搜索
苏州知行易信息科技有限公司-0-苏州知行易信息科技有限公司会议管理体系黄晓龙（拟稿）〈行政20131001〉▲第一章总则1.1、加强沟通，通力合作；会议是企业内部各部门、各岗位、各环节有效沟通的重要方式之一，有效的会议可以加强相互间的深层沟通，减少和缩短协作间的时间，做到通力合作。1.2、加深理解，改进作风；我们在工作中难免会有不顺畅、不和谐之处，而通过会议上开诚布公的沟通会使我们之间加深了解和体谅，从而改进或各自为政、或独善其身、或自已为是的工作作风。1.3、目标统一、高效管理；有效的会议是把企业各项工作目标统一在一个战略框架内的重要方式之一，在所有目标统一的前题下，可以提高公司各部门执行工作计划、完成工作目标的效率，更好追踪各部门工作进度。1.4、目标分解、职责明确；在公司战略目标明确后，所有行动计划的时限内，各部门领受应完成的任务，确认行动步骤、计划方案、明确分工后反馈公司，由公司协调各部门间的工作，以及与总目标间的逻辑性；做到人人有事干、人人知道干，事事有时限、事事有结果。1.5、集思广益、回避风险；通过有效的会议组织，在特定的时间，就特定的问题进行研究讨论，让与会者提出改进性及开展性的工作方案，不仅体现着企业文化中重要的团队精神，同时也能够有效的回避一些风险。1.6、高度规范、有效协调：通过有效的会议沟通，不仅可规范我们的工作，统一我们的行动准则，体现我们共有价值观的；而且还可以有效的协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。1.7、制度，是企业管理的基础，是用以规范我们工作，统一我们的行动准则，体现我们共有价值观的有力保障；而制度本身是随着企业发展需要而与时俱进的完善的。因此，在未进一步修改之时，请依照本制度执行。1.8、试行期限：2013年11月1日至2014年3月30日。1.9、本制度为试行，在试行过程中如有不足之处，与行政人事部联系，请帮助我们完善企业的各项管理体系。1.10、制度规范的执行原则是“先执行，后申诉”。▲第二章会议类别及内容提要我们苏州知行易信息科技有限公司（以下简称公司）会议归纳为三大类。2.1、第一类公司级会议：主要包括〈公司董事会旬例会〉、〈公司周工作例会〉、〈公司月度综合业务分析会〉、公司或部门临时组织的公司级〈其他会议〉（如员工大会、公司技术人员会以及各种代表大会）。苏州知行易信息科技有限公司-1-2.1.1.公司董事会旬例会内容提要2.1.1.1会议时间：①每月5号、15号、25号下午14:00召开。②为避免会议过多或重复，董事会旬例会可以与其他会议一同召开。③如有变更由行政人事部另行通报。2.1.1.2会议组织：①由行政人事部提前会议三日下发《会议通知》（请见表“行.会01”）。②接道《会议通知》的参会人需提前会议二日回复《会议通知》给行政人事部。③行政人事部在会议前一日下发最终《会议议程安排表》（请见表“行.会02”）予参会人。2.1.1.3会议主持人：①董事长或公司总经理。②董事长或总经理若因公出差无法主持时，则由副总经理或指定的公司高级干部代行会议职权。2.1.1.4会议参加人：①公司各部门总监或分管副总、总监助理、各部门经理。2.1.1.5列席人员：①各部门管理层。②视实际需要，可指定其他有关人员出席。2.1.1.6会议内容：①梳理和分析公司各部门一旬内工作状态，点评优劣、得失，给予指导方针、工作方法。②公司各部门工作计划执行情况，及时纠偏，及时支持。③公司各项工作与企业战略目标契合度的及时纠偏，及时支持。④研究、部署公司运营、经营、行政工作，讨论决定公司各项重大工作问题。2.1.1.7会议记录和内容整理：①除特殊会议外，会议记录由人事行政部文秘人员完成，并做《会议记要》（请见表“行.会04”）。②会议记录、记要整理后上报主持人审核、审批。③《会议记要》审核后由与人事行政部周一上午下发各部门。④与《会议记要》同时下发的还有《会议决定事项实施管理表》（请见表“行.会05”）。2.1.2.