入伙筹备及服务礼仪

入伙筹备及服务礼仪主讲：李立伟物业经理课程提纲一、物业交付的重要性二、入伙筹备交楼的流程交楼前之准备交楼之安排其它注意事项三、服务礼仪•是管理公司与业主的第一次亲密接触，没有客户会给你第二次机会树立第一印象－－专业及优质的服务。•也是物业管理服务形象的第一次展示，要力争给业主留下良好的印象；•同时应抓住时机给业主解说相关的管理制度，特别是《装修管理规定》。物业交付的重要性•不仅是物业管理公司接管楼宇的一项重要工作，更是发展商是否成功把已卖/已租楼宇交付业主使用的一件重要大事。•如果疏忽大意，不但会影响楼盘的品牌，更会令发展商和物业管理公司的形象受损，而且还将影响到日后的销售业绩。物业交付的重要性入伙筹备交楼的流程交楼前之准备交楼之安排其它注意事项物业交付流程（范例）业主办理手续（收费、验证）发放资料给业主管理人员带业主验收物业对不合格项目进行整改业主资料整理存档交付使用前准备交楼前之准备1、有关政府文件的准备•国务院颁发的《物业管理条例》•《广东省物业管理条例》•《市物业管理服务收费实施细则》•国家、广东省消防法规，及《广州市区分所有建筑物消防安全管理规定》•其它一切有关的法律法规文件2、收楼文件的准备•建立初步业主档案•临时业主公约/管理公约•业户手册•装修守则/装修管理规定•前期物业管理服务协议•收费一览表交楼前之准备•物业移交及二次装修流程图（内部/公开）•入伙程序指南•收楼通知书•业户联络数据登记表•收楼确认书•验收遗漏工程记录表•锁匙托管承诺书•水电空调表确认书•消防责任书3、工程部的准备工作•对楼宇质量的查验，跟进物业及设施之验收移交。•核对公共水表、电表及业户之水表、电表、冷气表。•核对每户钥匙/IC卡（如有）。•各项设备设施、能源供应系统正常运行。4、客服部的准备工作•对钥匙的管理•收楼文件的管理•建立初步的业主档案•掌握物业设施、设备的基本情况•认真学习有关政府文件及熟练交楼流程及二次装修流程•确定交楼路线图•确定遗漏工程跟进的程序及方法5、交楼物品的准备保险柜、计算器、点钞机、笔、纸（A4、A3、公文等）、复写纸、回型针、订书机、活页夹、写字板、文件柜、莹光笔、文件袋、文件夹（收楼袋）、告示贴、花名册、报纸杂志、饮水机、纸杯、蒸馏水、复印机、影碟机、音响设备、电视机、休息椅、应急药品、鲜花、地毯、水果、饮料等。6、交楼保安安排•对着装的要求、仪容、仪表的要求，文明礼貌的要求、站立的要求进行培训。•增加人手、加强巡逻次数、防范突发事件的发生。•增加岗位。7、清洁工作的安排•公共区域、房屋内部应做一次彻底的开荒清洁，将一个环境优美卫生干净的楼宇交予业主。•销售中心、交楼路线范围的清洁更为重要，要求清洁工程承判商或清洁工定时密集地进行日常保洁。8、应付突发事件的准备工作•按照有关突发事件处理的工作指引安排人力、物力。•做好各种应急措施9、交楼的培训及模拟•进行专业系统的培训•按照交楼程序，举行模拟交楼演练•每位交楼人员均要过关交楼安排•交房顺序及时间安排假设：单元号开始交房时间交楼安排•收费组•验证组•签约组•验房组•资料组•熟悉项目各功能区域•了解周边的配套•充分熟悉交流流程•熟练了解四书（公约、协议、业户手册、装修手册）•销售的特别承诺（车位、出入）•服装及礼仪礼节交楼人员应注意之其它事项尚东尚筑交楼小组工作小组工作位置负责人人员名单主要职责前台接待区售房部B2栋西面接待处劳惠仪陈玉梅（共2人，建议3人）1、接待收楼业主2、核实业主身份并登记3、提供茶点发展商财务区财务部B2栋中间位置伍叶芳麦佩霞、刘洁红、张凤珍共4人1、凭有效会签单确认业主缴交楼款情况及办理相关手续管理处财务区创佳B2栋中间位置张静雯陈丽明、胡翠霞共2人1、凭有效会签单预收三个月物业管理费2、办理银行划扣手续管理处签约区创佳B2栋东边位置李婉仪吴绮婷、郭志霞共3人1、凭有效会签单签署：业主手册、防火责任书、收楼确认书。