物流公司费用报销管理规定

第1页共14页XX国际物流有限公司费用报销管理规定第一章总则第一条目的为适应公司发展，规范费用报销流程，现结合公司经济业务流程，制定本规定。第二条适用范围及岗位2.1适用范围全公司2.2适用岗位序号岗位了解掌握1全公司√第二章费用报销单据制作及报销附件要求第三条费用报销单据制作要求3.1经营、运营部门费用报销单据要求3.1.1费用报销单禁止涂改，相关内容必须填写完整，如：报销部门、填单日期、领款人、报销人、部门负责人，字迹须清晰，金额小写和大写须规范且金额一致；3.1.2填单日期为当前填写单据的日期；3.1.3金额的填写要明确到“分”，合计栏的金额前需加“￥”，不同的费用类型分行填写；3.1.4出差、维修需在备注栏注明申请同意的工作流（备案）；3.1.5领款人由收款人签字，若收款人为外部公司或个人的，由经办人代签；报销人栏由报销人签字，另需部门负责人签字；3.1.6附件张数的填写：附件张数是指除费用报销单之外的发票/收据的张数；3.1.7所产生的费用金额与所取得发票金额不一致的，按照实际发生的费用金额填写、报销，发票的金额不能小于实际报销费用的金额。第2页共14页3.1.8收银员已经用备用金支出，在报销时不规退回的，收银员在两个工作日内要回支出备用金，报销人不予配合的收银员上报差错在当月工资内扣除。3.2职能部门费用报销单据要求每个职能部门安排一名兼职起草工作流人员，报销人整理好单据后交部门直属领导审批签字后，由兼职人员起草工作流报销。第四条费用报销附件要求4.1费用报销取得正规票据。发票相关要求如下4.1.1所取得的正式发票必须与实际经济业务一致，必须是内容完整的（有公司名称、填写日期、金额，开票人等），发票禁止涂改，填写不得有误，并加盖发票专用章（发票上印有无需盖发票专用章的除外）。4.1.2各部门根据财务部规定的发票抬头开具发票，不得接受抬头不规范的发票。4.1.3因公司规划需要，注销后新成立的部门，发票的抬头需要做相应的变更，具体要求咨询财务部，由财务部负责。4.1.4金额在300元以上必须取得正规发票。（一线工程维修费用如果不能取得发票，需要工程部出具证明资料后使用收据报销）。4.1.5涉及增值税专用发票报销，按《财-16-011增值税发票取得管理规定》执行！4.2单据粘贴要求所附的票据，需附白纸作为存单、靠左边进行粘贴，粘贴时不能遮挡发票抬头、金额等内容；且存单不能用有字的纸、或不用的单据粘贴，不符合规定的粘贴，审核会计有权不予签字并退回。4.3收据单独填写报销单不得与发票同时出现在同一报销单上。4.4各类费用报销附件要求表4.1费用附件要求序号费用类型费用说明报销附件明细1办公费采购办公用品及饮用发票、申请单第3页共14页水发生的费用证照年审费、办理证照费用行政事业单位专用收据/发票保洁费物业公司：发票、协议或合同个人签订：发票、收据、身份证复印件复印费发票/收据清洗招牌字收银员卡产生的汇款手续费、银行卡年费银行回单/扣款明细单2人事代理费户口及档案管理费用、劳动调配费发票3快递费快递费发票、快递原单（原单上需有金额）、月结的提供合同和对账单4通讯费固定话费及电话会议费发票、初装须附合同/安装协议网络宽带费手机话费发票、账单5福利费公司福利申请单、明细、发票、收据6工伤医疗/生病住院费员工工伤/生病住院费用医疗费用发票和清单（复印件）、工伤差错处理结果伤残补助金工伤待遇结算协议书7文化活动费部门活动费用、社团活动、生日会、年会、等文化活动发票、活动明细表（包含人员名单，活动地点以及费用明细）8装卸费支付的装卸费装卸费清单（客户签字）/托运人联原件、收款人签字的收据第4页共14页9工资现金工资工资签收表、非员工本人账号需提供现金工资发放委托书离职人员工资离职申请表、离职工资结算清单10交通费因公司业务乘坐交通工具产生的费用发票、明细表11培训费人事部自行组织培训产生的交通费、餐饮费、设备设施费，场地费等路桥费/停车费营运车辆因公司业务产生的路