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XX公司行政机关公文处理办法第一章总则第一条为使XX公司行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，根据《国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知》（国发〔2000〕23号）及上级有关公文管理规定，结合公司实际，特制定本办法。第二条行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和上级及本企业的有关规定，确保国家和公司秘密的安全。第六条各级行政机关负责人应高度重视公文处理工作，模范遵守本办法，并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。第七条办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作，并指导各部门的公文处理工作。第八条办公室配备专职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守，廉洁正派，具备较高的政治素质、文化素质和专业知识。第二章公文种类第九条行政机关的公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。（二）通知适用于批转各部门的意见，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求各部门办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（四）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（五）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（六）批复适用于答复下级机关请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章公文格式第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送（报）机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文分为上行文、平行文和下行文三种格式。（一）秘密等级和保密期限。涉及公司秘密的公文应按密级划分规定，标明密级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度、时限要求，标明“特急”、“急件”。（三）发文机关。发文机关标识应当使用行政机关全称或规范化简称；联合行文时，主办机关排列在前。（四）发文字号。发文字号应当包括机关代字、年份、序号，必要时可根据需要加入专业职能代字。联合行文时，只标明主办机关发文字号。机关代字应使用规范化简称。（五）签发人。上行公文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。（六）标题。公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。转发类公文标题应避免冗长。在公文标题中人名、地名、称谓不能分行书写；除规章、制度名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。决定、通报、会议纪要，可将主送机关置于版记首行。（八）附件。公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。附件应与公文正文一起装订。凡属批转、转发、印发性公文，其名称及内容作为正文部分附后。（九）印章。公文除“会议纪要”和网上传输的公文以外，应加盖发文机关印章。两个机关联合行文时，均应加盖印章。印章与正文必须同处一面，不得采取加项标识“此页无正文”的方法。（十）成文日期。公文的成文日期，以负责人签发的日期为准；联合行文时以最后签发机关负责人的签发日期为准。（十一）附注。公文如有附注（需说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）主题词。公文应当标主题词，上报公文应按照上级机关的要求标注主题词。（十三）抄送（报）机关。抄送（报）机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送（报）机关应当使用全称或者规范化简称、统称，依党、政、军、群次序排列。（十四）印发机关、印发日期。印发机关、印发日期列抄送机关之下，印发日期以公文付印日期为准。第十一条公文文字一律从左至右横写、横排。标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，每页22行，每行28个字（不含页码）。公文中小标题可用3号黑体字或小标宋体字。公文版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首，红色反线距版心上边缘不超过72mm+1mm，版心上边缘至天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm。置于红色反线以下至主题词（不含）之间各要素为主体；置于主题词以下的各要素统称版记。第十二条本办法各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准，按照《XX公司行政机关公文格式》执行。第十三条公文用纸一律采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章行文规则第十四条行文应当确有必要，注重效用。第十五条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般情况下不得越级行文，应按隶属关系逐级上报或逐级下达。因特殊情况必须越级上报或下达的事项，应抄送被越过的机关。第十六条凡属行政机关职权范围内的事务，均应以公司或办公室的名义行文，其他部门不得正式行文。各部门提交公司审议的专项工作报告、建议、意见和工作部署，下发以公司名义召开的专业会议通知等，经总经理签批后，可加“经总经理同意”字样，由办公室行文。第十七条因工作需要，公司及其办公室与公司党委及其办公室可以联合行文。联合行文应当明确主办部门。第十八条上行文范围为上级机关及地方政府；平行文为集团内平级单位或其他业务相关单位；下行文（普发文）范围为各部（室），各有关单位，重要下行文应当同时抄送直接上级机关。对外行文视具体情况而定。第十九条需要解决的属于上一级单位权限范围内的问题，应向上级单位行文。同级单位之间需要商洽解决的问题，可以互相行文。需要行文时应直接行文，不应报上级机关转办；解决不了的问题需上级机关行文时，双方的意见应同时上报。单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文；若擅自行文，上级机关应当责令其纠正或撤销。第二十条“请示”应当一文一事，不同事项分别行文；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。主报上级机关的报告、请示需要答复的，由上一级机关答复，根据上级机关授权也可由其办公室答复。各部门向平级机关的报告、请示，要求批复或批转其他部门执行的，由平级机关批复或批转，根据授权，也可由其办公室批复或批转。“报告”为呈报上级机关文件，上级机关不一定做出明确答复，其中不得夹带请示事项。请示事项不得以“意见”上报。向上级机关报送“意见”，适用于报请上级机关予以批转或转发事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”和“意见”。第五章发文办理第二十一条发文办理指以公司、办公室名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第二十二条草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简练。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，应避免采用过多的层次结构。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十三条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。第二十四条有关部门拟以公司或办公室名义行文，应代拟文稿，由本部门负责人按本办法要求审核（必要时送有关部门会签）并签字后，送办公室按规定程序审理，同时提供软盘。发文文稿由办公室统一负责审稿、送签。未经办公室审理的文稿，领导原则上不予受理、签发。第二十五条公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。第二十六条以本机关名义制发的各类公文，由公司总经理签发；经授权，部分公文可由办公室主任签发。第二十七条签发公文，签发人应明确签署意见、并写上姓名和审批时间。只署姓名和时间表示同意印发。第二十八条公文稿纸规格要统一，不得用本机关公文稿纸代上级机关草拟公文；不应在文稿装订线左侧签批或修改公文。第二十九条公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复审。第六章收文办理第三十条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第三十一条收到上级机关下发或交办的公文，办公室应根据文件内容和缓急程度及时提出拟办意见，送领导批示或交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。一般件要在文到后2日内在文书处理环节上办理完毕，急件急办。第三十二条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报公司协调或裁定，并如实反映各方意见。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。第三十三条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第三十四条送领导批示或交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第三十五条传递、管理秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置，绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。第七章公文归档第三十六条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十七条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。第三十八条联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。第三十九条行政机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。第四十条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。第四十一条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第八章公文管理第四十二条公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。第四十三条办公室应当建立健全行政机关公文处理的有关制度。第四十四条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经行政机关负责人或者办公室主任批准