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1广州巧居财务部代收款管理制度指引一、代收篇（一）备用金申请新分行：1000元/分行；2、追加备用金：分行10天以上的收付业务流量超过原拔给金额（原则上每分行上限为3000元）。（二）备用金帐户备用金帐户使用须知：该帐户收入项为总部对分行代收款支出的补款，支出项仅限于代收款的备用金支出，不得作其他款项用途的存取款。（三）备用金管理1、收、付现金管理A.现金收款，需当天及时送存公司指定的代收款帐户。开户行：中国工商银行开户网点名称：友谊支行户名：宋瑜帐户：3602201301002772938（代收款）开户行：中国工商银行开户网点名称：友谊支行户名：宋瑜帐户：3602201301003716997（佣金）B.银行非对公时间，可存入公司的过渡帐户（招商、农行、）:开户行：中国农业银行开户网点名称：淘金支行户名：宋瑜帐户：6228480081381624513（过渡户）开户行：招商银行开户网点名称：世贸支行户名：宋瑜帐户：6226090201134117（过渡户）22）现金付款，须于备用金帐户提取支付，严禁坐支；使用备用金支付的款项，均须经财务部作“收款确认”后方可使用；对超过备用金额度又急需支付的款项，可于收款送存银行并取得银行入款证明的同时填写《代收款备用金借款申请》，连同《放款申请表》递交公司申请放款。付款后需跟进付款证明，及时返还单据。3）严禁在分行以外收付现金（一万元或以下，负责人同意的除外），如客户不同意前往分行收付款的，可建议以转帐方式收付。凡是需要以转帐方式退付客户款项的，均统一由财务部转帐支付，不能通过分行备用金帐户支付。2、备用金补款申请分行使用备用金支付代收款后，须于2个工作日内提交完整、有效的资料申请放款。现金的保管以资金安全为原则，分行主管权衡风险和收益，进行现场管理和指引及适当授权。3、晚上或节假日收付款凡晚上或节假日（银行非对外办公时间）的，如收取现金的，需于当日送存银行公司指定帐户，并于次工作日10点前与主管交接手续。（四）代收公司支票或转帐款项的操作1、若买方为公司，业主为个人，则必须与合同核对相符后原则上支票转入，支票转出；，方可将款项转入个人帐户；2、递交支票到公司时，需附上三方合同复印件（如已上传合同的，只需提供合同编号）；3.我司不接受公司客户以支票或转帐形式代私人客户支付订金、诚意金给业主，若出现此种情况，则只能遵循“原路退回”的原则，将款项退回给原公司。3（五）我司代收款只限于代收的租金、税费及楼款总价1%以内的订金及诚意金。二、代付篇（一）代付小额款项（3万元及备用金以内）3万元以下的订金，可直接由分行从备用金给付；分行支付代收款后，须于2个工作日内及时根据有效付款凭据及《放款申请表》，向公司申请补充备用金。上述款项的代付需注意以下四点：1、申请代付的款项必须确定公司已实际到帐；2、所提供的资料、证明能有效证明符合合同约定付款条件；3、所提供相关资料必须真实，不得作假；4、退款的情况下，应严格遵循“原路退回”的原则。（二）代收款转佣金1、代收款转佣的条件代收款转作佣金的前提必须是业客双方签署我司的三方合同或佣金确认书（即咨询及中介服务费确认书），其中标明我司应收的佣金金额。2、代收款转佣需提供的资料1)代收款收据第二联（即红单、客户联）、发票复印件签收件、佣金明细表、业主收款收据及查册（转业佣提供）；2)发票第二联（即客户联）不可以代替代收款收据第二联（即红单、客户联）作为转佣的资料（即发票客户联不能作为出款的对冲单据），挞订除外；3)如挞订的，则需提供成交报告编号、发票第二联（即客户联）及总监在楼款放款表中签名确认；另，需将发票第二联（即客户联）原件及总监签署的放款申请表附于该张收据的第一联背后。4)如客户遗失代收款收据的，需填写《遗失单据证明》并需注明将该代收款转为佣金或其他用途。遗失单据的退款均由财务部统一转帐支付。切记：月末截止代收款转佣时间：中午12：00点！