地租金。b)会议设备租赁费用。c)会议场地布置费用。（5）杂费。a)资料打印、传真。b)快递服务。c)礼仪服务。d)物品运输。e)翻译与向导。第四条布置会场。（1）会场空间安排。a)根据会议类型选择相应的会场布置方式。b)会场的整体格局要求紧凑、和谐。（2）会场座位安排。根据会议的目的及类型确定会场座位的安排方式。（3）会议用品和设备调配。妥善登记会议用品及相关设备，以防丢失。第五条制发会议证件。（1）会议证件：出席证、列席证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等。（2）工作证件：会务人员工作证、记者证、出入证、汽车证等。第六条制定会议须知。（1）会议保密纪律。（2）请假制度。（3）安全管理要求。（4）作息时间。（5）其他注意事项。第七条发布会议通知。及时印发会议通知单，内容包括：会议的地点、时间、出席人员名单、议程等。第三章附则第八条本制度的最终解释权归行政部所有。第九条本制度自公布之日起实施。四、集团会议费用管理第一章总则第一条本制度制定的目的是加强和规范集团的会议费用管理工作，避免会议费用支出的随意性，从而降低会议支出的成本。第二条会议费用的管理应遵循精简实效、节约开支的基本原则。第三条行政部是集团会议工作的管理部门，负责全集团会议计划的汇总工作，统一管理、控制集团各部门组织的会议规模、价格、费用等。第二章管理办法第四条会议费用实行预算管理，原则上，无计划、无预算的会议不得召开。因特殊情况必须召开的临时性会议，必须经总裁批准后方可进行统一安排。第五条会议费用的审批。（1）各部门根据年度会议计划安排，制定相关会议预算，向行政部报送会议预算计划，行政部汇总后报请财务部及总裁审批。（2）确因特殊情况需要召开临时会议，须报上级领导审查，经总裁批准后方可召开，并报行政部备案，否则财务部有权不予报销。第六条会议费用开支项目包括直接费用和间接费用。直接费用包括餐费、住宿费、场地租赁费等；间接费用包括交通费、资料费、专家费、专用设备租赁费等其他杂费。第三章管理细则第七条各部门应对会议的次数加以严格的控制，没必要的会议一律不得召开，能够合并召开的会议尽量合并召开。第八条尽量缩短会期，减少一般性事务活动。不得组织高消费娱乐活动。第九条行政部根据会议的类别、规格、时间等实事求是地做出费用的综合预算。第十条预算范围内的会议费用由承办部门统一管理，须本节约的原则合理地控制使用，不得超支。第十一条根据与会人数合理地控制会议资料的印刷数量。第十二条与会人员除特殊领导或专家外，午休用房尽可能按钟点房安排或将一般的与会人员集中安排。第十三条一般情况下，会期为1个工作日的，不予安排住宿；会期超过1天的，本市区以外的与会人员安排住宿，其他与会人员一般不予安排住宿。第十四条尽量减少本集团参会服务工作人员与驻会人员。除必须需要驻会会务组成员外，其他人员原则上回宿舍或家中住宿，集团及各子公司可根据实际情况为其报销出租车费。第十五条以现金形式发放的专家费必须本着“合理、必要、有用”的原则，严格控制发放范围，严禁任何人以任何借口临时增加专家费。第十六条坚决杜绝发放“人情”费。专家费必须根据会议预算按照开会前拟定的名单发放，不在该名单上的人员，行政部有权落实情况，并拒绝提报财务部。第十七条未经事先书面请示批准，个人擅自给付他人的费用，由其自行负担。第十八条由我集团及各子公司人员从会务组领取后代发的专家费必须亲自交给专家本人。如专家未出席会议应及时将专家费退回。一经发现挪用者或未按时交回者，除勒令退回外，集团及各子公司将根据具体情况给予必要的处分，严重者将予以除名。第十九条各部门会议费实行一会一报销，报销时需提供会议预算申请、发票等相关证明文件。行政部负责全程督察会议费用的使用情况。第四章附则第二十条本制度自公布之日起实施，修改时亦同。五、团队建设标准第一章总则第一条为体现公司的福利机制，丰富员工的业余生活,促进沟通,加强团结，特制订本规定。第二条适用对公司及其所属子公司、分公司、关联公司的所有员工。第二章经费标准与条件第三条费用标准：详情请参照财务制度标准。第四条部门级别活动每季度一次，可优先选择元旦、端午节、中秋节、国庆节等节日附近日期，或适合户外活动的最佳季节。第三章相关规定第五条所有活动申请以部门为最小单位,该部门负责人为活动的第一筹备者、执行者和风险管控者。第六条对于申请拓展或户外活动的部门，应在《活动申请表》递交的同时，提供相应的活动策划书、安全保证书,以便进行查核、审批。第七条所有活动的福利对象是公司的在职员工,公司只支付此部分人的费用。未经批准擅自将经费用作非本公司员工用的,此部分费用全额由部门负责人个人统筹支付。第八条所有活动必须至少提前一周申请，且不得影响正常的工作运营，不能占用正常的工作时间。第九条活动中必须注意安全，相互协作，相互友爱，因员工个人原因造成的事故，由员工个人承担。第十条活动经费报销依据实际发生额为准，剩余部分可累计下次，超支部分全额由部门负责人统筹参与员工自付。第十一条活动申请和举行此时间差内若有员工新进或离职，经费报销标准依据申报费用为准，时间差内若有缺勤员工，不予提报其相应费用。第四章附则第十二条本制度的最终解释权归集团及各子公司行政部所有。第十三条经总裁审批，本规范自公布之日起实施，修改时亦同。XX集团行政部20XX年XX月XX日