文书管理办法

文书管理办法一、文件管理办法总则第一条为提高办文速度和质量，发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本办法。第二条文件管理主要内容：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。收文的管理第四条公文的签收：凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯!员直送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其#中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。第五条公文的编号保管：两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。!须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，#不得个人保存。··’第六条公文的阅批与分转：凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分!送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，#应同主办单位联系后再分转处理。为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到$两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过天（特殊情况例外）。#第七条文件的传阅与催办：传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场!所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过##天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理$借阅手续，以防止丢失泄密。文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。发文的管理第八条发文的规定：全厂上报下发正式文件的权力集中于厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向厂部提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。厂部同意发文，则由厂办按机构设置与业务分工统一归口以厂字发文。对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。第九条发文的范围：凡是以厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。厂部下发文件主要用于：（）公布全厂规章制度；（）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；（）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；（）公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；（）发布有关奖惩决定和通报；（）其他有关全厂的重大事项。厂部上行文、外发文主要用于：（）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定。（）同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。在工厂日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查），不用厂部名义发文。发文程序与要求第十条发文程序规定：各单位需要发文，应事先向厂部提出申请。厂部同意发文时，主办单位应以国家法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级。厂办应根据厂部的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改；对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。经厂办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）。对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚。需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。文稿审核会签后，按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发。经领导批准签发后的文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印。文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。文件打字后，由厂办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围：凡下列文件统一分别由两办负责归档：（）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；（）厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；（）厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；（）厂一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；（）有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；（）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等；（）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；（）反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音像摄制品；（）工厂日志和大事记；（）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。业务科室、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。第十六条立卷要求：文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。年度形成的文件材料，要求在下年度月份以前整理完。月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。文件的销毁第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，厂办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由厂办机要秘书和正（副）主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。二、文书管理制度总则第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表参考书等一切业务用书与公文。第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。第四条必须严格保守文书的机密。第五条文书按下列要点处置或办理：凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。第六条文书的管理原则规定如下：文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则做出规定。文书的收发第七条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置：一般文书予以启封，分送各部门。私人文书不必开启，直接送收信人。分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部。文书的处理第八条文书按机密程度可分为以下几类：绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。第九条普通文书的处理原则如下：由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。第十条机密文书的处理原则如下：机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。第十一条文书的阅览原则如下：某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还文书主管。第十二条与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，请示审批，由上级裁决。第十三条请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后，方能实行。第十四条须请示审批事项如下：职务及重要人事安排；各种制度性规定的变更；重要契约的缔结、解除与变更；诉讼行为；与政府机构有关的各种重要的请示回执、申请等等；土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让；大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支；分支机构的增减与升降；预算与决算事宜；借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更；重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售；定期或不定期刊物发刊、修改与废除，以及费用开支的修订；有关公司经营的重要计划与企划；其他上述未涉及的重要事项。第十五条请示审批者为分公司经理，以及以此为标准确定的主管。第十六条对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌，以便能顺利实施。第十七条请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。第十八条请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门如业务部门、出版部门、总务部门和财务部门等等。第十九条请示提案文书必须编号，注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并签名盖章。第二十条请示审批内容一旦被上级认可并做出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回，并请示部门予以执行。第二十一条请示提案原本由总务部保管。文书的制