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第四章商务谈判的组织与管理【本章内容】一、商务谈判人员的个体素质二、商务谈判人员的群体构成三、商务谈判人员的管理【考核重点与要求】识记：谈判群体的构成原则领会：确定谈判群体组织结构的依据简单应用：如何做好谈判人员间的分工配合综合应用：学会寻求谈判群体构成成本最低而谈判效果取得最佳的均衡点第一节商务谈判手的选拔•商务谈判是有计划、有目标、有组织的经济活动，是市场营销的重要组成部分。•要搞好商务谈判，无论是在谈判前筹划谈判方案、收集信息资料、做好各项准备工作，还是在谈判中坚持原则、精心选择策略、灵活运用谈判技巧，都离不开精明强干的谈判人员。•商务谈判内容复杂，涉及面很广，往往不是一个人的知识、精力、时间所能完成的，一般均采用集体谈判的形式。因此，谈判人员的组成是一个群体，是一个组织。某年,上海某从事文物进口贸易的单位,与一位日本文物商谈判一批中国文物的出口贸易。这位日本商人带来一位中文翻译,是上海去日本打工的男青年,而上海的这家外贸单位使用的日文翻译是一位上海籍的女青年。谈判进行得很艰苦,因为日本人开价很低,几个回合下来,双方的差距仍然很大。谈判过程中,这位日商在谈判中观察到,中方女翻译的言谈举止,表明她对到日本打工而当日商翻译的男青年非常羡慕。于是日商心生奸计,要自己的男翻译在谈判休息时,主动接近这位女翻译,表示他愿意将来为这位女翻译到日本学习提供担保,以及路费、学费、生活费在内的所有费用,条件是这位女翻译必须把中方文物的底价全部透露给他。这位女翻译经不起出国的诱惑,出卖了全部机密。究竟选用什么样的谈判人员？在接下来的谈判中,这位日商完全掌握了谈判的主动权,用中方内部开的底价买下了这一批文物,狠狠地赚了一大笔,而上海的这家单位则亏得很惨。当然,这位做着出国梦的女翻译好梦不长,当她刚拿到护照,就因事情败露而锒铛入狱,断送了自己的前程。这是一起典型的因谈判人员自身素质的问题而导致我方在谈判中受损的例子。所以在商务谈判中,挑选思想品质素质过硬的谈判人员是谈判成功的重要保证。1、遵纪守法，坚持原则——不利于国家和企业的协议坚决不签；2、平等待人，不卑不亢——切记不可妄自菲薄、妄自尊大；3、遵守诺言，勤勉尽责——不恰当的诺言要运用策略让其失效；4、仪表大方，举止得体——古训：立如松，坐如钟，行如风，卧如弓。一、商务谈判人员的选拔标准（一）谈判人员的行为规范1、横向方面的知识•我国的涉外经济方针政策、法律和法规；•某种商品的国际国内生产状况和市场供求关系•价格水平及其变化趋势信息•产品的技术要求和质量标准•有关国际贸易和国际惯例知识•国外有关法律知识•各国各民族的风土人情和风俗习惯•可能涉及的各种业务知识——保险、金融等一、商务谈判人员的选拔标准（二）谈判人员的知识结构——“T型”一、商务谈判人员的选拔标准1954年，周总理出席日内瓦会议，准备放映新拍摄的戏剧电影《梁山伯与祝英台》招待与会的外国官员和新闻记者，出于帮助外国观众看懂这部电影的目的，有关同志将剧情介绍与主要唱段用英文写成长达16页的说明书，剧名也相应改为《梁与祝的悲剧》，有关同志拿着说明书样本向总理汇报，满以为会受到表扬，不料却受到了总理的批评，总理认为搞这样的说明书是不看对象，“对牛弹琴”，是党八股的表现。总理当场设计了一份请柬，请柬上只有一句话，“请你欣赏一部彩色歌剧影片《中国的罗米欧与朱丽叶》”，收到这份请柬的外国官员和记者兴趣大增，纷纷应邀出席，电影招待会取得了成功。2、纵向方面的知识•丰富的商品知识：商品的性能、特点和用途•了解某些商品的生产潜力或发展的可能性•丰富的谈判经验和应对复杂艰苦谈判的能力•熟练的外语程度•对国内外企业、公司类型的了解•熟悉谈判心理学和行为科学的相关知识•熟悉不同国家的谈判对手的风格和特点一、商务谈判人员的选拔标准（二）谈判人员的知识结构弗雷斯•查尔斯•艾克尔在《国家如何进行谈判》一书中曾提出：“根据十七、十八世纪的外交规范，一个完美无缺的谈判家，应该心智机敏，而且有无限的耐心。