水利工程建设项目档案验收管理办法

关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知水利部文件水办〔2008〕366号部机关各司局，部直属各单位，各省、自治区、直辖市水利（水务）厅（局），各计划单列市水利（水务）局，新疆生产建设兵团水利局：现将《水利工程建设项目档案验收管理办法》印发给你们，请结合实际认真贯彻执行，切实抓好建设项目档案工作。附件：《水利工程建设项目档案验收评分标准》二00八年九月九日水利工程建设项目档案验收管理办法第一章总则第一条根据水利部《水利工程建设项目档案管理规定》(水办[2005]480号)和国家档案局、国家发改委联合印发的《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号），为进一步加强对水利工程建设项目档案验收工作的监督、指导，规范档案验收工作行为，统一档案验收标准，确保档案验收质量，特制定本办法。第二条本办法所称的档案验收是指各级水行政主管部门，依法组织的水利工程建设项目档案专项验收。第三条档案验收依据《水利工程建设项目档案验收评分标准》（见附件，以下简称《评分标准》）对项目档案管理及档案质量进行量化赋分，满分为100分。验收结果分为3个等级：总分达到或超过90分的，为优良；达到70—89.9分的，为合格；达不到70分或“应归档文件材料质量与移交归档”项达不到60分的，均为不合格。第四条大中型以上和国家重点水利工程建设项目，应按本办法要求进行档案验收。档案验收不合格的，不得进行项目竣工验收。第五条水利重大信息化建设项目及其他水利工程（含改建、扩建、除险加固等建设项目），可参照本办法进行档案验收。第二章验收申请第六条申请档案验收应具备的条件：（一）项目主体工程、辅助工程和公用设施，已按批准的设计文件要求建成，各项指标已达到设计能力并满足一定运行条件。（二）项目法人与各参建单位已基本完成应归档文件材料的收集、整理、归档与移交工作。（三）监理单位对主要施工单位提交的工程档案的整理与内在质量进行了审核，认为已达到验收标准，并提交了专项审核报告。（四）项目法人基本实现了对项目档案的集中统一管理，且按要求完成了自检工作，并达到《评分标准》规定的合格以上分数。第七条项目法人在确认已达到第六条规定的条件后，应早于工程计划竣工验收的3个月前，按以下原则，向项目竣工验收主持单位提出档案验收申请：主持单位是水利部的，应按归口管理关系通过流域机构或省级水行政主管部门申请；主持单位是流域机构的，直属项目可直接申请，地方项目应经省级水行政主管部门申请；主持单位是省级水行政主管部门的，可直接申请。第八条档案验收申请应包括项目法人开展档案自检工作的情况说明、自检得分数、自检结论等内容，并将项目法人的档案自检工作报告和监理单位专项审核报告附后。档案自检工作报告的主要内容：工程概况，工程档案管理情况，文件材料收集、整理、归档与保管情况，竣工图编制与整理情况，档案自检工作的组织情况，对自检或以往阶段验收发现问题的整改情况，按《评分标准》自检得分与扣分情况，目前仍存在的问题，对工程档案完整、准确、系统性的自我评价等内容。专项审核报告的主要内容：监理单位履行审核责任的组织情况，对监理和施工单位提交的项目档案审核、把关情况，审核档案的范围、数量，审核中发现的主要问题与整改情况，对档案内容与整理质量的综合评价，目前仍存在的问题，审核结果等内容。第三章验收组织第九条档案验收由项目竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责组织。第十条档案验收的组织单位，应对申请验收单位报送的材料进行认真审核，并根据项目建设规模及档案收集、整理的实际情况，决定先进行预验收或直接进行验收。对预验收合格或直接进行验收的项目，应在收到验收申请后的40个工作日内组织验收。第十一条对需进行预验收的项目，可由档案验收组织单位组织，也可由其委托流域机构或地方水行政主管部门组织（应有正式委托函）。被委托单位应在受委托的20个工作日内，按本办法要求组织预验收，并将预验收意见上报验收委托单位，同时抄送申请验收单位。