4三、收据篇（一）收据的供给及领用1、代收款收据由公司供给，为两联收据，第一联为存根联，第二联为客户联（也称“红单”），2、各分行不得使用自购收据，必须统一到负责人处签领，并加盖收款专用章（在第二联客户联上盖章）；3、公司收据在用收据必须由专人保管，凡交接需完善交收手续（填写《重要物品交接清单》）；（二）收据的使用1、启用整本收据前应逐联检查，若发现有缺漏页、重号等现象，应及时向财务部票据管理员报告；2、代收款收据存根联不得撕下，与客户联务必一式两联同时填写，各项资料、金额必须相符，“大头小尾”属严重违法行为；3、收据的使用只限于收取代收款用途，金额填写须与收取的款项相符；4、收款项目须注明是“订金、诚意金、租金、税费”等，不能填写“定金、代收款”以及“佣金、中介费”等字样；若收取为佣金，但因特殊原因暂不能开具发票，只能先开具代收款收据交给客户的情况，应注明为“暂收款”；5、收据所写内容必须真实、完整、字迹清楚，金额大小写相符、不得涂改，“开票人”一栏须本人签署；6、收据须按号码顺序开具，不能跳号；7、仟位（或万位）收据只允许由经过收据开具培训的主管及分行负责人的地方开具（绝不允许将收据带出分行以外的地方开具）；8、填写错误的收据必须写明“误填作废”字样，保存三联完整，以备检查，不得涂改、挖补、撕毁，已退款回收的收据请保持整洁,不得涂改；9、当客户交回客户联时，须在该联的“客户联回收时确认”处签字，以确认收齐款项或单据；510、当营业员需持代收款收据客户联外出收款时，应先记录在《领用票据外出收款登记本》，并将客户联复印，当客户取原件时，须其在复印件上签收，以确认收到客户联并已对该联原件与复印件的金额进行了核对。（三）收据的管理和核销1、每笔代收款收入，需登记在《分行代收款收入报表》中，相关人员按要求签署确认；2、一般情况下，使用完的收据应于一周内交回公司存档。由票据管理员审核后在代收款系统上进行“注销”登记，方可领用新收据；3、对银行入款与开出收据金额不符的，其差额部份由收据开票人负责，作出处理后方可核销；4、对收据金额与所附凭证资料合计金额不符的，其差额部份当欠单处理，由经人或直属主管负责，作出处理后方可核销；5、对交回的收据发现有未按规定使用的，不予核销，并根据实际情况追究有关人员及主管的责任；6、分行间需代开代收款收据的，请先填写《代开收据确认函》并附在代开收据存根联后，经相关人员签署同意后开具；8、分行领用的收据实行每周对数制度，对数审核的内容有：收据填开的情况、收据的收款和记帐情况、按收据填开内容录入代收款系统的情况、备用金帐户余额的情况、与收据有关的凭证资料的情况；10、收据的开具、领用、保管、注销、作废及交接等，最好有相应的书面记录，明确责任人及责任。（四）下列行为属违反代收款收据管理规定的行为：1、使用自购收据或白头单收款；2、收据内容两联不一致、金额大小写不一致；3、非代收款用途使用代收款收据；4、收据填写内容出现“咨询费、服务费、佣金”等收入字样；（暂可行）65、擅自转借、转让、代开、销毁收据的；6、不按规定接受财务部的监督管理或不按规定提供有关资料的；7、管理不善，丢失毁损收据的；8、涂改收据填写内容、金额；9、其他违反公司收据管理规定的行为。收据管理流程图收据领用人只能为在职分行主管，到公司票据管理员处签领下一步↓票据管理员在《收据领用登记本》中作明细登记，并在代收款系统中的“收据管理”中进行记录下一步↓收据领用人按规定使用收据，及时送存现金，登记代收款系统帐，并记录于《分行代收款收入报表》，每周对数时，将全部收据（误填作废的收据应一式两联注明“误填作废”字样，已退款的收据应一式两联注明“已退款“字样）交主管审核，由主管统一交至公司。下一步↓公司负责人根据公司规定对收据进行审核，复核《分行代收款收入报表》，对存在的问题须即时跟进，最后核实签名。下一步↓7票据管理员收到负责人审核后的收据，根据审核内容的要求，逐页核对，按规定提出处理意见或回收并核销用完的收据。附注说明：1.根据要求开出收据，送存现金，登录代收款；收回红单时，需有红单所示交款人的签收、主管审核实签收真实性的签署；2.所有使用的收据须登记于《分行代收款收入报表》；3.误填作废的收据，需有主管的核实签名；4.对数时，根据对数审核的内容（收据填开的情况、收据的收款和记帐情况、备用金帐户余额的情况、与收据有关的凭证资料的情况）要求，须提供已打过薄的存折复印件（存折打薄时间不可与对数的日期相隔超过一天）；复印件上写明分行名称、短款的原因；5.主管审核分行收据时，须即时处理及纠正发现的问题；6.公司对数时间为：9：30至18：00；对数前请先签到，将以签到表的记录为是否对数的标准，每周提供没对数的名单由行政主任进一步跟进。5、其他有关通告规定及罚则：一、对遗失收据的处罚：1、登报公告，费用自付，责任人和分行经理作书面报告；2、公司书面警告责任人，并罚款500元/张；3、直属主管扣发当月岗位津贴及完成指标业绩奖。二、对遗失收据的处罚：1、对违规开出代收款收据的，经手人将被罚款￥500元，且必须负责追回该收据，并承担由此引起的经济责任；2、对违规进行坐支代收款的，分行/组别主管将被罚款￥500元；3、凡违反上述两项规定之情节严重者，将予以开除处理。巧居地产2011-2-15