行政管理制度

ZHXX-XZ-2016行政管理制度2016-11修订哈尔滨中和信息技术有限公司2目录一、行政接待流程及标准管理规定........................................3二、卫生管理规定...................................................................6三、员工行为规范...................................................................7四、员工建议投诉与申诉规定...............................................9五、办公用品采购管理规定.................................................12六、资产清查与维修规定.....................................................13七、电脑使用管理规定.........................................................13八、名片管理规定.................................................................15九、文资管理规定.................................................................16十、印鉴管理规定.................................................................213一、行政接待流程及标准管理规定第一条目的为树立集团良好形象，扩大集团对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。第二条范围本标准适用于集团各部门及各直属企业各种接待工作。第三条管理集团行政部为接待工作的管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；集团各部门及直属企业在接到重要来访预约后，先行上报集团行政部，并协助拟定接待计划并填写《接待日程表》，有特殊需要的要在《接待日程表》中详细注明，需集团领导出面、行政部协调的重要接待，应提前二天告知集团行政部。第四条计划与准备1、集团行政部在接到集团领导通知或相关部门来访预约时，应了解来宾基本情况，来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在此基础上拟定接待计划，排出日程安排表，编制《接待日程表》。2、集团行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。3、集团行政部根据来宾情况及接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。4、行政部根据情况计划安排来宾游览路线、娱乐项目等。5、因特殊会议需要集团行政部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄像等。6、集团行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从集团行政部经理和主接待人员协调安排，统一调度。7、集团行政部根据情况提前购买车票及机票。第五条接待标准4特级标准：政府处级以上领导，合作单位董事长、总经理。1、迎接：董事长、总经理、副总经理在高速路口、机场、车站迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾。2、参观：董事长、总经理、副总经理陪同，由董事长沿途介绍基本情况以及到达公司后详细介绍相关信息。3、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室/会议室。根据需要制作宾客席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。4、用餐标准：100.00元/人标准。5、下榻宾馆标准：800.00元/晚标准。6、行政部根据情况或来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。7、行政部根据情况购买礼节性礼品，每人200.00元标准。
一级标准：政府处级以下领导，合作单位副总级别领导。1、迎接：总经理到驻地门口迎接，引导来宾。2、参观：总经理、副总经理、相关部门经理陪同，介绍公司基本情况。3、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室/会议室。根据需要制作宾客席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。4、用餐标准：70.00元/人标准。5、下榻宾馆标准：450.00元/晚标准。6、行政部根据情况购买礼节性礼品，每人160.00元标准。二级标准：政府科员、合作单位部门经理级别人员。1、迎接：对口的部门经理到公司驻地门口迎接，引导来宾。2、参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由相关人员介绍公司基本情况3、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。4、用餐标准：50.00元/人标准。5、下榻宾馆标准：300.00元/晚标准。56、行政部根据情况购买礼节性礼品，每人100.00元标准。第六条接待礼仪1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。8、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。9、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。