公司周工作例会内容提要2.1.2.1会议时间：①每周一上午09:00召开。②为避免会议过多或重复，公司周例会可以与其他会议一同召开。③如有变更由行政人事部另行通报。2.1.2.2会议组织：苏州知行易信息科技有限公司-2-①最晚在公司例会前的每周五下午17:00前，各部门上报《例会提要》到行政人事部（请见表“行.会03”）和《周工作计划表》（请见表“行.计01”）。②由行政人事部整理，在会议前下发最终《会议议程安排表》（请见表“行.会02”）予参会人。2.1.2.3会议主持人：①各部门总监或分管副总轮流主持。②董事长或总经理若因公无法参加时，则指定的公司其干部代行会议权力。2.1.2.4会议参加人：①公司各部门总监或分管副总、总监助理、各部门经理。②各部门经理及管理团队2.1.2.5列席人员：①视实际需要所邀请的其他人员2.1.2.6会议内容：①协调各部门工作进度，使各项工作、经营活动按照预期目标有序进行。②对涉及部门较多，对公司整体有较大影响的问题集体探讨；集思广益，寻求解决间题的方法。③追踪并改进日常管理工作，对各部门工作执行情况及时纠偏，及时支持。④不能达成共识时，上报董事长或总经理办公会，请董事长或总经理裁决。2.1.2.7会议记录和内容整理：①每周例会的会议记录由人事行政部文秘人员完成，并做《会议记要》（请见表“行.会04”）。②会议记录、记要整理后上报主持人审核、审批。③《会议记要》审核后由与人事行政部周一上午下发各部门。④与《会议记要》同时下发的还有《会议决定事项实施管理表》（请见表“行.会05”）。2.1.3.公司月度综合业务分析会内容提要2.1.3.1会议时间：①每月29日上午09:00召开。②为避免会议过多或重复，公司月度综合业务分析会可以与其他会议一同召开。③如有变更由行政人事部另行通报。2.1.3.2会议组织：①由行政人事部提前会议三日下发《会议通知》（请见表“行.会01”）。②接道《会议通知》的参会人需提前会议二日回复《会议通知》给行政人事部。③行政人事部在会议前一日下发最终《会议议程安排表》（请见表“行.会02”）予参会人。2.1.3.3会议主持人：①董事长或总经理。②董事长或总经理若因公出差等原因无法主持时，则由副总经理或指定的公司高级干部代行会苏州知行易信息科技有限公司-3-议职权。2.1.3.4会议参加人：①公司各部门总监或分管副总、总监助理、各部门经理。2.1.3.5列席人员：①各部门管理层。②视实际需要，可指定其他有关人员出席。2.1.3.6会议内容：①公司各部门汇报上月各自业务状况，汇报优劣、得失，提交对策、措施，提供解决问题建议。②公司各部门汇报下月各自业务工作排序、计划、步骤，汇报所需支持、资源。③讨论、研究、部署、决定公司有关各项业务工作问题，及时纠偏、协调，及时配合、支持。④主要业务议题有：客户状况通报、评估、分析；财务状况通报、评估、分析；行政人事状况通报、评估、分析；项目施实进程状况通报、评估、分析；设计开发状况通报、评估、分析；产品、服务质量状况通报、评估、分析等。2.1.3.7会议记录和内容整理：①除特殊会议外，会议记录由人事行政部文秘人员完成，并做《会议记要》（请见表“行.会04”）。②会议记录、记要整理后上报主持人审核、审批。③《会议记要》审核后由与人事行政部周一上午下发各部门。④与《会议记要》同时下发的还有《会议决定事项实施管理表》（请见表“行.会05”）。2.1.4.其他会议内容提要公司董事长、总经理、或其他的公司高管，都可发起各种临时组织的会议；但需要书面呈报（请见表“行.会06”）。董事会，同意申请后，由行政人事部组织实施。一般有〈员工大会〉，季度、半年、全年〈业务总结会〉，新年〈工作部署大会〉，年度〈总结表彰大会〉，阶段性的〈项目总结〉、〈质量分析〉、〈设计工作〉、〈营销运营〉等等专项会议。2.1.4.1会议时间：①由董事长或总经理，或会议发起人决定召开时间，行政人事部另行通报。②为避免会议过多或重复，其他会议可以与其他会一同召开。2.1.4.2会议组织：①由行政人事部提前会议三日或当日下发《会议通知》。