物流公司发票管理规定

第1页共9页XX国际物流有限公司发票管理规定第一章总则第一条目的为加强公司发票管理工作，根据《中华人民共和国发票管理办法》和《增值税专用发票使用规定》及其补充规定，结合本公司实际业务，特制订本规定。第二条适用范围及岗位2.1适用范围营业部/集中接送货中心2.2适用岗位序号岗位了解掌握1营业部/集中接送货中心收银员√2营业部/集中接送货中心经理√3财务部管理会计√第三条名词解释发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。第二章管理原则和职责划分第四条管理原则4.1一致性4.1.1单位一致：销售业务必须做到回款单位和收票单位的单位一致；4.1.2内容一致：所有销售发票中列明的货物名称、数量需保持一致。4.2规范性发票必须按固定格式打印。第2页共9页第五条职责划分5.1营业部/集中接送货中心5.1.1与客户对账；5.1.2普通发票开票，申请增值税专用发票开票；5.1.3发票传递交接。5.2财务部5.2.1购买发票；5.2.2增值税专用发票开票；5.2.3发票保管、归档。第三章发票管理规范第六条发票种类及使用范围6.1发票种类各公司实际需求，由财务部管理会计向当地税务部门申请领购，公司负责人或指定人员协助完成，具体种类如下表所示：表6.1发票种类明细类型可否抵扣货物运输业增值税专用发票（简称货运专票）是增值税专用发票是增值税普通发票否通用机打发票否定额发票否6.2使用范围公司领购的各种发票，主要用于业务部门与客户的物流服务收入结算，不得私自开具给其他个人或公司。第七条税控盘操作规范7.1税控盘在财务部第3页共9页由管理会计进行妥善保管，管理会计为第一责任人，财务部高级经理连带责任。若管理会计休息，需财务部高级经理指定会计进行读盘，以确保税控盘可正常使用。7.2税控盘不在财务部由业务部门进行妥善保管，并设定保管表(参照附件一)。在税控盘由财务部管理会计带至税务主管机关进行读盘期间，须妥善办理交接，在保管表中登记快递或内部带货的单号及签收情况；收银员为第一责任人，业务部门经理和财务部高级经理负管理责任。第八条发票使用规范8.1发票申请业务部门在发票使用完毕后，打印发票使用明细（表8.1），填写发票申请表（表8.2），将使用明细、发票存根联、作废发票及部门经理签字的发票申请表快递或当面交接至财务部管理会计处，有税控盘的一起交接。表8.1发票使用明细发票领用发票使用领用日期发票号码付款单位开票时间对账单号（运单号）快递单号签收人签收日期0000000100000002备注：发票号码购票时按发票号码登记空白发票。表8.2发票申请表申请部门申请时间申请人发票类型税率申请数量申请人签字：第4页共9页申请部门申请时间申请人发票类型税率申请数量部门负责人签字：发票类型：1货物运输业增值税专用发票（简称货运专票）11%；2增值税专用发票6%；3增值税普通发票6%/11%；4通用机打发票6%；5定额发票6%。8.2发票购买8.2.1管理会计收到发票使用明细、存根联及作废发票，与下发发票明细核对，确认业务部门发票正常使用完毕，核销发票库存，2小时内与业务部门确认，异常反馈至财务部高级经理。8.2.2根据发票申请表，到税务机关办理购票，登记发票台账发票购买信息（表8.3）。8.2.3对于购买发票时需要申报税金的部门，财务部在购买发票前需统计好开票金额，管理会计于下月报税时需减去已经申报税金的金额，财务部高级经理需审核纳税金额是否已减去已申报金额（购买发票或代开发票），不得出现重复缴税现象。表8.3发票台账公司名称（税务）发票购买发票领用存根返回购买日期起始号码领用单位领用人领用日期起始号码领用签字（快递单号）日期作废号码备注8.3发票下发8.3.1管理会计下发发票前需登记发票台账发票领用信息，直接交接的领用人签字，快递的写明快递单号，业务部门在收到快递发票2小时内与管理会计电话确第5页共9页认。8.3.2定额发票下发前撕掉存根联，仅下发发票联。8.3.3货运专票和增值税专用发票等，由财务部统一开具，业务部门通过办公系统申请。因提供开票信息差错无法开具的，由业务部门向客户要取。8.4发票开具8.4.1业务发生超过6个月的，不得申请开具任何发票，金额不足1000元不得开具货运增值税专用发票和增值税专用发票，业务部门负责做好客户提醒和解释工作。8.4.2自有税控盘开票业务部门，收银员为责任人，若部门无收银员，部门经理为责任人。8.4.3业务部门在申请发票前应与客户确认好以下信息：收货方与发货方名称以及税号信息、货物名称、可否多个单号开在一张发票上、发票类型等，并按向索要相关开票资料，发票开出后，原则上不允许再作废重开其他类型的发票。客户信息提供错误导致的发票作废必须出具客户的“发票拒收证明”并加盖客户公司公章(参照附件二)。8.4.4财务部统一开具的发票，业务部门当天下午15:00前办公系统申请且资料提供齐全的，财务部必须当天开出并快递寄出，业务部门收到发票2小时内与管理会计电话确认，提供资料不全的，财务部有权退回。