企业ERP系统管理制度

企业ERP系统管理制度1、总则第一条为了加强XX公司信息系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促进XX公司管理信息系统工作持续健康的发展，满足领导决策信息和信息披露的需要，根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点，特制定本办法。第二条管理信息系统是指在XX公司管理工作中，运用通信技术、网络技术、计算机技术和现代信息技术而建设和运行的能对有关数据进行收集、传送、加工、处理、存储和管理的各种系统的总和。第三条XX公司管理信息系统工作的目标是：以会计核算为基础，逐步建立全行业统一的、科学的、经济合理的，并具有辅助核算、支持决策和办公自动化功能的信息网络系统。第四条XX公司XX部负责管理全行业的管理信息系统工作。基本任务是：（一）研究制定管理信息系统发展规划，并组织实施；（二）根据集团公司新的需求组织相关部门、人员对管理信息系统进行改进和完善；（三）制定管理信息系统的管理办法和规章制度；（四）组织制定管理信息系统行业标准、规范，并组织实施；（五）组织和管理管理信息有关人员的培训工作；（六）总结、交流推广管理信息系统的经验，指导各单位开展管理信息系统工作；（七）建立集团公司“技术支持热线”和“项目管理网络系统”，负责协调各种同信息系统相关的技术服务和相关技术问题的解答。第五条各下属单位部门，应根据集团公司的各项规定、标准和规范来开展本单位的管理信息系统工作。第六条管理信息系统是集团公司管理工作的发展方向和重点，各单位应当充分重视这一工作，把它做为建立现代企业制度、提高信息质量，满足报告流程，加强企业内部管理的一项重要工作来抓，为决策者和管理者提供高质量的信息服务。要把管理信息系统工作同其他工作有机地结合起来，逐步过渡到以管理信息系统为基础和手段的工作方式上来。要重点做好普及工作，使绝大部分企业办公人员了解和掌握管理信息系统。本信息化规范目前适用于XX集团公司总部，下属各级单位。本规范既是保证系统正常运行的规范，也是XX集团部考核各单位部门工作情况的重要依据。2、岗位及岗位责任随着XX集团管理信息系统应用层次的不断深化，计算机应用在核算和管理方面无论在范围上还是在层次上都有了很大的发展，为了使我公司信息化工作沿着健康严谨的轨道继续巩固提高，确保此项工作的合法性、科学性、准确性、安全性，特制定如下管理信息系统的岗位及岗位责任，各单位要根据实际情况进行设置并进行相应的考核。2.1系统管理岗位为更好地发挥信息系统为管理服务的原则，在公司的领导下，根据的生产管理特点和生产管理岗位设置的要求，以实现信息系统替代手工管理的顺利过渡，设置专职系统管理岗位。2.1.1系统管理员岗位2.1.1.1岗位要求系统管理员是系统的维护和管理人员，是一个技术性较强的岗位。经过培训，此岗要求具备计算机软硬件及数据库知识，有维护系统环境的经验。2.1.1.2岗位职责a)负责系统应用软件、硬件的日常维护工作，例如软件补丁更新、网络环境配置等，并登记相应的维护记录；b)参加相关的系统业务联络员培训，解决软件操作过程中出现的技术问题，并在必要时向相关部门或软件公司反映；c)按照相关制度督促、检查系统操作人员的工作，根据实际工作需要经生产主管批准后合理分配系统操作员的使用权限；d)负责系统数据库的备份，系统及系统数据、档案安全保密工作；e)负责公司下发的数据采集系统的维护、使用，并按照公司的要求按时连通网络上报数据，如果遇到问题应及时与公司联系；f)严格遵守公司其他关于安全性.保密性的规章制度，对于违反规章制度，进行泄密的行为，有举报的义务。2.1.1.3岗位权限a)负责整个系统的用户、数据信息的安全，根据公司的有关制度，保证数据的准确；b)有对整个系统软件进行系统升级的权限，负责系统环境的搭建问题；c)有对数据管理员、各单位系统业务联络员进行督促的权利，并指导他们完成本职工作；f)遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。2.1.2系统业务数据管理员2.1.1.2.1岗位要求数据维护员是系统中基础数据的主要操作人员，主要负责物料主文件，部门，往来单位，人员，仓库，物料与采购员的关系等数据的维护；负责本单位系统操作人员的培训及业务联系。经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟练使用OFFICE办公软件。2.1.1.2.2岗位职责a)对即将进入系统的物料主文件，必须严格按照软件要求，进行核实后，在核对好物料主文件的基本信息、物流属性、生产属性后录入系统，并做好记录；b)核实需要进入系统的人员、部门、往来单位、仓库等基础信息并及时录入系统，保证系统的正常运行；c)对保密性和安全性要求较高的货源清单、物料与采购员关系等数据按照规定格式进行录入、维护；d)各数据管理员必须对自己所维护的数据负责，在系统中查询、修改自己负责维护的基础数据，对维护的数据做好文字记录；e)遵守公司及有关保密性和安全性的规章制度；f)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。g)协助系统业务主管部门，负责落实工作安排，发放相关文件、会议通知、资料等，及时配合完成系统相关工作；h)熟悉和掌握本单位使用系统的基本情况,把握操作人员动态,及时向系统的主管业务部门反映系统使用中出现的各类问题；i)熟悉软件的安装调试及计算机、网络等硬件设施的维护工作，并按系统数据管理小组要求及时更新软件；j)督促本单位操作人员遵守操作规范和及时、准确地录入生产数据。及时向系统数据管理小组提供单位业务流程、人员、数据等信息变更资料；k)加强行业队伍建设，做好本单位操作人员的培训工作。l)协助系统数据管理小组开展业务调研。2.1.1.2.3岗位权限a)数据管理员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统中相关维护数据的模块和功能；数据管理员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；b)数据管理员在系统只能看到本人负责的相关业务部门，相关模块，相关数据维护的界面，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能；c)数据管理员在系统中拥有管理和负责收集基础数据的权限，并对所维护的数据进行查询和修改；d)数据管理员在系统中所维护的数据可以在系统中打印，也可以导出为电子格式，但需要填写操作记录；e)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。