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制度名称XXXX路桥工程发展有限公司公文管理制度执行对象全体员工文件编号青柏－制－06当前页1文件页数6内容第一章总则第一条为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，根据《国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知》（国发〔2000〕23号）及上级有关公文管理规定，结合公司实际，特制定本办法。第二条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第三条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和上级及本企业的有关规定，确保国家和公司秘密的安全。第四条总经理办公室是公文处理的管理机构，主管负责公司全部公文处理工作，并指导各部门的公文处理工作。第五条总经理办公室行政秘书负责公文处理工作。应忠于职守，廉洁正派，具备较高的政治素质、文化素质和专业知识。第二章公文种类第六条公司公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。（二）通知适用于批转各部门的意见，传达要求各部门办理、周知或执行的事项，人员任免等。（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（四）报告适用于向上级主管部门、总经理汇报工作，反映情况等。（五）请示适用于向上级部门、总经理请求指示、批准。（六）批复适用于答复下级部门请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章公文格式第七条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送（报）机关、印发部门和印发日期等部分组成。公文分为上行文、平行文和下行文三种格式。（一）秘密等级和保密期限。涉及公司秘密的公文应按密级划分规定，标明密级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度、时限要求，标明“特急”、“急件”。（三）发文部门。公司发文一般为XXXX路桥工程发展有限公司或XXXX路桥工程发展有限公司办公室，除人事任免、对外请示、报告等文件之外，一般采用后者。（四）发文字号。发文字号应当包括部门代字、年份、序号。即：“青柏高发”或“青柏高办发”。（五）签发人。上行公文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名。（六）标题。公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。（七）主送部门。主送部门指公文的主要受理部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）附件。公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。附件应与公文正文一起装订。凡属批转、转发、印发性公文，其名称及内容作为正文部分附后。（九）印章。公文除“会议纪要”和网上传输的公文以外，应加盖发文机关印章。印章与正文必须同处一面。（十）成文日期。公文的成文日期，以负责人签发的日期为准。（十一）附注。公文如有附注（需说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）主题词。公文应当标主题词，上报公文应按照上级机关的要求标注主题词。（十三）抄送（报）机关。抄送（报）机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送（报）机关应当使用全称或者规范化简称、统称，依党、政、军、群次序排列。（十四）印发机关、印发日期。印发机关、印发日期列抄送机关之下，印发日期以公文付印日期为准。第八条公文文字一律从左至右横写、横排。标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，每页22行，每行28个字（不含页码）。公文中小标题可用3号黑体字或小标宋体字。公文版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首，红色反线距版心上边缘不超过72mm+1mm，版心上边缘至天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm。置于红色反线以下至主题词（不含）之间各要素为主体；置于主题词以下的各要素统称版记。第九条公文用纸一律采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章行文规则第十条一般情况下不得越级行文，应按隶属关系逐级上报或逐级下达。因特殊情况必须越级上报或下达的事项，应抄送被越过的机关。第十一条凡属行政职权范围内的事务，均应以公司或总经理办公室的名义行文，其它部门不得正式行文。各部门提交公司审议的专项工作报告、建议、意见和工作部署，下发以公司名义召开的专业会议通知等，经总经理签批后，可加“经总经理同意”字样，由办公室行文。第十二条上行文范围为上级部门及地方政府主管部门；平行文为公司内平级单位或其他业务相关单位；下行文（普发文）范围为各部门、各项目部。对外行文视具体情况而定。第十三条“请示”应当一文一事，不同事项分别行文；公司已经制发呈报文件套用表格，制发请示类文件必须按要求套用此表格。“报告”为呈报上级机关文件，上级机关不一定做出明确答复，其中不得夹带请示事项。第五章发文办理第十四条发文办理指以公司、办公室名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第十五条草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简练。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，应避免采用过多的层次结构。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十六条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，意见一致后方可行文。第十七条有关部门拟以公司或总经理办公室名义行文，应代拟文稿，由本部门负责人按本办法要求审核并签字后，送总经理办公室按规定程序审理，同时提供电子版文件。发文文稿由办公室统一负责审稿、送签。未经总经理办公室审理的文稿，总经理原则上不予受理、签发。第十八条公文送负责人签发前，应当由总经理办公室进行审核。审核的重点要把好六关：①行文关。是否确需行文，以何种名义行文。②内容关。审查文稿是否观点明确、符合实际、切实可行。③政策法规关。是否符合国家有关方针、政策、法律、法规，与上级政策、规定有无矛盾。④文字关。语言、标点是否准确无误，高度精炼。⑤体例格式关。审查拟定的文种、标题、主动单位、抄送单位、密级、紧急程度、主题词等，是否符合规定。⑥行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。第十九条公司制发的各类公文，必须由总经理签发；经授权，个别公文可由总经理办公室主任签发。第二十条签发公文，签发人应明确签署意见、并写上姓名和审批时间。只署姓名和时间表示同意印发。第二十一条公文稿纸规格要统一，不得用本机关公文稿纸代上级机关草拟公文。第二十二条公文正式印制前，总经理办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复审。第二十三条公司对内发文一般发至总经理、各副总经理，各部门，各项目部。其中对总经理、副总经理及公司总部各部门的行文可以采取会签的形式，对项目部的行文，可通过传真发文，并责成收文人将文件传阅至项目部经理。对不保密并需要全体职员了解的公文，也可以在公告栏张贴。第六章收文办理第二十四条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第二十五条收到上级机关下发或交办的公文，总经理办公室主任应根据文件内容和缓急程度及时提出拟办意见，送相关领导批示或交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。一般件要在文到后2日内在文书处理环节上办理完毕，急件急办。第二十六条承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报公司协调或裁定，并如实反映各方意见。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回总经理办公室并说明理由。第二十七条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第二十八条送总经理批示或交有关部门办理的公文，总经理办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第二十九条传递、管理秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。绝密级公文不得利用传真机传输。第七章公文归档第三十条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十一条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。第三十二条联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。第三十三条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。第三十四条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第八章公文管理第三十五条公文由总经理办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。第三十六条总经理办公室应当建立健全行政机关公文处理的有关制度。第三十七条上级机关及公司的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司总经理或总经理办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。第三十八条公开发布机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同本机关正式印发的公文具有同等效力。第三十九条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。第四十条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第四十一条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经总经理办公室主任批准，可以销毁。第四十二条销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。第四十三条机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第九章附则第四十四条总经理办公室负责对公文的贯彻落实情况进行督促检查。第四十五条本办法由总经理办公室负责解释。第四十六条本办法自公布之日起施行。凡以前与本办法不一致的，以本办法为准。附：公司及各部门规范化简称表编制审核批准