第十二条档案验收的组织单位应会同国家或地方档案行政管理部门成立档案验收组进行验收。验收组成员，一般应包括档案验收组织单位的档案部门，国家或地方档案行政管理部门，有关流域机构和地方水行政主管部门的代表及有关专家。第十三条档案验收应形成验收意见。验收意见须经验收组三分之二以上成员同意，并履行签字手续，注明单位、职务、专业技术职称。验收成员对验收意见有异议的，可在验收意见中注明个人意见并签字确认。验收意见应由档案验收组织单位印发给申请验收单位，并报国家或省级档案行政管理部门备案。第四章验收程序第十四条档案验收通过召开验收会议的方式进行。验收会议由验收组组长主持，验收组成员及项目法人、各参建单位和运行管理等单位的代表参加。第十五条档案验收会议主要议程：（一）验收组组长宣布验收会议文件及验收组组成人员名单；（二）项目法人汇报工程概况和档案管理与自检情况；（三）监理单位汇报工程档案审核情况；（四）已进行预验收的，由预验收组织单位汇报预验收意见及有关情况；（五）验收组对汇报有关情况提出质询，并察看工程建设现场；（六）验收组检查工程档案管理情况，并按比例抽查已归档文件材料；（七）验收组结合检查情况按验收标准逐项赋分，并进行综合评议，讨论、形成档案验收意见；（八）验收组与项目法人交换意见，通报验收情况；（九）验收组组长宣读验收意见。第十六条档案验收意见应包括的内容：前言（验收会议的依据、时间、地点及验收组组成情况，工程概况，验收工作的步骤、方法与内容简述）；一、档案工作基本情况：工程档案工作管理体制与管理状况；二、文件材料的收集、整理质量，竣工图的编制质量与整理情况，已归档文件材料的种类与数量；三、工程档案的完整、准确、系统性评价；四、存在问题及整改要求；五、得分情况及验收结论；六、附件：档案验收组成员签字表。第十七条对档案验收意见中提出的问题和整改要求，验收组织单位应加强对落实情况的检查、督促；项目法人应在工程竣工验收前，完成相关整改工作，并在提出竣工验收申请时，将整改情况一并报送竣工验收主持单位。第十八条对未通过档案验收（含预验收）的，项目法人应在完成相关整改工作后，按本办法第二章要求，重新申请验收。第五章附则第十九条本办法由水利部负责解释。第二十条本办法自2008年10月10日起施行。水利工程建设项目档案验收评分标准序号验收项目验收内容验收备查材料评分标准标准分值自检得分验收赋分1档案工作保障体系（20分）项目法人认真履行对工程档案负总责的职责，在管理机构、人员配备、制度建设、明确职责、经费保障和设备设施配备等方面，为项目档案工作的开展创造了较好的条件，保障了项目档案工作的顺利进行详见以下各小项内容20分1.1组织保障（4分）⑴明确有档案工作的分管领导有关文件或岗位职责达不到要求的不得分1分⑵明确有档案工作机构或部门、并配有一定数量的专职档案管理人员机构设置文件及部门、人员岗位职责和培训证明未明确档案工作机构或部门的，酌扣0.3--0.5分；无专职档案管理人员，扣2分；档案专职人员至少有1名具有大专以上学历，并获得上级业务部门组织的档案专业技术培训证书，达不到要求的，酌扣0.5～1分2分⑶建立了由项目法人负责，各参建单位组成的档案管理网络，并明确了相关责任人网络图表和落实相关人员责任制的文件或依据达不到要求的酌扣0.5--1分1分1.2制度保障（5分）⑴按“集中统一管理”的原则，建立了较完善的工程档案管理制度或办法,明确规定了各责任单位的职责与任务，并有相应的控制措施项目法人制定的相关制度、办法1、未建立制度的，不得分；2、制度要求有重大缺、漏项的，酌扣0.5～1分2分⑵制定了项目文件材料的归档范围和保管期限表归档范围与保管期限表1、无此制度的不得分；2、归档范围已涵盖工程项目建设管理过程中的各类应归档文件材料，且保管期限划分准确,有明显缺陷或不足的,酌扣0.2～0.7分；1分⑶制定了较实用的档案分类方案和整编细则等用于档案整编的相关制度或工作规范相关文件1、无相关制度的不得分；2、制度达不到要求或有明显缺陷的，酌扣0.2～0.7分；1分⑷制定了档