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序号办理流程责任人主要工作内容及要求相关附件备注1会前协调办公室分管副主任、办公室主任根据区领导指示，协调有关部门：◎召开全区性大会条件是否成熟；◎尽可能会议合并召开；◎明确会务总指挥及会务工作分工。◎争取做到每年12月通知各单位上报下一年度建议召开的全区性大会的计划，以便于安排会议时间和合并会议。2起草会议通知（稿）秘书督办处（科）办会岗◎会议时间、地点、内容、议程、主持人、参会人员等安排妥当。◎注意与主办单位沟通会议议程。3呈办公室分管副主任审核秘书督办处（科）办会岗◎审核会议安排是否妥当；◎审核通知行文是否准确。4呈办公室主任审核秘书督办处（科）办会岗◎同上5呈分管办公室的区领导审阅◎同上◎由区领导秘书送领导审阅。6呈开发区党委、管委会，萝岗区委、区政府相关领导签发◎签发会议通知稿。◎根据会议内容，呈相关领导签发。由区领导秘书送区相关领导签发。7制作正式会议通知秘书督办处（科）文印岗◎正确使用红头纸、格式规范；◎附件齐全；◎份数合理；◎盖章正确。◎办会岗负责对正式会议通知作抽检。8发出正式会议通知秘书督办处（科）收发通信岗◎及时发出会议通知；◎发放范围准确。◎《公文发放登记表》序号会务筹办流程责任人主要工作内容及要求相关附件备注9会前准备会务总指挥应提前2-3天对会议各项准备工作的进度情况进行检查。内容包括：◎会议材料准备进展；◎场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）；◎领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）；◎出席领导落实；◎颁奖席、记者席安排（如需要）；◎灯光、音响、录音、多媒体；◎饮料；◎空调；◎电子屏蔽设备；◎签到布置；◎安全保卫、医疗卫生保障；◎车辆安排及交通指示；◎天气情况掌握及相关用品准备；◎就餐及食品卫生检查安排；◎礼仪策划及彩排安排；◎对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件应急预案的制定；◎会场工作职责分工。序号会务筹办流程责任人主要工作内容及要求相关附件备注10会场布置检查会务总指挥、相关单位领导及会务人员根据会议规模提早布置，会前最后一天例行检查。◎场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）；◎领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）；◎出席领导落实；◎会议材料准备是否齐全；◎颁奖席、记者席安排（如需要）；◎灯光、音响、录音、多媒体；◎饮料；◎空调；◎电子屏蔽设备；◎签到布置；◎安全保卫、医疗卫生保障；◎车辆安排及交通指示；◎天气情况掌握及相关用品准备；◎就餐及食品卫生检查；◎礼仪策划及彩排；◎对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件的应急预案落实；◎明确会场工作职责。11临会前最后协调会务总指挥、相关单位领导及会务人员◎确认各个环节、各个方面准备工作完成情况，特别注意各环节之间的衔接；◎一般在大会前一天晚上进行。◎进一步明确各会务人员现场工作职责；◎查漏补缺。序号会务筹办流程责任人主要工作内容及要求相关附件备注12会前现场组织工作会务总指挥、相关单位领导及会务人员◎会务人员按规定时间就位，分头做好准备工作；◎现场总指挥对各岗位作最后检查，及时处理相关问题；◎及时掌握参会领导的行踪；◎参会人员签到、发放会议材料工作等；◎组织参会人员有序进入会场，控制好会场秩序；◎引导领奖人员、记者到指定位置就座（如需要）；◎引导出席会议领导到指定位置就座。◎参会领导专人接待，全程陪同。13会中现场工作会务总指挥及会务人员◎临时事件处理；◎颁奖组织（如需要）；◎会议材料回收；◎领导交办其他事宜。◎发生临时事件，相关岗位人员先临时处理，需要动用其他人员，统一由会务总指挥调度。14讲话稿整理下发文稿起草单位和秘书督办处（科）、综合信息处（科）◎文稿起草单位负责全面、准确整理讲话稿；◎秘书督办处（科）或综合信息处（科）制文、送审、下发。15对会议布置事项进行督办会议主办单位或秘书督办处（科）督办岗◎及时发出督办通知；◎督办事项全面、明确；◎跟踪督办工作进展；◎协调督办事项有关问题。16会议材料归档秘书督办处（科）办会岗◎按“一会一档”的原则整理保管，年终归档；◎归档材料要齐全，无遗漏。◎将完整的材料送档案室档案员归档。