办公室管理形成性考核册

2013年电大（清昕版)办公室管理形成性考核册答案——小雨作业11．一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。办公室实务工作一览表序国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1[文书撰写]按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容2[文书制作]复印资料。打印文稿及表格3[文书处理]在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4[档案管理]档案管理。5[会议组织]安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6[调查研究]协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7[信息资料]准备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息8[信访工作]替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。9[接待工作]接待来访宾客；接待宾客和员工的来访。10[协调工作]以电话往来维持和外界的良好公共关系。（空）11[督查工作]督导一般职员或速记员。（空）12[日程安排]替上司定约会并做好记录；（空）13[日常事务]阅读并分类信件通讯事务、电话；14[办公室管理]（空）办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品15[其他临时交办的事项-]以速记记下上司交待的事项；执行上司交办事项16（空）替上司申报交纳所得税及办理退税。（空）17（空）（空）外出办事，如银行、邮局等。2公用易耗品主要包括哪些？办公用易耗品主要有：（1）信封、纸张；（2）软盘、光盘等；（3）铅笔；（4）圆珠笔；（5）签字笔或钢笔；（6）修正液或修正带；（7）印盒；（8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；（9）小刀；（10）日历等；（11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。3简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。（1）计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。（2）实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。（3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。其次，说明三个步骤之间的关系。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。4、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。5、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。1．请示方法和报告方法；2．计划方法和总结方法；3．受意方法；4．传达方法；5．进言方法；6．变通方法和挡驾方法；7．分工方法与合作方法。受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。注意：同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。作业21、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。（1）都应先问好，再传达自己的信息；（2）都应保持耐性、热情的态度；（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；（4）都应简明扼要表达自己的意思。异：（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。2.怎样做好为领导筛选电话的工作，主要做法有那些？需要掌握四个情况：一是了解领导的工作。二是了解领导的性格。三是了解领导的意图。四是了解领导的作息时间。平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。3、简要回答邮件分拣的一般标准。（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称分拣。4、怎样处理上司不在时的邮件？领导不在秘书处理信件或邮件时，应该将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。把寄给上司的信件或邮件连续编号。(1)将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。(2)主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。(3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。(5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对方何时可以得到回复。(6)把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要××处理”的字样。5、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？（1）上司正在开会时；“让您久等，抱歉。他正在紧急会议中，无法离开，可不可以让代理人与你先谈？”（2）上司繁忙时；——“真对不起，某某（上司）现在正忙，放不下手边的事。您看这样好不好，改日再与您联系，实在麻烦您，很抱歉。”（3）上司即将外出时；——“对不起，某某先生（上司），已经安排好有事外出，现在正忙着，没法与您见面。我们上司说让您白跑一趟，真是不好意思，能否由我转达留言。我叫××，是他的文员。”然后将留言记录下来。（4）远道来访或有重要事情的来访时。——先告诉来访者“他（上司）即将外出……”再去通报上司。若上司指示代理人，便向来访者传达“抱歉，让您久等，某某急着外出，但他请代理人与您见面。请往这边走……”使对方能充分了解情况。作业31、提高会议效率，文秘人员应注意那些方面，请列出相关要点。工作会议注意事项（1）、会议通知：会议通知的发放时间一般是会前一周发放，以便于参加会议的人员做工作计划（紧急会议可以电话通知）。会议通知的内容应包括如下几项：会议标题：标题要简洁、明了，要突出会议内容。会议时间：具体开会时间，会议地点：具体开会地点（如果是在外部开会要具体详细，最好附带行车路线，在会议地点摆放指示牌）会议内容：具体工作会议的内容。参会人员：具体参加会议的人员。署名：发文单位/部门的署名、日期（在通知的右下角）（2）、会议材料的准备：会议材料最好要提前一天准备好。3、会议会场布置：①、会议条幅：要提前一天制作好并认真仔细检查条幅的内容的正确性（特别是要注意词义的具体情境），最好在会议的前一天下午挂好（会议在第二天上午召开）或上午挂好（会议在当天的下午召开）；②、音响、话筒:会议前一天要把音响、话筒调试好（注意话筒的电池有无充足的电量，最好换未经使用的电池）；③、投影设备：会议前一天要调试好；④、桌椅位置的摆放：位置的摆放要讲究次序，特别是领导的座次（具体情况具体分析，一般情况下领导是很在乎的，一定要小心哦），领导出席牌的排放位置。⑤、茶水：安排工作后勤人员的倒茶工作，领导到茶水到，工作后勤人员要具备基本的礼仪常识。⑥、签到表：一般的会议要准备签到表，要求到会的各位签到，一边留底登记。⑦、会议纪要：一般会以结束后有会议记录人员撰写会议纪要，纪要会议的主要内容，留底存档，作为历史资料。社会化大生产和快节奏生活要求节约会议成本，提高会议效率，这也是企事业单位提高经济和社会效率最本质的要求。要提高会议效率，文秘人员必须注意以下几点：1、遵循法律法规2、合理确定会议目标3、确定必要的与会者4、减少会议数量5、缩小会议规模6、简化会议程序7、缩短会议时间8、控制会议经费9、分析会议成本2、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。日程安排计划表的种类：（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。（2）月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。3.文秘人员应为上司的商务旅行做好哪些准备工作？请列出工作要点。(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。如果办公室其他人想要并有权利要，应再额外准备一份。(2)制定约会计划。约会计划表应该包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。(3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。旅行用品一览表·信纸、信封(普通的、公司的、大号的)、邮票·笔记本·地址目录：电话、传真等号码·日历卡·世界各地时间表·国际电话号码表·文件夹·商业名片·声像材料·手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等·现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡·相关档案·旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍·日程表、约会安排表、时间表和计划表·护照、签证等·钢笔、铅笔·回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子·图章和印泥盒·急救药盒(5)行李问题。上司也许想知道在飞机上可以免费带多重和多大的行李。文秘人员通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人可了解这些信息。而且经常旅行的人总是增加他们的个人保险金以获得毁坏、损失的赔偿。要准备随身携带的行李，有些。主管人员短途旅行时随身带一只小提箱和一只公事包，或者一只从旁边打开有两格的公文包。可以把衣服放在下格，这样下飞机可直接去约会，而不必先去旅馆放行李。4、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出