案接收、保管、利用、安全及统计等内部工作制度相关制度、办法1、无相关制度的不得分；2、档案内部管理制度不全或有明显缺、漏项的，酌扣0.2～0.7分；1分1.3经费保障（2分）项目法人已将档案工作所需的各项业务经费，列入工程总概算或年度经费预算，并能满足档案工作的需要有关凭证性材料1、虽未列有专项经费，却能较好地解决档案业务工作所需经费，可酌扣0.2～0.5分；2、因经费原因已影响到档案工作的正常开展，或已造成一定后果的，酌扣0.5～2分2分1.4设备设施保障（2分）⑴有符合安全保管条件的专用档案库房实地检查无档案专用库房的不得分；存在一定差距的,酌扣0.2～0.8分1分⑵办公与库房的设备设施及档案装具能满足工作需要实地检查1、办公与档案保管条件存在明显差距的不得分；2、存在一定差距的，酌扣0.2～0.8分1分1.5各项管理制度或措施的贯彻落实与实施情况（7分）⑴签订有关合同协议时，同时提出归档要求相关合同协议不符合要求不得分；存在一定问题酌扣0.2～0.7分1分⑵检查工程进度、质量时，同时检查工程档案资料的收集、整理情况检查工作文件或记录不符合要求的不得分,存在一定差距的,酌扣0.2～0.7分1分⑶项目成果评审、鉴定或项目阶段与完工验收，同时检查或验收相关档案验收文件不符合要求的不得分，有一定差距的，酌扣0.2～0.7分1分⑷法人对设计、施工、监理等参建单位的档案收集、整理工作进行监督指导有关证明材料不符合要求的不得分,存在一定差距的,酌扣0.2～0.7分1分⑸档案部门或档案人员对本单位各业务部门或所属分支机构的档案收集、整理、归档工作进行监督指导有关证明材料同上1分⑹纳入工程质量管理程序相关制度和记录同上1分⑺按期上报建设项目档案管理登记表登记表同上1分2应归档文件材料质量与移交归档（70）应归档文件材料的内容已达到完整、准确、系统；形式已满足字迹清楚、图样清晰、图表整洁、标注清楚、图纸折叠规范、签字手续完备；归档手续、时间与档案移交符合要求详见以下各小项内容70分2.1文件材料完整性（24分）⑴建设前期工作文件材料（含设计及招、投标等文件材料）归档范围与归档目录和档案实体按《水利基本建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）所附的“水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表”的内容进行检查（水利信息化项目参照国家档案局和国家发改委印发的《国家电子政务工程建设项目文件归档范围和保管期限表》档发[2008]3号）。存在缺项的，所缺项不得分；各项内存在不完整现象的，每发现一处，酌扣0.2～0.5分；重要阶段、重大事件和事故，必须要有完整的声像材料，无声像材料的，相关项不得分；重要声像材料不齐全的，酌扣0.5～1分2分⑵建设管理文件材料（含移民管理工作相关材料）4分⑶施工文件材料5分⑷监理文件材料2分⑸工艺、设备文件材料1分⑹科研项目文件材料1分⑺生产技术准备、试生产文件材料1分⑻财务、器材管理文件材料1分⑼验收文件材料（含阶段、专项、竣工）2分⑽项目法人按规定完成项目总平面图与综合管线竣工图的编制工作1分⑾声像材料2分⑿监理单位对施工单位提交的工程档案内容与质量提交专题审核报告相关材料无专题审核报告不得分，内容不全的，酌扣0.2～0.5分1分⒀电子文件材料电子档案数据与相关文件材料无电子文件材料归档的,不得分;缺少重要电子文件材料的，酌扣0.2～0.5分1分2.2文件材料的准确性（32分）⑴反映同一问题的不同文件材料内容应一致已归档文件材料如发现存在不一致现象的，每发现一处，酌扣0.2～0.5分3分⑵竣工图编制规范，能清晰、准确地反映工程建设的实际。竣工图图章签字手续完备；监理单位按规定履行了审核手续检查竣工图竣工图如有模糊不清、不准确（应改未改或改动不完整），未标注变更说明、审核签字手续不全等现象，每发现一处，酌扣0.2～0.4分；如发生结构形式、工艺、平面布置等重大变化，未重新绘制竣工图或有较大变化未能如实反映的，每项酌扣0.5～1分8分⑶归档材料应字迹