政府智能办公

南谯区信息管理中心南谯区政府智能办公系统培训材料二〇〇八年十月十日南谯区信息管理中心一、系统登录方式1、服务器启动后，用户通过IE浏览器登录和应用系统，IP地址格式是：、登陆南谯区政府网站：在主页右侧二、设置IE浏览器属性，以便允许下载安装和运行南谯OA办公系统控件1、首次登录系统，请先设置IE浏览器属性，允许下载安装和运行南谯OA办公系统控件，允许弹出窗口；并在系统登录界面上，点击【安装控件】自动下载并安装南谯OA办公系统控件。南谯OA办公系统采用了控件技术来提高系统的交互效率，为了能够正常下载安装和运行南谯OA办公系统控件，请参照以下方法设置用户的IE浏览器：a、在IE浏览器的系统菜单上，点击【工具】【Internet选项】【安全】【受信任的站点】；b、点击【站点】按钮；c、去除“对该区域中的所有站点要求服务器验证（https：）”选项；d、将南谯OA办公系统服务器的IP地址添加到“受信任的站点”列表中。e、如果当前用户的操作系统是Windows2003，则还需要点击【自定义级别】按钮，将弹出安全设置窗口中“运行ActiveX控件和插件”和“对没有标志为安全的ActiveX控件进行初始化和脚本运行”的选项设置为“启用”。点此登陆OA系统南谯区信息管理中心图3-2设置受信任站点有两种方法可以下载安装南谯OA办公系统控件：◆在系统登录界面上，点击【安装控件】就会自动下载并安装南谯OA办公系统控件；◆登录系统后，在使用过程中，由系统自动提示下载安装控件。建议采用第一种操作方法。安装和运行控件是正常使用系统的前提，如果未能正常安装和运行控件可能导致组织机构、附件、套打和表单定制等功能无法正常使用。2、设置IE浏览器属性，以便允许弹出窗口为方便使用人员的操作和扩大有效显示区域，南谯OA办公系统采用了弹出窗口，如果IE浏览器或其它上网工具启用了弹出窗口阻止程序，将无法正常使用南谯OA办公系统。（1）在IE浏览器的系统菜单上，点击【工具】【Internet选项】；图3-3设置Internet选项点击【隐私】【设置】按钮；将南谯OA办公系统服务器的IP地址添加到“要允许的网站地址（）：”列表中。南谯区信息管理中心图3-4设置弹出窗口阻止程序3、系统管理员已经由系统自动注册系统安装过程中已经注册了用户（用户名：人员的拼音全拼）及其初始密码（“12345678”）。以系统管理员身份登录南谯OA办公系统可对系统进行定制，系统定制内容包括组织机构设置、表单定制、流程定制、基础数据定义，以及文件库等各模块的初始化设置。普通用户可用系统管理员提供的用户名和初始密码登录系统进行协同办公。系统主界面介绍图3-5系统首页南谯区信息管理中心4、出现页面异常，请尝试清除IE临时文件来解决问题在登录和使用系统的过程中，如果出现页面打开空白、打开附件提示找不到该文件等问题（可能是您强制退出IE，而未正常退出南谯OA办公系统，临时文件出错引起的），请尝试清除IE临时文件来解决问题。图3-6清除IE临时文件图3-7清除IE临时文件三、系统功能模块1、日常办公日常办公是处理流转工作的场所，流转工作的载体为流转文档，它是利用流程创建的，格式为流程对应的表单，流转过程受流程控制。在日常办公模块中，每个工作人员只能接收到与本人职责相关和需要处理的工作文档，接收不到与本人无关的工作文档。日常办公模块的视图是按照工作文档在当前工作人员的处理状态分类的，主要分为拟办工作、待办工作、在办工作和转发工作，以及流转监控和委托办理等，工作文档将自动按照处理状态显示在相应的视图中。南谯区信息管理中心图7-1模块功能图待办工作：上一环节送来，需要您处理的文档，类似于一个收件箱。在办工作：您已经签收，正在办理，还未提交给下一环节的文档。转发工作：您已办结并提交给下一环节的文档。拟办工作：由您新建，尚未提交流转的文档（草稿）。流转监控：流程管理者可以在此实时监控本流程所有流转文档的办理情况，并可以进行催办、特送、删除等操作。