常用事务文书

主讲教师：于斐手机号：1895328270第二章常用事务文书第一节计划第二节总结第三节述职报告第四节简报第五节启事声明第一节计划【开篇案例】晓云今年6月份就要大学毕业了。作为一名优秀毕业生，他门门功课优秀，成绩始终名列前茅；同时她的实践能力也被老师和同学认可，一直担任院系学生干部，目前已有多家企业向他伸出了橄榄枝。她的家境虽不富裕，但却把生活安排的井井有条，吃穿虽朴素但不寒酸，还时不时看看电影，买些书籍，丰富自己的精神生活。她的朋友也很多，大家都认为晓云是个大方、开朗、乐于助人的好女孩。当别人问起她成功的“秘密”，她拿出一个本子，笑笑说：“这就是秘密”。原来本子上是她每学期初制订的学习、工作、生活计划。上面有明确的目标，每完成一项，就在上面画钩，没有完成的目标也做上记号，旁边标注上原因，待以后完成。就是这一个个目标，一份份计划引她走向成功。第一节计划计划是前进方向上的路标，是一切行动的先导，也是实现目标的手段。一、计划的含义计划是指单位或个人在一定时期内实现一定目标，制定相应措施和步骤的事务文书。计划也是个统称，常见的安排、打算、设想、要点、方案等都属于计划。二、计划的特点1.预见性2.可行性3.明确性三、计划的构成与写法标题+正文+落款1.标题——发文机关+关于+事由+文种《=+公司2011年公司计划》《++公司2012年技术革新计划》2.正文——前言+主体+结尾（1）前言：目的式开头，常用“为了，根据”+过渡语“为此，特制订计划如下：”。表明计划的依据、目的或指导思想，说明“为什么做”（2）主体：任务+目标+措施+步骤（分条列项）（3）结尾：号召式结尾“希望”；省略3.落款——单位名称+日期第一节计划第四节应用文的写作要素一、主旨㈠主旨的含义主旨是作者通过文章的内容所表达出来的基本观点或主要意图。在一篇文章中，主旨是“统帅”和“灵魂”（二）主旨的基本要求1.正确正确是指文章的主旨符合法律法规和国家的方阵政策，经得起历史的检验，具有社会效益。作者通过文章表达的内容应该：⑴符合党和国家的政策；⑵符合客观实际；⑶符合事物发展的本质或发展规律。2.鲜明：应用文：直截了当；态度明确。作者通过文章赞成什么、反对什么、提倡什么应该让人一目了然，一读就懂。3.单一一篇应用文只能表达一个主要意图或基本观点，即“一文一事”、“一文一旨”。单一的要求含义有二：一是事项的单一，二是主旨的单一。4.深刻5.新颖（三）主旨的确立与表现1.篇名点旨-就是用标题概况点明主旨《国务院关于加强水土保持工作的通知》2.篇首亮旨-开门见山，开头交代行文的目的、意义等“为了，为或者根据”3.篇中明旨-将文章的主旨分解为几个方面，每部分用小标题或段首句概况其基本内容。（分条列项）4.呼应显旨-采用开头与结尾相互呼应的方式表现主旨。5.篇末显旨-文章结尾点出总的要求、目的的显旨方式。二、应用文的材料㈠应用文材料的含义材料是指作者用来表现主旨的一系列事实和证据，包括具体的情况、措施、意见、数据、图表和有关的法律法规、方针政策等。搜集和掌握大量的材料，是应用文写作的基础和前提。（二）聚材（三）选材（四）用材-数据材料和图片材料1.先后有序；2.详略得当；3.注意色彩三、应用文的结构（一）结构的含义是指对文章整个格局的布置与安排。包括：外部结构格式；正文篇章结构；正文逻辑结构应用文外部结构1.标题写法：发文机关+关于+事由+文种Word文档中，第一段，字体-宋体，小二/二号，加黑，居中2.发文机关办理或答复公文的机关写法：标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋字标示3.正文一般分为开头、主体、结尾三部分。写法：主送机关名称下一行，空两个字起写，3号仿宋体4.落款署名（发文机关名称、姓名）+成文时间（名称在上，时间在下）正文的篇章结构1.开头概述式：概述工作的基本情况或文章的主要内容，使读者有个总印象。总结、报告、会议纪要、简报等常用这种开头方式。目的式：开门见山，交代行文目的。常用“为了，为”等介词起笔，说明要达到的目的。依据式：开头交代制文的依据。常用“根据、依照”等介词引起全文。引述式：在开头引其他机关的来文。