能巧言掩饰，但不欺诈行骗；能取信于人，而不轻信于人；能谦恭节制，但又刚毅果敢；能施展魅力，而不为他人所惑；能拥有巨富，藏娇妻，而不为钱财和女色所动。”一、商务谈判人员的选拔标准（三）谈判人员的心理素质与能力要求（1）清晰思维的能力与较强的心理控制能力谈判双方由于利益的抗衡和相互依存，使得谈判人员在心理上承受的压力很大，需要随时就某个谈判事项的具体典型特征和实质进行分析与判断。谈判人员要根据已知的前提在平静情形下保持清晰的思路进行分析判断与推理，在种种可能与假设的分析过程中识破对方的计谋，并使自己的提议与要求得以实现。即使在激烈的交锋中，也要能够控制自己的情绪，以恰当的语言和举止来说服对方。一、商务谈判人员的选拔标准（三）谈判人员的心理素质与能力要求（2）非同一般的记忆力谈判者的记忆力主要体现在对所收集的各种信息的记忆上。谈判者记忆的信息越多，对谈判越有利，具体的说，可以获取对方的好感，增加谈判的力量。（3）较强的表达能力和谈判相关知识能力谈判者的表达能力包括口头表达和文字表达能力，能有理、有力、有节奏地表达己方的立场和观点，同时要精通有关谈判的合同、协议书的协作及相关电脑操作技术。一、商务谈判人员的选拔标准（三）谈判人员的心理素质与能力要求（4）善于协调的能力商务谈判是一项需要密切配合的集体活动，需要谈判人员相互协调关系，凝结每个人的力量，形成一种更强的战斗力。（5）坚强的毅力和百折不挠的精神商务谈判是一项艰苦的工作，需要谈判者以顽强的毅力和勇往直前的精神来推进己方目标的实现。在谈判中，不管遇到何种困难，都要有不达目的不罢休的勇气。即使决定妥协求和，也要在经过力争后以强者的大度予以提出。一、商务谈判人员的选拔标准（三）谈判人员的心理素质与能力要求（6）敏锐的洞察力和快速应变的能力在商务谈判中需要与各种各样的人打交道，谈判环境复杂多变，很多意想不到的事情都有可能发生，要求谈判人员善于察言观色，及时扑捉对方的动向、变化，随机应变。主持谈判的代表应能统率全局，运筹帷幄，善于针对谈判内容的轻重、层次设计方案，并能根据场上变化及时调整。一、商务谈判人员的选拔标准（三）谈判人员的心理素质与能力要求（7）巧妙做戏的能力谈判者在做戏时要遵循四个原则：其一，力度原则；其二，场合原则；其三，时机原则；其四，逻辑性原则。（8）创新能力创新能力是运用知识和理论，在科学、艺术、技术和各种实践活动领域中不断提供具有经济价值、社会价值、生态价值的新思想、新理论、新方法和新发明的能力。当代商务谈判人员应当不断解放思想，努力开拓创新、克难奋进。一、商务谈判人员的选拔标准（三）谈判人员的心理素质与能力要求二、商务谈判人员选拔的原则（一）善于发现人才千里马常有，而伯乐不常有。（二）坚持德才兼备选材世界上有四种人：有才有德；有才无德；有德无才；无才无德。（三）坚持扬长避短用才对人才的使用，应取其长处，避其短处。（四）坚持学历与能力并举一个人的综合能力不能单凭学历高低来衡量。思考题：如果让你来为企业选拔一位谈判人员，你会从哪些方面考虑去选择这位谈判者？第二节商务谈判的队伍人无完人，金无足赤。每个人都有优点和缺点，各谈判人员之间应该在自我特长的基础上，确保内部协调一致。一、组建谈判团队的原则（一）知识互补每个谈判人员在谈判中都担任着不同的角色，都有各自的任务，不能工作越位，但相互间要配合，要通力合作。（二）分工明确谈判团队在谈判过程中应该被赋予法人资格，授予适当的权力，同时在权限范围内行使职权，不得有越权行为。一、组建谈判团队的原则（三）适当授权己方谈判成员的社会地位应与对方出场人员的级别对等，至少不低于对方人员的级别，以平抑对方的锐气，巩固己方势力。（四）地位对等谈判费用的支出会直接加重企业的负担，组建谈判队伍时应节省谈判费用支出，杜绝不正之风和谈判决策失误的现象。一、组建谈判团队的原则（五）节约费用组建谈判队伍，首先应该考虑的是规模问题，即选择多少人参加谈判才比较合适。