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義守大學電子公文系統簡介管理資訊系統期未報告組員：苑瀕文、郭芷妤吳隆聖、黃寶慧日期：2007年8月22日2019/8/52目錄一、電子公文簡介二、電子公文系統簡介(一)系統範圍(二)登入系統(三)公文製作(四)公文會辦(五)外來文的簽辦程序(六)公文查詢(七)登記桌分文作業2019/8/53一、電子公文簡介公文依現行公文程式條例:稱公文者，謂處理公務之文書。＊類別分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」及「其他公文」6種。參考來源:『電子公文』是行政院研考會推行已久(民國88年起)的政府e化中的公文電子化作業，目的是要將傳統紙本公文轉成電子格式，目前是要求符合XML格式(以前政府單位的公文電子化是採微軟OFFICE的WORD格式)，然後內部仍要透過電子簽核流程完成所有的動作(包括創稿、簽呈、收文、會辦、發文等)，對外則要以標準格式經由交通部的公文電子交換中心進行交換。*公文電子交換:依「機關公文電子交換作業辦法」，係指將文件資料透過電腦及電信網網路，予以傳遞收受者。參考來源:://www.edu.tw/EDU_WEB/EDU_MGT/MOECC/EDU3620001/rd/edoc/900320-2.htm2019/8/55公文製作係指採由左至右之橫行格式製作與公務相關之公文書，包括機關與機關或機關與人民往來之文件，一般透過文書編輯軟體提供公務文書繕打、編輯、轉交換檔等功能。應以正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致及完整為原則。參考來源:，實施自我管理、文書稽核、時效統計分析及流程簡化等管理措施，以提高公文處理時效及品質。概分為公文收發管理與公文流程管理系統。參考來源:，以電子方式傳遞機關與機關或機關與人民之間的公文。電子公文系統將傳統人工公文作業轉換為電子化，一切作業（公文編製、傳遞）皆由電腦來完成。參考來源:、義守大學電子公文系統2019/8/59(一)系統範圍本電子公文系統的主要功能項目如下：1.公文製作：為研考會規範標準格式包含─簽、函、書函、令、開會通知、公告六大類公文格式，及貴校內部開會通知、內部公告。2.登記桌作業：包含分文作業(外來文文書組分文至承辦單位的公文)、會辦作業(其他單位承辦人傳送會辦單位的公文)。此作業為權限管制必須有登記桌作業權限人員才有的作業。3.承辦人作業：包含流程公文(由他人會辦的公文資料夾)、經辦公文(自己承辦的公文資料夾)。4.公文查詢：包含公文基本資料查詢(查詢自己所承辦的公文內容及流程或複製已存檔公文內容)。5.公文管理：包含單位基本資料、部門人員權限設定，總收發文來文登錄、發文登錄、點收作業、歸檔作業及相關統計報表等作業。此作業為權限管制，必須有總收發作業權限人員才有的作業。6.資訊管理：個人電話、E_mail、常用詞彙、正副本群組及預設公文流程等基本資料設定。2019/8/510(二)登入系統1.一般身分登入瀏覽器IE→正式環境網址→輸入您的帳號與密碼後→按下登入系統2.登入系統後出現的稽催公文畫面，提醒承辦人員是否有公文尚未辦理2019/8/5113.登入系統後畫面上方將出現個人基本資訊---使用者單位-職稱-姓名等資訊---2019/8/5124.請至資訊管理選項，選擇個人資料設定功能。系統必填的欄位有：使用者E-mail、電話、分機、傳真。2019/8/513(三)公文製作1.進入系統後點選公文製作選項，選擇需要製作的公文類型(以製作一份函為例)2019/8/5142.點選函後，系統將另開公文製作視窗，此視窗包括公文內容、電子附件、簽核記錄及公文流程四大功能。2019/8/5153.選擇公文內容功能，依序輸入各欄位資料點選正、副本單位輸入時，請使用輔助輸入。4.