具有“允许跟踪后续办理过程”权限（环节定义时设定）的办理人则可以在此查看文档的后续办理过程。委托办理：可以在这里设定将自己的所有流转工作或部分流转工作在某一段时间里委托给指定人员办理，委托一经保存，马上生效，系统将把您委托的流转工作自动转送受托人办理。您还可以提前中止委托，收回办理权限。日常办公待办工作拟办工作转发工作流转监控在办工作委托办理南谯区信息管理中心图7-2工作流转状态图2、流转处理下面就工作文档在日常办公模块中的流转处理机制和功能实现作概括性介绍，与工作文档处理有关的操作将在下一节中全面介绍。3、新建工作流程的使用人可以利用该流程创建流转文档，发起一项新工作。在主界面内容区中点击“待办工作”（或“在办工作”），或者，在日常办公模块中点击【新建】，选择一个流程，利用该流程对应的表单创建一个新的工作文档，您可以按表单规范要求填写内容、添加附件，然后提交流转。4、上传附件每个文档均提供了上传附件的功能，点击文档操作条上的【编辑附件】按钮，在编辑附件的对话框中，可以逐个添加附件，默认可以一次上传五个附件，如果有更多附件需要添加，提交上一环节送来的文档自己新建的文档已送到下一环节的文档待办工作转发工作拟办工作提交提交保存签收在办工作南谯区信息管理中心可以点击【添加附件框】按钮，增加附件可上传的数目。在编辑附件对话框中完成附件添加后，系统并不会将附件的源文件立即保存到文档中，而是在对文档执行保存或提交操作时，才会正式生效。上传到文档中的附件在文档流转处理过程中，其内容对后续的全部办理人开放，都可以进行查看和浏览，而那些在流程定制中还被赋予了“允许编辑附件”办理权限的办理人，不仅可以查看和浏览附件内容，还可以添加新的附件和删除已有的附件。图7-3添加附件5、文件修改痕迹保留文件修改痕迹保留主要用于发文处理，利用该功能，可以保留每个人的修改痕迹。每个人对文件的修改用一种颜色表示，当光标移到修改处，注释将显示该内容的修改者姓名和修改时间。要实现文件修改痕迹保留功能，需要在表单中设置一个痕迹保留域（也称：正文框），下面就文件修改痕迹保留功能的设置和应用进行介绍。a、在表单中设置痕迹保留域（也称：正文框）如图7－4所示，在表单定制中，将表单中相应的一个单元格定义成痕迹保留域（也称正文框）。那么，利用该表单创建的文档就具有文件的修改痕迹保留功能，如图7－5所示，文档中痕迹保留域显示为一个正文框，提供有【编辑正文】【浏览正文】两个操作。图7-4表单中痕迹保留域的定义南谯区信息管理中心图7-5文档中痕迹保留域显示为一个正文框在正文框中可以添加一个Word文件（通过修改表单参数，也可改为支持WPS文件），该文件称为正文，不同人员对正文的修改部分将用不同颜色标注，光标移到修改部分上，还可以显示修改人姓名和修改时间。b、在正文框中添加正文当正文框中还没有正文时，点击【编辑正文】，输入正文名称后，系统自动新建一个空的word正文并打开。这个word正文的系统菜单上带有“合强软件”菜单，显示【引入文件】、【显示修改痕迹】和【隐藏修改痕迹】三个操作，可以直接在word中起草正文，也可以使用【引入文件】，从本地已有的一个word文件中引入正文的内容。关闭word窗口时，将提示保存正文，选择【是】，新建的word正文将上传到文档的正文框中。图7-6word正文中的“合强软件”菜单c、编辑和浏览正文内容编辑正文：后续办理人均可在文档处于编辑状态时，对文档的正文框中的正文进行编辑。南谯区信息管理中心点击【编辑正文】，可以打开已有的word正文进行编辑，这个过程将会保留修改痕迹；在菜单中选择【显示修改痕迹】，正文中将显示出修改的痕迹；选择【隐藏修改痕迹】，正文中将隐藏修改的痕迹，显示为最终状态。浏览正文：后续办理人也可以阅读正文框中的正文内容，然后填写意见。点击【浏览正文】，可以打开word正文进行查看，但不可以对正文进行修改；查看正文过程中，同样可以选择菜单上的【显示修改痕迹】或【隐藏修改痕迹】。