文秘--时间管理与日程安排

第二节时间管理与日程安排本节要点三、本节小结二、日程安排一、时间管理四、技能训练时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表；3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；5、拆封、分类和传递今天收到的邮件；6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅；9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。案例分析一、时间管理（一）时间管理的陷阱（二）跨越时间陷阱（三）ABC时间管理法（一）时间管理的陷阱1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里2、不好意思拒绝别人3、“反正时间还早”——拖延4、文件满桌病5、喋喋不休的“电话粥”6、源源不断的信息1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。2.不好意思拒绝别人——接受请托比拒绝更容易——拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复——我想做一个广受爱戴的人——我不懂得如何拒绝3．“反正时间还早”——拖延帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。4．文件满桌病安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好5．喋喋不休的“电话粥”不分优先顺序打电话没有充分准备就打重要电话电话的谈话离题与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制6．源源不断的信息纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告电子的形式：电子邮件、互联网声音的形式：面谈、电视、广播、电话（二）跨越时间陷阱（返回）1.要事第一（ABC法则，大石头理论）2.以最终的结果来开始行动（以终为始）3.学会说“NO！”4.办公桌上的清理运动5.恰当、有效地使用电话6.筛选信息把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。（三）ABC时间管理分类法（重点分类法）1、分类法的基本原理事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数、次要的多数”把80%的时间用于20%的工作中（柏拉图法则）2、列表分析ABC时间管理分类见表2-13、确定ABC工作的先后顺序4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性分类比例特征管理要点A重要又紧迫（1）最重要，具有本质上的重要性（2）最迫切具有时间上的迫切性（3）有后果B重要不紧迫（1）重要（2）一般迫切（3）无大的后果C不重要也不紧迫（1）无关紧要（2）不迫切（3）影响小或无后果不管理可以忘掉5、实行ABC时间管理方法的步骤A独处。把应做的工作列出清单B归类把清单上的工作分为特殊工作和日常工作C分析三类D填写分类表E实施全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类。C类可以忘掉，如果有人追问，把其纳入B类。F每天坚持如上步骤二、日程安排（一）日程安排的内容（二）日程安排的基本要求（三）日程安排的形式（四）日程安排的注意事项（五）日志系统１、各种接待、约会。２、商务旅行活动。３、参加各类会议。４、到车间进行实地检查或指导。５、组织的各类重大活动的安排。６、领导私人活动的安排。（一）日程安排的内容（二）日程安排的基本要求1、统筹兼顾2、安排规范3、效率原则4、突出重点(ABCD法则)5、留有余地6、适当保密7、事先同意（三）日程安排的形式1、年预定表、2、月预定表、3、周预定表、4、日预定表（日程表）年预定表（未完）一月5日(星期一)开工典礼8日(星期四)董事长视察二月2日(星期二)常务董事会9日(星期一)公司纪念日25日(星期三)成本会议三月2日(星期一)常务董事会3日(星期二)分行经理会议25日(星期三)成本会议月预定表（未完）1一9：00～9：30林处长来访12：00～16：00周会6六2二9；00～12：00董事会7日3三15：00～16：00上海起飞→南京8一9：00～17：00分公司会议4四南京9二9：00～12：00销售会议5五10三15：00贝尔公司古经理约见周预定表（未完）22日(一)～28日(日)日期星期上午下午备注22一9：30光大银行吴处长来本公司参加金茂画廊酒会*(要与吴处长联系)(1／20光大银行来信)23二8：30～i0：30人事科高科长面谈，第一会议室华灵集团李部长洽谈*1(要准备好人事组织表)*2新产品介绍约45分钟24三8：00早餐：与刘行长10：00惠普公司林经理访问参观*13：30从公司出发；林处长同行（四）日程安排的注意事项以记叙、说明为主要表达方式。编写要留有余地。所有日程安排都要应按领导的意思去办。活动与活动之间要有一定的间隙时间。要认真核查日程表，以提高工作效率。是否已处理完工作，一般都应注明结果。（五）日志系统1、日志概述日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。一般分为两种类型：纵——以时间为线索;横——以事务为线索。