桥费/停车费12住宿费日常住宿费用/培训产生的住宿费13招聘费招聘场地租金、报纸招聘广告、交通费、住宿费、餐饮费等14业务招待费招待外部客商发生的费用15社保费国家公积金、公司为员工取得社会保险、社会福利等社会保障支付的费用发票/行政事业单位专用收据/完税凭证16外请人工费支付外请搬运人工费用发票、收款人签字的收据、临时装卸承揽协议17房租费租赁部门、仓库等产生的房租、税金（营业税、城建税、教育费附加、房产税等）发票、工作流须附房屋租赁合同的扫描版第5页共14页18水电费日常办公产生的水电费发票、收据（非对应子分公司发票抬头，需房东出具收据）、涉及费用分摊的，请提供分摊协议19维修费工程类维修、维修办公设备、车辆等产生的费用供应商维修：维修申请工作流、发票、车辆维修须附清单(商务车维修除外）、合同自行维修：维修申请工作流、发票临时小额维修（低于300元）：收据、维修清单、维修工作流20差旅费到异地（指跨地区，一天以上）、洽谈业务、办理公务出差的相关费用发票、出差申请单、补贴行程单21交通事故成本支付交通事故产生的相关的费用正常报案：质量与风险控制中心审批完的差错处理结果、差错编号、交通事故认定书、定损单、相关发票（向保险公司索赔的需复印件）、无发票需开具收据（收据需要注明事故责任终止字样、提供身份证号码）法院受理案件：法院判决书私了事故：需注明事故发生时间、地点、对方车牌号、证件号码、联系电话、对方签名的收据、差错处理结果22外部赔款在我司场地发生意外导致客户人身、财产受到损伤时，客户要求我方承担的费用支出差错处理结果、发票（收据）、赔款协议；法院受理案件：法院判决书23日常赔款因我司业务操作失误差错处理结果、发票（收据）、索赔第6页共14页导致的异常支出人身份证复印件法院受理案件：法院判决书24日常理赔支付公司相关货物理赔的费用收据（公司名义的委托书上必须盖公章）、理赔协议、有效证件复印件（如身份证、户口本、驾驶证、军官证）25违章罚款车辆因公出现交通违章等被交警产生的罚款处罚认定书、行政事业单位专用收据或发票、违章判定工作流截图26罚款滞纳金因违反法律法规规定行政管理部门收取的罚款和滞纳金行政单位收据、差错编号27进仓费部门送货或者接货过程中需要进仓产生的费用，以及其他如进门费、消防费等发票、收据28退预收/减免运费货物时效未达到或为提高客户满意度等减免客户的运费客户签字的收据（如不是本人则提供客户证明）、退预收需在工作流中附上退预收申请单、减免运费付减免单号29外请车费临时外请车辆发票、收据外请整车等须附运输合同、收据、发票、非驾驶员本人收款时需委托书30工程项目弱电、监控、无线AP等预付款报销附件：发票、有效合同纸质版扫描件、请款函（无线AP、非大型场地弱电及监控不需要）进度款报销附件：发票、合同纸质版扫描件、合同要求的资料尾款/质保金（如尾款5%转为质保金）第7页共14页报销附件：发票、合同纸质版扫描件31税金印花税、车船税、残疾人保证金、其他税费等完税凭证32诉讼费向人民法院提起诉讼程序应当缴纳的费用法院判决书33装修费营业部、运作场地装修产生的费用发票、装修合同、工程结算单、验收单34劳保费购买手套、安全帽等劳保用品以及公司发放清凉饮品产生的费用发票、采购申请单35轮胎费购买轮胎的费用，不包含补胎，换胎的费用36车辆使用税费（包含商务车）车辆使用费、养路、保险费、车船使用税等行政事业单位专用收据或发票，报销时必须注明车牌号37采购类车辆采购机动车销售统一发票、车辆购置税、保险、上牌等费用发票、需求申请单号、采购订单号、购车合同（工作流里附最终版电子版合同，无需附纸质版合同）、车辆验车交接表、付款申请表纸质版与扫描件、行驶证复印件及运输证（车厢无需此两证，后勤车无需运输证）固定资产、低值易耗品等常规类采购发票、对账单、合同自行采购附件：发票、采购申请单、固定资产管理编码软件设备、咨询服务发票、采购申请单号、付款申请表、第8页共14页合同、验收报告原件（软件设备）（扫描版最终电子附件）车体广告发票、纸质版结算单、合格的验收单、对账单、有效合同复印件（扫描版最终电子附件）38咨询费审计、IT项目、其他项目产生的费用；我司入物流协会、个体民营企业协会的入会费；寻找员工宿舍发生的中介费等费用。