f)有查询系统本单位的数据权限，并根据公司的有关制度，检查数据的准确性；g)负责系统环境的搭建，有对本部门系统软件进行系统升级的权限；h)有对本单位操作人员违反公司信息管理规章制度和系统规章管理制度的行为，进行监督的权利；i)遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。2.2物流系统岗位职责2.2.1销售员岗位2.1.2.1.1岗位要求销售员是系统中生产计划管理模块的主要操作人员,主要负责制定销售预测模型及收集各销售工作站的销售预测、销售订单及零星需求并进行汇总后及时进行录入，录入时必须做到数据准确、及时。经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统生产计划的业务流程，熟练掌握系统的操作方法。2.1.2.1.2岗位职责a)负责制作销售计划。b)及时办理物料的销售订单业务，及时开制销售提单。c)调整产品的销售价格。2.1.2.1.3岗位权限a)销售员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的销售管理模块及库存管理模块；销售员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；b)销售员在系统只能看到本人负责的相关业务部门和物料，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能；c)销售员在系统有制作销售计划、销售订单、销售提单、内部零星需求及对应的单据审批权限，及相应单据的查询权限。d)销售员在系统库存管理模块中具有查询所负责的产品的库存查询权限。e)销售员在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可以导出为电子文档；f)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。2.2.6库房管理员岗位2.1.2.6.1岗位要求库房管理员是系统中库存管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责物料收发业务，库房管理在企业实际管理中业务复杂，因此系统中库房管理人员需要了解企业实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统库存管理的业务流程，熟练掌握系统的操作方法。2.1.2.6.2岗位职责a)及时办理物料的入库业务，库房管理员在收到物料时，必须及时审查，及时在系统中办理物料的入库业务。为了保证系统的稳定运行，各个部门库房管理员需了解不同的入库业务在系统中的操作方法，制作单据。不允许随意更改单据类型和制作单据。发现制作单据错误，需及时更改；b)库房管理人员针对自己负责的库房，需要对办理物料入库单进行系统库存管理模块的入库单记帐功能，原则为每天的单据在下班前必须记帐；c)及时办理物料的出库业务，库房管理员在进行发料业务后，在系统中办理物料的出库业务。为了保证系统的稳定运行，各个部门库房管理员需了解不同的出库业务在系统中的操作方法，制作单据类型，业务类别。不允许随意更改单据类型和制作单据。发现制作单据错误，需及时更改；d)库房管理人员针对自己负责的库房，需要对办理物料出库单进行系统库存管理模块的出库单记帐功能，原则为每天的单据在下班前必须记帐；e)针对料废，工废处理，严格按照操作岗位手册办理料废，工废的系统业务录入，并及时进行系统登帐业务；f)库房管理人员需对系统中自己制作的单据进行检查，发现错误后，按照流程进行修改；g)库房管理人员按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；h)遵循公司其它针对系统管理的制度。2.1.2.6.3岗位权限a)库房管理员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的库存管理和采购管理2个模块；库房管理人员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；b)库房管理人员在系统只能看到自己负责的仓库和相关业务部门，只会看到自己拥有操作的模块和功能；c)库房管理员在系统拥有制作入库单的权限，具体包括采购入库单，生产入库单、其他入库单，调拨移库单，盘赢入库单；d)库房管理员在系统拥有制作出库单的权限，具体包括销售出库单，生产领料单、其他出库单，调拨移库单，盘亏出库单；e)库房管理员在系统中拥有查询库存管理中帐表的权限，具体包括库存余额的月报、日报、出入库单据的查询、批次管理的查询及收发存汇总表查询等；f)库房管理员在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可以进行导出为电子文档；g)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。2.2.7采购计划岗位2.2.7.1岗位要求采购计划员是系统中采购管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责物料采购计划业务，采购计划业务在企业实际管理中极其重要，因此系统中采购计划员需要了解企业实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统采购管理模块的业务流程，熟练掌握系统的操作方法。2.2.7.2岗位职责a)及时处理各部门的采购请购需求并在系统中制作采购计划b)采购计划员需跟踪系统中采购计划的执行情况，如采购计划的状态变更：执行，终止，变更等，并根据实际情况在系统中进行体现；c）对于系统中没有的物料，需要及时按操作规范录入到系统中。d)采购计划员需跟踪采购计划在系统中的执行情况，如物料的入库或物料的在途；e)采购计划员按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；f)遵循公司其它针对系统管理的制度。2.2.7.3岗位权限针对采购部门，供应体系和配套体系的保密性，系统对采购计划员的权限设置，具体内容有：a)采购计划员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的采购管理和库存管理；采购员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；b)采购计划员在系统只能看到自己负责采购计划，只能看到自己拥有操作的模块和功能，只能看到自己负责的物料、仓库等信息。c)采购计划员在系统拥有制作采购采购计划和修改采购采购计划的权限，在库存管理中具有录入物料目录，录入货位物料分布的权限。d)采购计划员在系统中拥有查询采