點選電子文→輸入關鍵字→按查詢→選擇欲選取單位→按選擇→確定2019/8/5165.如果有附件資料，請在附件說明中輸入附件傳送方式。2019/8/5176.如果附件為電子附件，請至電子附件功能中加入電子附件。按瀏覽→夾帶電子附件→按儲存，檔案明細區將出現電子附件檔案資料清單2019/8/5187.會辦單位的選擇，選取輔助輸入選擇欲會辦的單位。2019/8/5198.相關資料欄位輸入完畢後，如您按儲存，將出現創稿文號完成存檔的資訊，表示此份函稿已存入系統，請按確定。2019/8/5209.在按公文列印時，會出現要求列印之前資料同步儲存視窗功能，請按確定。2019/8/52110.當執行完資料同步儲存動作後，此時系統將啟動AcrobatPDF檔案開啟視窗，請按開啟。2019/8/52211.此時系統將啟動AcrobatReader功能，開啟您製作的函稿文件PDF檔案，請預覽相關欄位資料無誤後，按列印功能，將此函稿列印出來。2019/8/52312.確保資料完整性建議執行步驟為1.儲存2.公文列印3.關閉。2019/8/524(四)公文會辦1.當您於公文製作畫面儲存函稿並關閉公文製作視窗時，此份函稿公文將匯入承辦人作業選項中的經辦公文資料夾下，您可以直接點選創稿文號，以瀏覽或修改公文資料。2019/8/5252.此時可重新修改公文相關欄位資料並儲存且重新列印。2019/8/5263.辦理簽會流程及會辦程序，待核決判行或授權代判主管決行後，該文將回傳到承辦人處，承辦人必須依相關主管修改的公文內容，修改內容的公文並確定再一次儲存列印。2019/8/5274.回承辦人作業選項的經辦公文資料夾下，點選送文書組發文按鈕，此時系統將自動帶出各單位檔號資料，承辦人必須選擇檔號類別並按確定後，此份公文電子檔案將自動傳送至文書組，以辦理後續發文程序。2019/8/5285.當承辦人所製作公文為創簽的格式，或函稿公文經主管決行意見為不需發文時，承辦人可點選內部存查或刪除，以結束系統中公文作業的電腦流程。2019/8/529(五)外來文的簽辦程序1.當由其他單位傳送至學校的外來文，經文書組以電腦分文至相關單位登記桌(行政單位分至一級、學術單位分至二級)，單位登記桌再分文至承辦人。此時承辦人的承辦人作業選項中的經辦公文資料夾下，將出現單位登記桌所分送過來的公文資料，承辦人可以點選並瀏覽公文相關資訊。2019/8/5302.承辦人必須辦理簽會流程及會辦程序，待核決判行或授權代判主管決行後該份公文於結束簽會流程後，將傳回到承辦人處，承辦人必須在承辦人作業選項中的經辦公文資料夾下，點選送文書組結案按鈕，並選擇各單位檔號類別按確定後，此份公文電子檔案將自動傳送至文書組，辦理後續結案程序。2019/8/531(六)公文查詢1.進入公文查詢選項中，點選公文基本資料查詢。鍵入來發文日期區間、公文類別為全部，並按開始查詢，將出現所有類別的公文資訊。2019/8/5322.承辦人可依所選擇各項查詢條件，重複查詢各類資料。2019/8/5333.承辦人可複製自己自創函稿公文，經由公文查詢結果，按複製，系統將複製一份以複製當日為編碼原則的創稿文號公文。2019/8/5344.系統同時間會將此份公文匯入承辦人作業選項中的經辦公文資料夾下，重新修改內容並列印，以辦理後續簽辦程序。2019/8/535(七)登記桌分文作業1.進入登記桌作業選項，選擇分文作業。2019/8/5362.點選欲分文資料，選擇承辦單位及承辦人，按下傳送並簽收，文將自動傳送至承辦人的承辦人作業下的經辦公文資料夾。2019/8/5373.當文書組公文分文錯誤時，登記桌可點選欲退文的公文，並按退文作業，該份公文將退回到文書組，並完成退文程序。退文程序為承辦人退至一、二級登記桌，二級登記桌退至一級登記桌，一級登記桌退至文書組之來文登錄作業。2019/8/5384.當文分送至承辦人時，承辦人欲執行退文作業，可從承辦人作業選項中的經辦公文資料夾下，點選欲退文的瀏覽資料上執行退文作業。2019/8/539謝謝指教!!