谈判专家根据谈判的管理幅度和谈判所需的专业知识范围两个理由认为由4人组成的谈判队伍比较合适。同时也可根据谈判规模的大小适当调整，归根结底就是要掌握一个适度原则。二、商务谈判队伍的规模1、组织依据：技术知识、商务知识、法律知识、语言能力2、人员组成：—技术人员：熟悉产品性能，提供价格决策参考；—商务人员：熟悉国际贸易、投资惯例；—法律人员：熟悉法律方面的知识；—财务人员：熟悉金融和支付方面知识；—翻译人员：准确沟通，争取谈判回旋余地;—谈判领导：统领全局，一致对外；—记录人员：可兼任。三、谈判团队的组织结构（一）谈判团队的层次第一层次人员——领导人或首席代表（1）选择依据：谈判内容（2）主要职责：监督谈判程序；掌握谈判进程；听取专业人员建议；协调谈判班子意见；决定谈判过程的重要事项；代表签约；汇报工作。四、谈判队员的分工配合第二层次人员——专家、技术人员和翻译（1）选择依据：谈判标的（2）主要职责：分析双方分歧与差距；与对方进行专业方面的磋商；明晓对方的意图和条件；修改草拟文件中的有关条款；向主谈人提出有关专业问题的建议；为最后决策提供专业方面的论证；向首席代表提出解决专业问题的建议。（3）翻译职责：全神贯注，翻译准确，可适当提出建议，但不能向对方表达个人意见，要如实向己方主谈汇报对方不正确言论。四、谈判队员的分工配合（4）经济人员职责：掌握谈判项目总的财务情况；分析计算收益变动情况；在正式签约前提出对合同或协议的财务分析表。（5）法律人员职责：确认对方的法人地位；监督谈判程序在法律许可的范围内进行；检查法律文件的准确性和完备性第三层次人员——必需的工作人员（准确记录谈判内容）记录人员职责：准确、完整、及时地记录内容四、谈判队员的分工配合（二）谈判人员的分工与配合1、主谈人与辅谈人的分工与配合（1）技术条款的分工—以技术人员为主。技术人员要把主要注意力和精力放在有关技术方面的问题上的同时，应从全局的角度考虑问题，并尽可能地为后面的商务条款和法律条款的谈判创造条件。（2）合同中法律条款谈判的分工—以法律人员为主。合同中的任何一项条款都应具有法律意义，但某些条款中法四、谈判队员的分工配合（二）谈判人员的分工与配合律的规定性往往更强一些，这就需要专门的法律人员与对方进行磋商。法律人员对谈判全过程中法律方面的内容都应给予高度重视，以便为法律条款谈判提供充分的依据。（3）商务条款谈判的分工—以商务人员为主。商务人员是整个价格谈判的组织者，但进行商务条款谈判时，仍然需要技术人员的密切配合。有关商务条款的提出和磋商都应以商务人员为主，即商务主谈人和辅谈人身份不能混淆。四、谈判队员的分工配合（二）谈判人员的分工与配合（4）配合是指语言与动作的相互协调和呼应。谈判团队成员间的相互介绍，相互肯定是十分重要的。“这位是我们的会计，诺尔曼•凯特勒”“这位是诺尔曼•凯特勒。他具有15年财务工作的丰富经验，有权审核1500万英镑的贷款项目。”为使主谈与辅谈之间分工明确，配合默契，在主谈发言时，自始至终应得到所有辅谈的支持。可通过口头、动作姿态语言来表示赞同。四、谈判队员的分工配合（二）谈判人员的分工与配合2、“台前”与“台后”的分工与配合“台前”，即直接上谈判桌；“台后”，则不直接与对方谈判，只为台前的谈判人员出谋划策或准备文件资料。注意：后台人员不宜过多，不能干扰台前人员的工作。四、谈判队员的分工配合（二）谈判人员的分工与配合3、不同气质、性格人员的分工和配合在配备谈判人员时，如果条件成熟，不妨兼顾气质、性格上的互补关系，取长补短，充分发挥每个人性格上的长处，弥补性格上的不足。粘液质的人——首席代表；多血质的人——调解人员；胆汁质的人——唱“黑脸”；抑郁质的人——记录人员。四、谈判队员的分工配合•[小思考]•与外商谈判，我方谈判人员都有熟练的运用该外语的能力，也能与对方直接交谈，还有没有必要配备一名专职翻译（）•A.有必要B.没有必要C.看谈判者外语表达能力四、谈判队员的分工配合第三节商务谈判活动的组织与管理（一）准备1、与谈判对方建立畅通的联系，交流