批复和函的开头就需引述对方来文。如：“你公司《关于成立的请示》收悉。”正文的篇章结构2.结尾总结式：以简练的语言概况全文的主旨。“总之，总的来说”号召式：提出希望，发出号召，以激励读者。“希望”说明式：在结尾交代、说明一些问题，已引起读者的注意。如：“本办法自2006年3月30日起实施。”定型式：以惯用语结束全文。如“特此通知，以上意见妥否请指示”正文的篇章结构3.主体——分条列项①小标题式②标序式③条目式（条款式）层次和段落⒈层次又称为意义段，是指文章内容表达的逻辑次序，体现事物发展规律。⒉段落又称为自然段，是指文章内容表达因为转折、间歇等原因所造成的文字上的分割，通常有明确的分行标志。⒊应用文常用的层次和段落安排缘由—观点事实----结论结论----理由过渡与照应⒈过渡⑴过渡词：因为……所以；综上所述等⑵过渡句：现将有关情况报告如下：现作如下通知：特作如下通告：四、应用文的语言（一）语言运用的要求1.准确2.简明3.平实-朴质无华，通俗明白，不追求华丽辞藻。4.得体5.生动（二）表达方式叙述、说明、议论是应用文写作常用的表达方式㈢应用文语言特点1.通用性的书面语体⑴不用个性化的方言口语⑵不用非规范化的词语⑶保留使用部分文言词语2.沿用模式化语词和句式⑴领起语：为了……根据……因为……⑵承启衔接语：因此⑶结尾用语：特此通知特此报告⑷引据用语兹就欣悉惊闻⑸称谓用语本贵（尊称）该⑹表态用语不得同意禁止3.合理运用书面辅助语言合理运用书面辅助语言可以使应用文的表达更为形象、直观、简明。常见的书面辅助语言：图形、表格、公式、符号等。㈣应用文语言运用的基本要求1.准确2.简洁3.朴实4.得体五、应用文表达方式㈠应用文表达方式概述应用文的写作，常用的表达方式是：叙述、说明和议论。㈡叙述1.叙述的含义应用文一般都要涉及一定的事件或事项，因此必须采用叙述手段陈述事实经、过程等。2.叙述方法以顺叙为主，有时也可用倒叙和分叙，一般不用插叙、补叙等其他方法。3.叙述人称主要以第一、二人称为主。概括4.叙述的基本要求直接真实㈢说明1.说明的含义说明，即阐释和解说。是用简明而准确的文字对事物的特性、状态、功能、成因等作静态的介绍、解释。2.常用的说明方法⑴定义法即对事物的内涵与外延作明确界定，讲明事物、事理“是什么”。⑵诠释法即对事物作比较详细具体的介绍，是定义说明的具体化，对定义作进一步的解释和阐述。⑶分类法对较为复杂的事物的构成作分门别类的说明介绍。⑷引用法引用相关论述、文件资料说明事物的形状、特点、本质和规律。⑸比较法通过两种以上的事物的对照，以突出所要说明的事实和问题。⑹举例法通过具体事例来说明概念或观点。⑺数据及图示法运用统计数据和图表来说明对象，给读者以量化和直观的感受。⒊应用写作对说明的要求准确简明㈣议论1.议论的含义应用文中，作者发表意见、阐明道理、作出评价、批驳他人观点乃至于提出要求、措施，大都属于议论的范畴。议论主要是叙述、说明的补充手段，处于从属地位，不能喧宾夺主。2.议论表达的主要要求⑴夹叙夹议边叙述、说明情况，边予以分析评价，即就事论事。⑵简化论证即直接用判断句式，表明“是什么”、“要怎样”、“应该怎样”。⑶以立论为主以立为主，以破为辅。⑷多正面论证应用文一般以正面灌输，正面导向。第二章公文写作知识第一节公文概述一、公文的涵义1.广义公文广义的公文即公务文书，是指党政机关、社会团体、企事业单位等社会合法组织在处理公务时形成和使用的各类文书。2.狭义公文狭义公文也称法定公文，即由中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)中规定的决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15种公文文种。二、公文的分类（一）按使用范围分1.通用公文2.专用公文（二）按系统分1.党政机关公文2.人大机关公文3.政协机关公文4.军队机关公文（三）按行文方向分公文按行文方向可分为上行文、平行文和下行文。意见很特殊，可上行、平行、下行。