2、移交住宅使用说明书、住宅质量保证书等管理处验楼、交匙区（一站式人员）创佳、项目部及其他B3栋西边位置何柏添1、创佳：何柏添、李渊、罗晓红、钟锦辉、祝先勇、陈丽明2、项目部：张日勇、蔡云、梁国良3、开发部：钟绮云、黎敏贤4、人事行政：林思佳、凌淑仪、黄小玲5、总经办：谢霭玲6、策划部：欧丽珊共15人1、凭有效会签单检查是否已签收楼确认书，OK则直接交匙。2、若未签收楼确认书，则再引导再签后直接交匙，或验楼签确认书后交匙（主要针对精装）。3、办理维修需要的锁匙托管书保安创佳朱亮5人提供安全保证后勤行政黄小玲2人负责茶点、水、中午饭餐等供应服务礼仪•物业管理服务人员应具备仪容仪表•物业管理服务人员应有的仪态•物业管理服务人员应有的礼节•电话礼仪树立优质服务形象的好处我•更了解客戶需要,与客户建立良好关系,減低投诉机会•增加晋升机会•增进与客户的沟通,更清楚了解顾客的要求,令工作倍添顺利•自我增值•满足感,自豪感小业主/租客•自豪感，优越感•感到物有(超)所值•安全感•归属感•方便•开心又放心发展商•建立良好形象•建立以客为先的良好口碑•增加公司生意額•提升市场竞争力•更多人认识公司的专业服务•吸引高素质的应徽者建立优质服务形象我们需要：•了解市场的趋势(对优质服务的需求)•硬件及软件上“下足功夫”客户的转变消費模式大众传媒竞争与选择时间金钱见闻/接触教育程度生活方式顾客的期望Environment环境Service服务Product产品?清洁气氛气味灯光布置维修保养大厦设施保安系统园艺增值服务于服务有关的政策及程序$$$增值优质与劣质的服务体验(演练)•试举出令你印象最深刻的优质服务体验•再举出令你印象最深刻的劣质服务体验劣质服务的后果•每____位客人有____位会因为不愉快经历而把商户列入黑名单•如果客人遭受一次劣质服务,服务提供者将需要制造____次优质服务机会才可扭转坏印象,但你並不会有那么多次机会,因为大部份客人都已跑掉了…•因此,我們必須在与客人_________及_________接触都提供优质服务.每一次第一次10712看图：请说明建立优质的管理服务形象—硬件？软件？硬件–环境及产品•服务柜台整洁吗?•公司标志/商户指南光鲜清洁吗?•大堂地面有垃圾吗?•电梯洁净及运作良好,照明系统正常吗?•空气流通、冷气系统运作良好吗?•洗手間清洁干爽吗?•垃圾筒、烟灰缸清洁吗?•大堂照明系統有损坏吗?•天花/墙身油漆有漏水、污渍或破落吗?•与客户的沟通渠道(如电话、传真、电邮系统)运作正常吗?软件—客户心目中最理想的服务人员整洁制服及仪容正确身体语言(包括亲切笑、眼神接触)礼貌的言行举止优良谈吐技巧软件—客户心目中最理想的服务人员友善,关心体贴–主动打招呼及提供协助投入感及诚信-有責任感跟进事情专业管理知识软件—客户心目中最理想的服务人员小结：客户心目中理想的管理服务人员整洁的制服及仪容正确的身体语言（包括亲切的笑容、眼神的接触等）礼貌的言行举止（包括握手、洽谈姿势等）优良的谈吐技巧友善、关心、体贴-主动打招呼及提供协助投入感及诚信感专业的管理知识今时今日,物业管理員要身兼服务大使,咨讯員,投诉处理員及联络员…如何成为最佳服务人员…如何成为最佳服务人员…在一般面对面沟通之中请各同事注意形象及沟通技巧!!!视觉效果-整洁制服及仪容（５５％）-制服整齐、清洁、称身、皮鞋要勤拭擦-個人卫生每天洗澡及刮胡子;定期清洗、护理及修剪头发;保持口气清新;使用止汗剂或清淡香水;眼镜要保持清洁;定期修甲-仪容-头发整齐梳理;长发女同事应以简单头饰束起;染发颜色限于黑色至深棕色;避免夸张及过份前卫的发型-清淡化妆为佳.