第七条注意事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。第八条信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对集团有价值的信息，上交部门领导。第九条接待中的座次安排1、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。3、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。6如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。附表：ZH-XZ001《接待日程表》二、卫生管理规定目的：为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，特制定本制度。第一条卫生管理范围为公司各部门办公室、施工现场办公室、资料室等办公场所及其设施的卫生。第二条卫生清理的标准是：1、门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；2、地面无污物、污水、浮土；3、四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；4、照明灯、电风扇、空调上无浮尘；5、书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，柜顶无乱堆乱放现象；6、办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正；7、微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；8、各办公室及分担区应当无四害。第三条卫生清理实行部门责任制，部门负责人为责任人。各部门办公室的卫生，由各部门负责日常保洁，行政人事部不定期不定时进行抽查。第四条各部门要认真对待卫生清理和卫生检查评比工作，积极主动地搞好卫生清理，对卫生清理不达标的部门在集团例会上予以点名批评，并予以一定处罚。第五条卫生检查评比结果累计存档汇总，列入年终评先树优工作的内容。7三、员工行为规范第一条为营造严谨、规范、有序的办公环境，提高员工职业素质与个人修养，提升企业形象，特制定《员工行为规范》，公司全体员工适用本制度规定。第二条公司实行“6S”现场管理制度，即：1S整理定义：区分“要”与“不要”的东西，对“不要”的东西进行处理。目的：腾出空间，提高效率。2S整顿定义：要的东西依规定定位、定量摆放整齐，明确标识。目的：排除寻找的浪费。3S清扫定义：将工作场所内能看得见及看不见清扫干净，保持工作场所干净、明亮的环境。目的：使不足、缺点明显化，是品质的基础。4S清洁定义：将上面3S的实施制度化、规范化，并维持效果。目的：通过制度化来维持成果，维持以上3S成果。5S素养（又称修养、心灵美）定义：人人依规定行事，培养积极主动精神，养成好习惯。目的：提升“人的品质”，养成对任何工作都持认真态度的人。6S安全（SAFE）定义：重视成员安全教育，每时每刻保持安全第一的观念，防范于未然。目的:杜绝安全事故、规范操作、确保安全。第三条办公环境1、时刻保持办公区域所有物品整洁、整齐；严禁随地吐痰、丢弃杂物；2、禁止携带与工作无关的工具或物品进入办公区域；（员工必备的随身私人物品置于办公室隐蔽处，禁止堆放在明处）；3、吸烟必须在公司指定区域内，公司内其它区域严禁吸烟；84、办公区域内桌椅、文件柜、电子设备、线缆等各类设备设施摆放整齐；5、爱惜各种办公用品、设施、设备，按照规定使用和操作；6、下班前关闭各类电源和门窗；7、各种文件要存放有序，便于查找，包括电脑文件要及时分类归档，及时清理。第四条仪容仪表1、办公区工作时间内全体员工仪容仪表整洁规范。公司或岗位有特殊要求的，按要求执行；2、发型整洁大方，不蓬乱、不梳怪异发型。头发颜色自然，不染夸张色彩。男员工不准留长发，不准留胡须，鬓角要修理整洁，不许戴怪异饰品；3、指甲要剪短并保持清洁，禁止涂有色指甲油和留过长指甲；4、女员工妆容及装饰应得体，禁止浓妆和佩带夸张饰品（只允许戴耳钉，不允许戴耳环、耳坠等）有特殊要求岗位按要求执行；5、禁止穿着超短裙、吊带衫、低领衫、透视装、短裤、凉拖、拖鞋等工作场所不宜服饰进入办公区域、男员工需穿着长裤。第五条行为礼仪1、公司全员实行首问负责制，即：对在我司区域内，首先遇到来访、咨询或办事人员的我司工作人员，要负责给予办事或咨询一方必要的指引、介绍或答疑等服务，使之最为迅速、简便地得到满意的答复；2、员工遇到上级，应首先问候，遇到公司来访客人时，应礼貌微笑致意；3、公共区域内相遇应互相致意，礼貌让步；4、工作时间交谈应轻声，严禁高声辩论与争吵；5、禁止在各类通道以及出入口处长时间停留交谈，堵塞通道；6、员工上下班打卡、乘坐电梯时，自觉排队，禁止争抢；7、工作场所内手机铃声不许过大，接打要低声，会议时间应把电话调成震动或关闭；8、办公区域内禁止唱歌、高声说笑、嬉戏打逗；9、办公区域内禁止奔跑、躺卧、倚靠、搂抱搭肩等行为。第六条工作纪律1、工作时间内因工作需要，需暂时离开办公室时，应与同事交代；92、工作时间内因公外出，需填写外出申请单呈上级核准后方可外出；3、工作时间内会见家属和朋友需经上级领导同意，在指定区域内进行，会客时间不得超过20分钟。禁止私自会客；4、禁止在任何时间使用公司电脑听歌曲、看电影、打游戏、浏览无关网页等任何与办公无关的事情；5、禁止在工作时间内闲聊、吃食品、阅读与工作无关的书报杂志等；6、禁止在工作时间内躺卧睡觉、赌博、酗酒；7、禁止未经许可私自带人对公司进行参观或者拍照；8、禁止未经许可携带公司物品或文件资料外出；9、所有部门经理以上人员保证24小时手机开通，避免因电话不通影响工作。第七条电话使用1、使用电话语言简洁，禁止长时间电话聊天；2、使用电话声音应尽量调低，以不影响其他人工作为准；3、接电话应语言亲切，接电话