领导指导性公文（四）按公文的性质和作用报请性公文知照性公文商洽性公文会议公文（五）按涉密程度分普通公文保密公文绝密公文机密公文秘密公文（六）按处理时限分普通公文紧急公文特急加急（七）根据公文的来源收文发文（八）根据处理方式阅件办件三、党政公文的适用范围，见教材P324四、公文的特点（一）法定性作者的法定性效用的法定性制发程序的法定性（二）工具性应实而生生而实用（三）规范性内容须符合党和国家法规政策规定格式、行文程序等按《条例》《格式》（四）时效性时代性及时性效用的时限性五、公文的作用1.领导指导作用2.处理公务作用3.宣传教育作用4.凭证依据作用第二节公文格式《条例》第十条规定：公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。一、公文格式各要素编排规则公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等十九个要素组成。国标将组成公文格式的各要素划分为“版头”、“主体”、“版记”三部分。版头部分：公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；主体部分：公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；版记部分：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。㈠版头部分版头部分由份号、密级和保密期限、紧急程度发文机关标志、发文字号、签发人等6要素组成。1.份号涉密公文应当标注份号。2.密级和保密期限3.紧急程度4.发文机关标志5.发文字号6.签发人上行文应当标注签发人姓名。（二）主体部分公文主体部分主要包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等要素。1.标题《条例》规定：标题由发文机关名称、事由和文种组成。标题的表达形式⑴完全式：发文机关名称、事由、文种①发文机关名称要用全称或规范化的简称；②事由应准确简要地概括公文的主要内容；事由的结构：“关于…..的③文种要准确。发文机关名称、文种⑵省略式事由、文种文种如：重庆市人民政府命令关于2013年春节放假的通知通知⑶选用公文文种常出现的错误①混用法定公文文种如：公告—通告、决议—决定、②错用事务文书文种把属于机关在日常工作中使用的事务文书文种用于法定公文。③自制文种生造文种并以法定公文行文。2.主送机关应当使用全称或规范化简称、统称。普发性公文可无主送机关。3.公文正文公文的内容简单时，采用独段式表达；内容复杂时，应采取分条列项的方式表达。4.附件说明公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。5.发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称。6.成文日期7.印章（三）版记主要由抄送、印发机关和印发日期构成。版记应位于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。1.抄送机关公文若需其他相关的上级机关协助或阅知，可以抄送。2.印发机关和印发日期印发机关左空一字，印发日期右空一字，后加“印发”二字。第三章党政公文写作通告的写作一、通告的适用范围《条例》规定：通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告是下行普发性公文,使用频率很高。通告常采用张贴、报刊、电视、广播等大众传媒方式发布。二、通告的种类1.规定性通告（遵守类通告）适用于公布社会各有关方面在特定范围内应该严格遵守或执行的相关要求。既是要求人们“应当遵守”或“应予禁止”的要求。诸如打击某些不法犯罪行为、维护或整治社会秩序等，都可用通告行文。这类通告具有强制性和约束力，具有一定的行政法规的作用。注意：这类通告的制发者必须是拥有相应的法定职权，决不可超越法定职权制发此类通告。2.周知性通告（事项性通告）适用于公布各有关方面应当周知的具体事项。诸如车辆年审、更换执照、停水、停电、迁址等，均可用通告行文。这类通告主要起晓谕、知照的作用，不具有强制性和惩处意义。如：1.宏