2、日志的方法（1）手工填写的工作日志（一本为上司用，另一本为自己用）工作日志通常两本：上司使用；自己使用使用工作方法：1、提前了解，当日一早再次确定补充2、在自己日志上标明当日应完成的任务3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩4、信息完整（时间、地点、姓名、联络）5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实8、协助和提醒上司执行日志计划注意事项秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达预有足够的时间来安排会议3、上司工作日志的内容（1）上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清楚时间、地点、内容）（2）内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间）（3）单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式）（4）个人的安排（看病）（5）私人的信息（亲属生日）时间活动内容地点参与人员备注8：30部门经理例会公司会议室各部门经理（张红、李晓、彭丽）9：0010：00总经理面试营销总监总经理办公室面试人员（五位：ABCDE）11：0012：00总经理听取培训经理汇报并共进午餐公司餐厅培训经理许峰13：0014：00总经理与法律顾问会面总经理办公室法律顾问郑直）15：0016：00JB项目团队会议项目主要负责人（F、G、H、J、K）注意事项所有日程安排，均由上司的意向决定，高级秘书的任务是使其规范化、系统化表格化。每周每日的工作活动都不能排得太满，要留出适当的空隙，以便安排临时性工作，同时要考虑上司的习惯，留出其处理日常公务的时间。两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。4、秘书日志内容包含上司日志内容上司各项工作活动的准备事宜上司交办的工作自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）工作日志—总经理秘书日志（表2-3）9月28日（星期五），2001时间地点活动内容备注09：00办公室工作人员会议日程09：30会议室会议开始进行带A文件10：30办公室会议结束，整理信函10：45办公室信函分类处理，文件经理签字11：00办公室打字机维修工维修打字机11：30办公室约会提醒：王总会见贝尔先生12：00银行汇款：人民币、美元14：30办公室工作人员会议记录15：00区邮政局邮寄公司信函17：00大森林酒店18：00开始的招待会，提醒总经理5、日志的变更原定结束时间延长超时追加紧急的或新添的项目项目的时间调整、变更项目的终止或取消注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围针对变更，秘书应注意1、安排活动之间要留10-15分钟左右的时间间隙2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则3、变更后，做好通知、说明原由，防止误解4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改注意事项1、确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅2、保持两本工作日志的一致和准确3、应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求4、熟悉上司用餐和休息的时间，以便避开上司的休息秘书和上司的时间管理非常重要，秘书要学会判断事情的重要程度并据此安排上司和自己的时间。本节小结技能训练技能训练一技能训练二技能训练三2006年6月5日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：20—16：20在本公司礼堂举行，下午13：30—15：00）；检查实验大楼的建设情况（15：20—16：20在工地现场）；晚餐在17：00—19：00举行（地点同中午）。请列出工作日志。技能训练一技能训练二：请你帮助天地公司的秘书钟苗,为她的上司制定一份会议时间表天地公司销售部经理第三季度会议较多,七月的前两周要在上海开会;八月的第二周要去香港参加5天会议;每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议;八月最后一个星期三要参加公司的办公会议,七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神,八月第一周的星期一还要面试三个营销员;九月的前两周希望安排休假第二季度会议时间表（2005.7—9）月份周次七八九一上海会议周一上午:面试3位营销员(小会议室)休假二上海会议香港会议休假三周二：销售会议,传达上海会精神(大会议室四周五(上午)部门会议周三:办公会议(大会议室)周五上午:部门会议周五上午:部门会议你的上司明天要完成以下工作：上午八点半参加公司中层以上管理干部会议；从外地来的老客户朱先生要求与上司见面，并已经订好明天下午5点半回去的火车票，有几份文件需要他亲自批阅，他的老上司明天将约几位老部下聚餐，地点是荣华富贵，其他还有一些日常性的工作也需要他处理。你的上司到A市考察经济开发取的建设情况，明天上午九点的飞机，你需要安排司机罗师傅送一下飞机，正点到达A市机场的时间是上午11点10分，需要通知A是经济开发区办公室接一下机。下午去经开区贸易办了解当地商业连锁企业的分布情况。另外，你的上司是北方人，不习惯麻辣食物，另外，他还在发烧需要在当地医院打一下点滴。技能训练三：制订一周工作时间规划训练任务与要求：1.根据背景资料提供的事件清单中各种事件划分不同的优先级，按优先级重新排序。2.根据这些事件的重新排序，制定一周的时间表，并将表制作成WORD文档。3.编好时间表后，回答下列问题哪些事件最优先，为什么？哪些事情放弃不做，为什么？假设现在是周日晚，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：1.你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。2.周六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡。3.你有好几个月没有回家，也没有打电话或写信。4.有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。back5.明晚8点有个一小时长的电视节目，与你的工作有密切关系。6.明晚有一