外来文件管理规定

QW-QA-007-A第1页共2页外来文件管理规定1.目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。2.范围适用于xxx所有部门。3.术语及定义外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。4．外来文件类别：A、与公司产品相关的法律法规，如国家、地方法律法规，国家、行业强制性或推荐性标准。B、与公司产品相关的国际、国内、行业、其它企业标准等，如技术标准，产品标准等。C、顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等。D、适用的质量管理体系标准，工具书。5、外来文件管理规则5.1、保存期限：外来文件永久保存，随时更新；5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸）B、转换引用（如产品标准，接收准则等）C、参考(如工具书，体系标准)6、外来文件的管理流程6.1文件接收、评审：文件接收者在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。6.2文件提交、转化：6.2.1评审人员将评审后的外来文件提交DCC并在《文件接收，发放，回收记录》上签字确认，并明示使用方式及发放范围。文件不适宜时，由文件接收者或职责人员与文件来源处及时沟通，进一步确定文件的可执行性。6.2.2如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字后提交DCC。6.3文件发放：DCC将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理QW-QA-007-A第2页共2页外来文件管理规定清单中。提交者及DCC在《文件接收，发放，回收记录》上签字确认。A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，DCC盖外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，DCC将电子版文件通过Email发放，并将存储路径通知相关人员。B．由外来文件转化后的内部文件，DCC按照《文件控制程序》的要求进行发放。C．外来文件作参考文件时，DCC将电子版文件的存储路径通过Email通知相关人员。必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。6.4外来文件更新：职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新版外来文件后，遵循上述6.1～6.3的流程操作。回收与报废按照《文件控制程序》执行。7、相关文件：《文件控制程序》QP-QA-002部门会签:部门签名日期技术部质量部生产部销售部