②接道《会议通知》的参会人需提前会议二日或当日回复《会议通知》给行政人事部。③行政人事部在会议前一日或当日下发最终《会议议程安排表》予参会人。2.1.4.3会议主持人：①董事长或总经理，或会议发起人。②董事长或总经理若因公出差无法主持时，则由副总经理或指定的公司高级干部代行会议职权。苏州知行易信息科技有限公司-4-2.1.4.4会议参加人：①由董事长或总经理，或会议发起人决定。2.1.4.5列席人员：①由董事长或总经理，或会议发起人决定。2.1.4.6会议内容：①由董事长或总经理，或会议发起人决定。2.1.4.7会议记录和内容整理：①由董事长或总经理，或会议发起人决定。2.2、部门级会议：主要包括〈部门每周例会〉、〈部门专业类办工会〉、〈部门专项类业务会〉等。2.2.1.各部门周工作例会内容提要2.2.1.1会议时间：①每周五下午13:00召开。②为避免会议过多或重复，部门周例会可以与其他会议一同召开。③如有变更由各部总监或指定人员另行通报其部门员工。2.2.1.2会议组织：①各部门总监或指定人员，根据公司例会《会议记要》所布置的工作任务，以及本部门应完成的常态性工作，分解到本部门的每个班组或每位员工，即完成《周工作计划表》（请见表“行.计01”）。②就一周工作计划，本部门的每位员工参与讨论、理解、掌握，并能够保证很好的实施完成。③行成最终“周工作计划”后最晚在每周五下午17:00前上报《周工作计划表》到行政人事部。④由行政人事部整合所有部门的《部门周工作计划表》、《公司例会提要》，并就各部工作进展进行跟踪。⑤由行政人事部最晚于周四中午11:00前下发《会议议程安排表》、《会议决定事项实施管理表》（请见表“行.会05”）至各部门。2.2.1.3会议主持人：①部门总监、负责人或指定人主持。。②有必要邀请别部门参加会议时需提前通知。2.2.1.4会议参加人：①部门经理及管理团队。②部门员工。2.2.1.5列席人员：①视实际需要所邀请的其他人员2.2.1.6会议内容：苏州知行易信息科技有限公司-5-①协调各班组、员工间工作进度，保证各项工作、经营活动按照预期目标有序进行。②对涉及部门较多，对公司整体有较大影响的问题集体探讨；集思广益，寻求解决间题的方法。③检查、总结、布置日常工作，对部门工作执行情况及时纠偏，及时支持工作。④不能达成共识时，上报董事长或总经理办公会，请董事长或总经理裁决。2.2.1.7会议记录和内容整理：①每周例会的会议记录由部门文秘或指定人完成，并做《会议记要》（请见表“行.会04”）。②会议记录、记要整理后行成《部门周工作计划表》、《公司例会提要》，上报部门审核、审批。③与最晚周一上午10:00前上报人事行政部。④部门各班组和各级员工遵照《部门周工作计划表》展开各项工作。2.2.2.部门专业类办工会、部门专项类业务会一般情况下无特殊状况不独立召开以上两会，以上两会的内容在各部门“每周工作例会”中讨论确认；如有必要召开以上两会则进入2.1.4条公司〈其他会议〉流程。2.3、外部级会议：2.3.1.公司非营利性外部会议：如现场会、企管成果发布会、报告会、科技成果发布会、信息发布会、参观等。2.3.2.公司营利性外部会议：如洽谈会、展示会、座谈会、产品说明会、客户联谊会等。2.3.3.所有外部级会议均采用公司会议管理体系的2.1.4条〈其他会议〉流程。2.3.4.所有外部级会议一律由行政人事部受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。▲第三章会议制度3.1、会议安排：3.1.1.为避免公司会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。3.1.2.为避免公司会议过多或重复，公司各类会议能够合並的尽可能合並召开。3.1.3.凡涉及公司多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前经董事长或总经理批准后，分别报行政人事部汇总，并由行政人事部统一安排