物流公司代收货款管理规定

第1页共6页XX国际物流有限公司代收货款管理规定第一章总则第一条目的为了规范代收货款操作流程，避免因操作不规范给公司/个人带来损失。第二条适用范围及岗位2.1适用范围营业部、集中接送货中心2.2适用岗位序号岗位了解掌握1营业部全体人员√2集中接送货中心驾驶员√3集中接送货中心收银员√4集中接送货中心经理√5财务部管理会计√6资金部出纳√7集中开单组√第二章职责划分第三条职责划分3.1营业部营业员协助客户填写相关资料开单3.2营业部收银员协助客户填写相关资料代收货款的更改保存代收货款相关资料代收货款退款确认3.3驾驶员第2页共6页协助客户填写相关资料代收货款回收3.4集中接送货中心收银员代收货款系统收银3.5财务部管理会计代收货款退款审核3.6集中开单组开单员代收货款开单3.7资金部出纳代收退款审核汇款第三章代收货款管理规定第四条代收货款计费标准及账户要求4.1代收货款类型次日退4.2代收货款计费标准代收货款手续费为4‰，最低10元/票，最高100元/票。4.3代收货款账户要求4.3.1客户办理代收货款业务的须提供退款银行信息，且必须符合资金部规定的开户银行（不能为各大银行的信用卡（贷记卡）、开户行不能为邮政储蓄银行）。4.3.2指定银行：中国工商银行、中国农业银行、中国建设银行、交通银行、招商银行、浦东发展银行、光大银行、兴业银行、民生银行；除以上指定的9家银行外，其他商业银行也可退款，但是退款时效不保证。第五条出发部门代收货款操作规范5.1我司只接受我司营业网点覆盖区域内的代收货款业务。5.2营业部/驾驶员对所有含代收货款的货物在收货时须进行开箱验货。5.3客户第一次开单代收货款的，客户必须在运单上填写收款银行账号信息（开户行及支行、开户名、账号），同时填写《XX物流客户账户资料登记卡》（见附件一），《XX物流客户账户资料登记卡》统一由收银员保管；若为集中接货，则登记卡由驾第3页共6页驶员带回交接给集中接送货中心收银员，由集中接送货中心收银员负责保管。5.4在我司有过代收货款服务的客户（在收款人账户不变的情况下）开单代收货款的，直接在运单上填写代收货款金额即可。5.5含有代收货款的运单审单时重点审查“代收货款金额（是否漏开、错开）、发货客户信息（是否有重名客户）、客户退款账户（账户信息是否正确、客户多个账户是否选择准确）”。第六条到达部门代收货款操作规范6.1代收货款货物在自提或派送前需要与客户联系，告知客户应收金额便于客户提前准备。6.2含代收货款货物的派送：以现金方式支付到付款的客户，单个客户到付款（含代收货款）超过一万元的，集中接送货中心必须安排一名文职人员和驾驶员一起前往收款。6.3驾驶员将货物送达客户时应先将代收货款回收后才可将货物交给客户，如果客户要求开箱验货，应在车上给予客户验货，验货结束后收取到付款，然后再卸货。6.4不得将代收货款转为月结。6.5未收回全部代收货款的货物不得放货，私自放货造成的损失由责任人承担。6.6含代收货款的货物由于破损、丢货等原因造成代收货款无法收回的，在取消代收货款业务前，到达部门不允许做派送处理。第七条代收货款更改操作规范7.1含代收货款货物的更改（取消代收；新增、减少代收金额；更改退款账号等），需要客户出具《XX物流代收货款变更/取消证明》（见附件二）以及客户身份证及运单客户联，统一由营业部收银员进行操作。7.2发货人办理取消代收货款业务，同时开单代收货款金额大于10000元（含）的必须进行现场办理。7.3现场办理操作规范：7.3.1客户须持运单客户联原件、发货人本人有效证件（身份证、驾驶证等）原件进行办理（非发货人本人办理必须带上经办人和发货人的有效证件原件及发货第4页共6页人委托书，营业部须根据系统中的开单信息与发货人本人电话确认）。7.3.2营业部收银员打印《XX物流代收货款变更/取消证明》，让客户填写更改内容并签字确认，收银员核实更改内容后盖上部门业务章。7.3.3出发部门根据客户现场填写的更改内容，在系统中起草正式更改单，并电话通知到达部门受理更改单。7.3.4营业部收银员将《XX物流代收货款变更/取消证明》，委托书等进行妥善保存。7.4非现场办理操作规范：7.4.1营业部收银员将《XX物流代收货款变更/取消证明》电子模板给发货人，由发货人填写更改内容并签字盖章。7.4.2发货人将填写并盖章后的《XX物流代收货款变更/取消证明》、运单客户联、发货人身份证复印件照片发至营业部。7.4.3营业部收银员核对更改内容是否完整、清晰，再通过系统中发货人的电话与发货人本人确认（不可根据照片上的电话直接回拨与客户联系），确认无误后方可起草正式更改单并电话通知到达部门受理更改单。7.4.4收货部门将客户身份证照片、《XX物流代收货款变更/取消证明》照片妥善保存。7.5取消代收货款业务，代收货款手续费不予退还。7.6运单上代收货款信息不允许有任何涂改，如有涂改需要客户重填运单，运单由驾驶员提交给开单组后，客户需要更改任何代收货款信息均需联系营业部办理。第八条代收货款的汇款与审核8.1代收货款由资金部统一汇款。8.2代收货款收回后，当天集中接送货中心收银员须及时进行系统出库及收银确认。然后营业部收银员OA系统起草“代收货款退款工作流”申请退款，由财务部管理会计审核同意后，资金部进行审核汇款。8.3支付时效8.3.1次日退在到达部门系统收银确认后第二个工作日安排付款（收银确认当日不计），周末和节假日顺延。第5页共6页8.3.2到账时效：“次日退”指定银行1个工作日，周末和节假日顺延，对公账户和其他银行账户1—3个工作日。第九条代收货款处罚规范表9.1代收货款差错处罚差错描述激励机制损失费用划分开单漏开、少开代收货款记差错一个,处罚责任人30元/票责任人承担40%，审单人承担40%，部门经理承担20%。因个人原因录入发货人信息或者客户账户资料错误，导致退错代收货款记差错一个,处罚责任人30元/票责任人承担40%，审单人承担40%，部门经理承担20%。开单给偏线和不能做代收业务城市代收货款的记差错一个,处罚责任人30元/票/代收货款未全部收回而进行了派送处理或私自放货的记差错一个,处罚责任人30元/票责任人承担全部损失对因部门操作失误导致的退款时效未兑现记部门差错一个，处罚责任人20元/票/第四章附则第十条实施、修订与专案处理本文件自20XX年X月X日起生效实施，有效期一年，最终解释权归财务部，并由财务部负责后续的修订与完善。第6页共6页附件：附件一：《XX物流客户账户资料登记卡》附件二：《XX物流代收货款取消/变更证明》