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第13章收发电子邮件和管理事务Outlook是Microsoftoffice套装软件的组件之一，它的功能很多，可以用来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务等。Outlook2007提供了全面的时间和信息管理功能，并且利用“即时搜索”和“待办事项栏”新功能，可组织和随时查找所需信息。除此之外，用户还可以通过新增的日历共享功能，实现与同事、朋友和家人安全地共享存储在Outlook2007中的数据（无论他们身在何处）。Outlook2007也可以帮助用户轻松地排定优先次序和控制时间，以便将主要精力放在最重要的事情上。12本章知识要点：•认识Outlook2007•电子邮件的基本操作•使用联系人•使用日历•使用便笺•使用日记313.1Outlook2007概述•Outlook在新增了许多强大功能的同时，还为用户提供了一个全新的用户界面。本节主要介绍如何创建邮件账户，以及Outlook的多种视图类型，以及如何从其他软件中导入邮件数据等内容。13.1.1Outlook2007新增功能•为帮助用户更好地管理时间和信息，Outlook2007提供了许多新增和改进功能，如“即时搜索”和日历上的任务合并功能等。这些功能使用户能够更轻松地查找、管理每天接触的大量信息，并排定优先次序，以便即时采取行动。413.1.2Outlook2007窗口简介•Outlook2007提供了一种面向结果的用户界面，使用户能够更加简便、直观地撰写电子邮件，并且可以更快地设置格式和处理电子邮件。513.1.3Outlook2007的视图类型•在Outlook2007中，系统为用户提供了多种视图方式，利用不同的视图可以控制显示的项目和文件细节，以帮助用户进行强调和分析。613.2电子邮件基本操作•在Outlook中，用户可以借助其电子邮件管理功能，进行一些日常工作，如接收电子邮件、发送电子邮件、阅读电子邮件和回复电子邮件等。除此之外，还可以导入与导出邮件数据。713.2.1收发电子邮件•在Internet中发送和接收的信件称为电子邮件（E-mail）。利用Outlook2007创建、发送及接收电子邮件与在Internet中使用E-mail的操作方法基本相同。813.2.2阅读和回复电子邮件•当收到他人的电子邮件时，用户可以查看其内容。阅读完毕后，有些邮件需要回复或者转发给其他人，可以通过Outlook的答复功能来实现。913.2.3转发或移动电子邮件•接收到需要与他人共享的电子邮件时，可以将该邮件发送给他人，即转发电子邮件。有时电子邮件出现的位置并不是用户所期待的，可以利用Outlook的移动功能，将邮件移动至所需要存放的位置。101113.2.4邮件存档•Outlook会随着创建和接收邮件的增多而不断增大。为了让Outlook保持便于管理的状态，需要用另外一个位置来存储（即存档）那些重要却不常用的旧邮件或项目。1213.2.5导入和导出邮件数据•在Outlook中，用户既可以将外部的数据导入到邮件中，也可以将邮件中的数据导出到计算机上。13.3使用联系人•利用Outlook提供的联系人列表，可以将众多的联系人信息添加到联系人文件夹中，避免记忆这些繁琐的信息。1313.3.1联系人视图•利用Outlook中的联系人功能，可以将经常进行电子邮件往来的人添加到联系人视图中，以便需要发送电子邮件时，直接进行调用。1413.3.2创建和删除联系人信息•在Outlook中可以直接在联系人视图中新建联系人信息，也可以打开邮件将发件人添加到联系人中，还可以将其他文件导入到Outlook的联系人文件夹中。当不再需要某个联系人信息时，则可以将其删除。1513.3.3管理联系人•为了更方便地管理具有共同特点的联系人信息，可通过创建通讯组列表实现。而使用Outlook的排序和筛选功能，可以快捷地查找到所需的联系人信息。另外，还可以将联系人信息打印出来。161713.4使用日历•在生活中，一般喜欢在挂历或者台历某天的格式中输入重要的事件。在Outlook中，通过日历可以完成安排约会、会议和事件，还可以设定闲、忙、暂停或者外出等项目，主要起到日程安排的作用。1813.4.1安排约会•Outlook中的约会功能具有提醒功能，因此，当用户拥有繁忙的事物时，通常可以利用该功能，随时提醒自己每天的安排和计划。13.4.2召开会议•会议是用户邀请人员参加或为其预定资源的约会。用户可以创建并发送会议要求，并为面对面会议或联机会议预定资源。创建会议时，需要标识要邀请的人员和要预定的资源，并选择会议时间。对会议要求的响应显示在“收件箱”中。此外，还可以向现有会议中添加人员或重新安排会议。1913.5便笺和日记•在Outlook2007中，除了上述介绍的功能之外，还包括其他一些比较实用的工具。2013.5.1使用便笺•“便笺”是贴纸便笺的电子替代品。使用“便笺”可记下问题、想法、提醒及任何以前要写在贴纸上的事情。而Outlook中的“便笺”，则是以电子形式记录事件的一些想法、问题等。2113.5.2使用日记•日记会自动记录用户选择的、与选定的特定联系人相关的操作，并将这些操作放在时序表视图中。例如，可以记录与联系人的各项交流活动、重要的项目以及各种类型的活动等。22