发票、合同或协议（非项目类的有则提供）39安全费相关部门发生的安全培训费、公司内部悬挂的安全警告横幅，报警器、报警器探头、门磁等发票，采购类的还需自行采购申请单40投标保证金收取供应商投标保证金未中标：收据中标：收据、合同（工作流里附最终版电子版合同，无需附纸质版合同）、扣款协议（供应商违约导致扣款时）、账号更改说明（工作流收款方与汇款方不一致时）41应付押金暂收其他单位或个人的款项，主要包括应付房屋押金、租车押金、代理押金、外请人工押金、伙伴押金、投标保证金等收据、合同（有则提供）第9页共14页42应收押金包括房租押金及非房租类押金合同/押金条43异常代收货款退款系统操作错误导致系统无法退款/业务部门原因导致应收客户的代收汇款无法收回公司给予赔偿的业务差错处理结果44财务费用公司对公账户开户、销户费用，以及相关的手续费银行回单/扣款明细单45现金短款指备用金的短款差错处理结果、短款说明书（必须有责任人、会计、财务部经理签字）46业务宣传费公司内部印刷宣传资料，制作宣传横幅、车体广告等费用发票、合同或协议47广告费公司在外部媒体发布广告产生的费用48包装费部门因包装货物所购的木板、铁钉、纤袋等49其他费用包括对外投保费、会务费、担保费等50违约金合同违约金收据、差错处理结果、合同51油费车辆油费发票，对账单52合同车合同车付款对账单、发票（收据）第五条费用报销其他要求及处罚规定5.1单据（含发票）丢失、不全或缺少的不予报销，特殊情况需要报销的，并书写业务发生“事实证明”描述原因第10页共14页（发票开具方是公司或单位的，必须加盖原费用发生公司或单位公章），并由部门负责人（一级部门）签字后作为附件方可报销。5.2交通费报销规定因公外出，非特殊情况，一律选择公交、地铁作为交通工具。如下情况，申报部门负责人，经同意后可选择的士出行，但的士费单趟报销金额最高50元，并报销工作流注明清楚的士出行原因。5.2.1乘坐公交或地铁需转车2次以上；5.2.2无公交或地铁区域；5.2.3夜间或早上公交地铁停运期间；5.2.4因公受伤或是急病送医及其他紧急情况。5.3报销处罚表5.3报销处罚处罚项目处罚对象处罚金额管理责任损失承担举报奖励费用报销时效与预提相关规定报销人10元/次10元/次费用报销若审核人员审核错漏报销人10元/次10元/次费用报销发票丢失，重开发票经办人100元/次--10%虚假报销报销人1000元/次100元/次100%1000元/次第三章费用报销流程及报销时限规定第六条费用报销流程6.1报销支付方式6.1.1银行存款类：由出纳通过银行转账或开支票进行支付。6.1.2备用金支付类：报销人凭报销单据--部门负责签字--收银员处报销，领取现金。（仅适用于经营和运营部门）6.1.3两人以上同行，付款由级别高的同事付款进行报销。第11页共14页6.2报销流程填写（打印）费用报销单--部门负责人签字--审核会计签字--出纳冲账。6.3报销申请类型6.3.1直接报销：报销之前，没有进行过借支申请或付款申请行为，凭已取得的发票报销，直接选择新增。6.3.2报销之前，如对此次业务有过借款申请或付款申请行为，需要在借支付款工作流中选择该申请，选择“冲借款/冲付款”，生成费用报销工作流。6.4费用借支金额与实际费用报销金额出现差额的处理方法6.4.1报销时在费用报销单中按实际发生金额进行填写，由会计进行金额核定。6.4.1.1借支金额≥实际报销金额，报销人点击“冲借款”生成报销单填写实际发生金额报销，剩余款项通过银行汇至公司基本户或上缴现金，凭缴款单或出纳所开收据进行冲账；6.4.1.2当借支金额﹤实际报销金额，在从“借支付款工作流”生成的费用报销单中冲销原借支金额，并走“日常报销工作流”