公司商务接待流程及费用管理办法商务接待流程一、目的为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、严格标准,统一管理”的原则,特制定本管理办法。二、范围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。三、管理综合部办公室(以下简称办公室)为公司接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障;公司各部门在接到重要来访预约后,可报办公室,并协助拟定接待计划,需公司领导出面、办公室协调的重要接待,应提前2天告知办公室。四、计划与准备1、办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时,对来宾接待,应了解来宾基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划,排出日程安排表,酌情安排接待标准。2、办公室根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所,并通知全体员工统一着工作装。3、办公室根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店,酌情安排酒水、用餐标准;提前按接待标准预约好来宾下榻酒店,酌情在房间内准备相关资料、水果等。4、办公室根据情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目。5、因特殊会议需要办公室须准备安排会场花卉、水果、茶叶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿,安排摄影摄像等。6、办公室根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,司机车辆听从办公室主任和主接待人员协调安排,统一调度。7、办公室根据情况提前购买车票及机票。五、接待标准一级接待标准:陪同人员:总经理、副总经理、办公室主任,实验室负责人1、迎接:总经理、副总经理、办公室主任在高速路口、机场、车站迎接,注意把握迎候时间,提前等候于迎接地点,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序(遵守介绍时的先后次序。正规的做法,是要先介绍身份较低的一方,然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人,后介绍客人;先介绍职务低者,后介绍职务高者;先介绍男士、后介绍女士;先介绍晚辈、后介绍长辈;先介绍个人,后介绍集体。在接待外国来访者时,若宾主双方皆不止一个,则为其双方进行介绍时,要先介绍主人一方,后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时,通常应当由尊而卑,按照其职务的高低,依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时,待客人先伸手后,主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度,初次见面时,时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。)2、参观:总经理、副总经理、办公室主任、实验室负责人陪同,由副总经理介绍公司基本情况以及项目详细情况,由实验室负责人讲解公司实验室设施以及技术研发等相关信息。3、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。4、用餐标准:办公室根据情况预定酒店。5、下榻宾馆标准:办公室根据情况预定宾馆。6、办公室根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。7、办公室根据情况购买礼节性礼品。二级标准:陪同人员:副总经理、办公室主任、相关部门经理,实验室负责人1、迎接:由办公室人员到公司驻地门口迎接,引导来宾。2、参观:副总经理、办公室主任、相关部门经理、实验室负责人陪同,由副总经理介绍公司基本情况以及项目详细情况,由实验室负责人讲解公司实验室设施以及技术研发等相关信息。3、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于接待室。4、用餐标准:办公室根据情况预定酒店。5、下榻宾馆标准:办公室根据情况预定宾馆。6、办公室根据情况购买礼节性礼品。三级标准:陪同人员:相关对口的部门经理及人员1、参观:相关对口的部门经理及人员陪同,由相关人员介绍公司基本情况以及项目详细情况等相关信息。2、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。3、用餐标准:办公室根据情况预定酒店。六、接待礼仪:1、仪表:面容清洁,衣着得体。2、举止:稳重端庄,从容大方。3、言语:语气温和、礼貌文雅。4、态度:诚恳热情,不卑不亢。5、迎接来宾时:要注意把握迎候时间,提前等候与公司门口或车站机场,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序。6、接受名片时:要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时:通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”。8、进电梯时:要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。9、座谈时:客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事。10、送客时:根据身份确定规格,若送至公司门口、汽车旁,招手待客人远去,方可离开。七、注意事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密,对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。八、信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息,将与来访者交流中取得的信息汇总整理,提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。十、商务接待中的座次安排(图)(一)、关于宴席座次的安排宴请客人,一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果场景有特殊因素,应视情况而定。中餐桌西餐桌(二)、仪式的座次安排签字双方主人在左边,客人在主人的右边。双方其他人数一般对等,按主客左右排列。(三)、关于乘车的座次安排小轿车1号座位在司机的右后边,2号座位在司机的正后边,3号座位在司机的旁边。(如果后排乘坐三人,则3号座位在后排的中间)。中轿主座在司机后边的第一排,1号座位在临窗的位置。乘车座次安排(四)、合影座次安排领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置;领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置。多个领导人同时在场,通常按职位排列次序排列。可灵活掌握,不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志,也可适当往前排,而对一些较年轻的领导同志,可适当往后排。附:会议座位安排长条桌注:A为上级领导,B为主方席