6、提交工作办理人结束文档的处理后，通过点击【提交】按钮，将文档送流程继续流转。在提交操作时，如果流程有要求选择后续环节的，则当前办理人需要从环节列表中指定后续的具体环节；如果流程有要求选择后续环节办理人的，则当前办理人需要从弹出的组织机构中指定下一环节的具体办理人；如果当前环节是最后一个环节并且流程有要求选择归档位置的，则当前办理人需要为文档指定一个具体的归档文件库及其文件夹。除文档流转结束的情况外，提交后的文档将成为下一办理人的待办工作，显示在下一办理人的待办工作视图中，同时显示在当前办理人的转发工作视图中，在下一办理人签收之前，当前办理人如果发现提交有误，还可以在转发工作视图中将文档撤回重办，而下一办理人签收的文档则不允许撤回。7、签收工作流转来的文档将自动送达并显示在办理人的待办工作视图中，办理人需要执行签收操作，然后才可以正式办理。办理人可以打开文档并点击文档操作条上的【签收】按钮进行签收，也可以在待办工作视图中进行批量签收。签收后的文档将从“待办”状态变为“在办”状态，显示在在办工作视图中。8、办理工作办理人对文档的处理权限在流程定制中环节定义时指定，这些权限包括：允许编辑文档（以及具体允许编辑哪些文档域）、允许编辑附件、允许退回、允许查看意见汇总、允许打印文档、允许分发文档等，而填写意见、查看附件、查看流转历史、查看流程说明等权限则是每个办理人都有的。每个权限对应于文档中的一个操作按钮，这些操作按钮将在下一节进一步说明。南谯区信息管理中心9、监控工作a、流转监控每个流程都可以设置一个或多个管理者，流程的管理者在流转监控视图中可以看到所管理流程的全部流转工作，了解每个工作文档流转过程中的实时状态和处理情况，还可以进行“催办”、“特送”、“删除”和“解锁”操作。催办：发在线短信给办理人，催促加快办理效率。特送：改变文档的办理人，将文档移交给其他工作人员进行办理。删除：删除正在流转的文档，适用于一些特殊情况。解锁：当文档正处于编辑状态时，意外出现网络故障和服务器连接中断等异常事故，将造成文档死锁，无法重新进入编辑和办理，流程管理员利用解锁操作可以及时解除故障，便于办理人继续进行文档办理。b、跟踪后续办理过程如果流程赋予办理人具有“允许跟踪后续办理过程”权限，办理人在文档提交给后续环节后，还可以在流转监控视图中跟踪文档的后续办理过程，实时了解办理情况。10、委托工作当办理人在一段时间内因休假或其它原因无法处理流转工作时，可以通过“委托办理单”将办理任务及权限委托给其他工作人员。委托办理单一经保存，马上生效，系统将把您委托流程中的工作自动转送受托人办理。委托关系将在指定期限后结束，但也可以提前中止委托，收回办理权限。11、操作一览表序号操作按钮所在位置说明1文档操作条设置文档的标题。2文档操作条点击【保存】按钮，保存文档。3文档操作条点击【关闭】按钮，关闭文档。4文档操作条点击【填写意见】按钮，弹出填写意见窗口，可以直接填写你的处理意见，也可以从意见栏下方的两个意见框中选择常用意见。南谯区信息管理中心5文档操作条点击【打印】按钮，可以打印文档。如果设置了套打模板，打印时将会调用套打模板进行打印。6文档操作条点击【分发】按钮，打开分发页面，点击“分发人员”，从组织机构中选择分发对象，将文档以电子邮件方式发送到分发对象的邮箱中。7文档操作条点击【提交】按钮，结束本人的办理，将文档提交出去。8文档操作条点击【退回】按钮，选择是将文档退回到前一个环节的办理人，或者是退回到起始环节（创建人）。9文档操作条点击【意见汇总】按钮，可以查看全部已办人员填写的意见内容。10文档操作条点击【流转历史】按钮，可以查看系统自动记录的工作流转日志。11文档操作条点击【流程说明】按钮，可以查看流程定制时描述的流程使用说明。12视图操作条点击【新建】，选择流程并创建一个新的工作文档。13文档操作条和待办工作视图