口红为基本要求-配戴首饰款式以简单朴素为准,忌量多及花巧男员工女员工可接受不可接受•沒有涂上化妆品或口红•只涂上润唇膏•配合制服颜色及肤色之化妆品•涂上不夸张的红色口红•化妆太浓可接受不可接受•过长指甲•每只手配戴多过一只指环•涂上非透明或近似肤色以外的指甲油•手表阔度超过0.75厘米(如粗蜜蜡珠链不能外露)•指甲修剪妥当•款式简单和平实的手表•每只手只配戴一只指环不可接受•束起长度过肩的头发•配戴黑色头饰•配戴其它颜色的头饰•沒有束起长发•过长头发凌散于脸上可接受不可接受•每只耳朵只可配戴一只简单款式的耳环•每只耳配戴多过一之耳环•太夸张或悬吊式耳环可接受可接受不可接受•脚链•有帶的皮鞋•黑色丝袜或袜裤(冬季制服)可接受不可接受•三角結•耳帶紧贴恤衫领前•白色汗衣（顏色以不透出恤衫外为准）•制服领帶沒有紧贴恤衫領•恤衫前袋放有香烟及其它物件如钱包，钥匙，笔记，保安证等•颈链外露•穿著杂色的汗衣•沒有扣上恤衫钮•款式简单的眼境可接受不可接受纯黑色袜白色或黑色以外的袜可接受不可接受•手链的阔度超过0.75厘米（如过粗密腊珠链）•每只手配戴多过一条手链•折起恤衫袖款式简单和平实的手表物业管理服务礼仪之仪态•看看有没有找到自己曾经的身影（一）站姿正确站姿：双脚平行打开，距离十公分左右，双手枕于小腹前，视线水平微高，气度安详稳定，表现出自信的态度。（二）坐姿正确坐姿：轻轻入座，至少坐满椅子的２／３，后背轻靠椅背，双膝自然并拢（男性可略分开）。对坐谈话时，身体稍向前倾，表示尊重和谦虚。如果长时间端坐，可将两腿交叉重叠（三）蹲姿讨论：如何拾起地上的钥匙？一脚在前，一脚在后，两腿向下蹲，前脚全着地，小腿基本垂直于地面，后脚跟提起，脚掌着地，臀部向下。（四）微笑微笑是一种国际礼仪，能充分体现一个人的热情、修养和魅力。在面对客户、宾客及同仁时，要养成微笑的好习惯。物业管理服务礼仪之礼节•握手•问候•访问客户•引路•搭乘电梯（一）握手顺序：上级在先、主人在先、长者在先、女性在先时间：3—5秒为宜力度：不宜过大，但也不宜毫无力度握手时，应目视对方并面带微笑切不可带着手套与人握手（二）问候•同事之间，上班见面时互相问候，下班分别时互打招呼•在公司或外出时遇见客人，应面带微笑主动上前打招呼（三）拜访客户•拜访前做好准备•拜访时，遵时守约•会谈时，注意控制时间•结束时，礼貌道别（四）引路•在走廊引路时•在楼梯间引路时（五）搭乘电梯•电梯内无客户时•电梯内有客户时物业管理服务礼仪之电话礼仪电话礼仪三要素:态度、语调、用词打电话(1)要有准备(2)注意打电话的时间，尤其避免在午休时间或下班时间打(3)微笑的语调，声音清晰，有礼貌(4)不要急于在电话中承诺事情或是做决定(5)讲电话同时在纸上作记录(6)同事电话中时，若其他人在附近喧哗交谈，易导致客户对公司的印象不良，此时若有急事须与同事交谈，应使用书面方式电话礼仪接电话(1)电话铃响三声内必须接电话(2)先报上公司名称或人名（听电话“四步曲”）(3)声音语调微微上扬，有朝气(4)去除“别人不知道我是谁”的心态(5)延迟太久接电话应先致歉(6)口中不要吃东西或含着东西电话礼仪转接电话(人在)(1)清楚询问来电者的身份并告知接电话的人(2)养成使用保留键(HOLD)的习惯(3)转接电话后需注意对方是否已接听电话--让来电者空等很久既失礼，且易引起抱怨及纠纷(4)需过滤电话时，务必注意用词礼貌电话礼仪电话留言(人不在)(1)重复对方的讯息及资料，确认清楚(2)养成使用留言条的习惯(3)贴在同事最容易看到的地方--如:电话听筒……等(4)确认同事是否已回电(5)若代为处理事情，需留下自己姓名给对方,并告知同事处理内容及结果电话礼仪挂电话(1)确认对方已挂电话，自己才挂电话(2)电话轻放，勿摔话筒电话礼仪劣词建议用词我怎么知道!这个人!沒有就是沒有!我问过啦!他真的不在!不可能!我们从沒这种事!又不是我的事!不关我们部门的事!你自己想办法!电话礼仪电话礼仪劣词建议用词总机接错了！你重打吧！我们不管这件事!你再重打吧!知道了!知道了!他很忙!你明天再打來!讲话啊!你找他有什么事?他在讲电话!你等一下再打來!他不在!你等一下再打來!礼仪不仅仅是成功的手段，更是