8.4.5收银员在发票申请时，应仔细核对各项信息并在业务系统中维护，确保开票信息的准确性。8.4.6发票开具必须按运单（或对账单）金额开具，不得对同一单号多开或重复开具发票；对于月结客户等，需收款前开票的，由收银员应与客户联系，经客户确认后方可申请发票，避免将造成发票作废。8.5发票作废8.5.1开票时间为当月的以作废处理，发票作废需同时满足以下情形：①收到退回的发票联、抵扣联时间未超过开票当月；②未抄税且未记账；③客户未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”。8.5.2对于跨月需作废的发票，收银员回收发票联及抵扣联递交财务部管理，第6页共9页进行红字发票处理。8.5.3发票作废必须保证各联次齐全，并在发票第一联上标明“作废”字样，并保证其它联次有复写。由于发票作废过多会引起税务稽查和导致罚款，所以财务部在取得业务部门领导承诺的前提下须严格限定业务部门发票作废重开的现象。8.6发票丢失8.6.1业务部门在收到发票2小时内与管理会计电话确认，并第一时间将发票传递客户。8.6.2丢失空白未开具的发票，且无法找回的，财务部到办税厅按税局要求处理，并在报纸上刊登遗失声明。8.6.3客户丢失公司开具的发票，要求重新开具的，一律不予受理。8.6.4因客户原因或其他原因导致丢失公司开具的发票，可提供记账联复印件给客户作为入账凭证。8.6.5因客户原因或其他原因导致丢失公司开具的增值税专用发票，由财务部提供相应专用发票记账联复印件及主管税务机关出具的证明给客户，作为增值税进项税额的抵扣凭证。第九条发票保管规范9.1发票台账发票购买、领用、存根返回，需登记发票台账，格式见表8.3。9.2定额发票保管9.2.1未下发的定额发票,财务部须入柜保管，按照先进先出的原则进行下发。9.2.2定额发票的发票联下发，需下发交接明细（发票起始号码与对应面额），收银员收到发票后电话确认。9.3专票保管9.3.1未开具的货运专票须按照领用的发票号码进行有序保管，开具时按照发票号码，先领先用，领用时需登记。9.3.2货运专票抵扣联和发票联寄给部门，由部门给客户，记账联可根据财务部实际保管需求核定装订份数，用装订夹条装订成册且需制作封底、封面。将装订成册的发票按照顺序妥善存放仓库，仓库环境阴凉干燥、防灰防尘，定期做好仓库第7页共9页清洁工作。9.4发票专用柜9.4.1各种发票须设定专门的柜子进行摆放。同时放置发票的场所务必保持干燥、通风，严禁发票受湿受潮，定期清理仓库灰尘，放置发票的柜子需配套专用锁，钥匙由管理会计保管。9.4.2业务部门自行开票的需设置专柜并定期检查反馈发票情况，财务部负责定期检查业务部门发票保存情况。第十条发票缴销与销毁10.1发票缴销类型10.1.1用票人续购发票前，须持已使用完的发票存根联、发票缴销申请表及《发票领购簿》，向税务机关报验缴销。10.1.2发票存根联保管期满后，应及时向主管税务机关申请缴销。10.1.3用票单位和个人发生合并、联营、分设、迁移、停业等事项时应当在申报办理变更税务登记、注销税务登记的同时，对原来印制、购买的发票向税务机关申请缴销。10.1.4税务机关在统一实行发票换版、更换发票监制章等事项时，应当将其登记造册，集中送税务机关缴销。10.1.5发生发票丢失、被盗的，须到税务机关发票管理部门办理丢失、被盗发票的缴销事宜。10.1.6发票发生霉变、水浸、虫咬、火烧等情况时，应及时到税务机关发票管理部门办理损毁发票的缴销事宜。10.2发票缴销手续10.2.1对于需要缴销的发票，须说明缴销依据，编制发票缴销清册，列清印制或领购发票的年限、种类、号码，已使用发票和未使用发票情况，缴销发票的类别(比如是发票存根还是未使用发票)等。经财务部高级经理同意后，加盖用票单位公章，连同发票一并报送主管税务机关。10.2.2对依法应当缴销的发票，既不能擅自销毁，也不能弃之不管，不报不缴，更不能违章使用或私自转让买卖。第8页共9页10.3发票销毁10.3.1发票存根在其保管期满5年，依法缴销以后，凡未发现问题的，应及时提交税务局审核后予以销毁。10.3.2对涉及重大税务案件和经济案件的，缴销发票后，可作专门保管，适当延长保管期，暂不销毁。第十一条奖惩措施表11.1奖惩措施奖罚项目处罚对象处罚金额管理责任损失承担举报奖励发生税控盘丢失的责任人100元/次--10%--交叉运单开票等情况导致开票金额大于业务实际金额责任人1000元/次50元/次100%500元/次业务部门未经财务部审核直接作废发票的责任人10元/次------发票丢失责任人100元/次50元/次10%--存根联丢失责任人50元/次50元/次10%--重复缴税责任人30元/次--100%--有违反发票管理的其他规定，造成公司损失责任人50元/次--10%--第四章附则第十二条实施、修订与专案处理本文件自20XX年X月X日起生效实施，有效期一年，最终解释权归财务部，并由财务部负责后续的修订与完善。第9页共9页附件：附件一：《税控盘保管表》附件二：《发票拒收证明》