公司视频会议管理制度

公司视频会议管理制度第一条为正确使用网络视频会议系统，提高会议效率及质量，特制定本制度。第二条本制度适用于公司总部及各分支机构。第三条总经理工作部负责网络视频会议规章制度的制定和修订，负责网络视频会议的总协调，负责监督视频会议运维人员调试视频会议声音质量、画面质量、导播效果。第四条信息技术部负责网络视频会议技术操作规程的制定和修订。第五条总公司领导主持召开的视频会议由总经理工作部负责组织协调，专业、专题会议由主办部门负责组织协调，各分公司综合管理部门协助办理。第六条各协办单位须按照会议要求提前布置会场，并主动与会议主办部门联系，确认会场是否规范;各参会人员应在会议开始前10分钟进入会场，按照规定着装，遵守会议纪律，不做与会议无关的事。第七条会议主办部门应制订会议方案，提出会议申请，经总经理工作部会签，公司总经理审批同意后方可组织召开视频会议。第八条会议主办部门应在会议召开前2个工作日通过协同办公系统提交视频会议任务单，协调相关部门布置会场，做好会间服务。第九条视频会议任务单审核通过，会议主办部门与运维人员协商确定测试时间等事项后，发布会议通知。第十条会议通知须明简洁明了，包括会议名称、时间、主会场地点及参加人员、分会场参加人员、会议议程等内容。主会场与会人员落实由会议主办部门负责，如有请假事宜，需提前办理请假手续，并报会议主办部门。第十一条设备调试。一般情况下，重大会议应提前半天时间调试，并在会议正式开始前1小时打开设备，等待会前联调。第十二条视频会议系统大都是智能设备，具有录像功能，如果要对视频会议进行全程录像，应提前通知视频会议运行人员，并在会议结束后及时将录制的内容从系统中导出。第十三条做好保密工作。未经会议主办部门领导批准，不得对外公布有关信息。第十四条本制度由总经办制定并负责解释。第十五条本制度自××××年×月××日起实施。